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Filmfestival organisieren: Die Checkliste für die Planung

Ein Filmfestival braucht mehr als eine Filmauswahl: Vorführrechte, passende Räume, getestete Technik und ein klarer Zeitplan müssen zusammenpassen. Plane die Filmblöcke so, dass Einlass, Pausen und Umbauten genügend Zeit haben. Kümmere dich früh um Trailer, Filmdateien und technische Anforderungen, denn fehlende Formate oder Rechte lassen sich kurz vor dem Termin kaum lösen. Diese Checkliste führt dich von der Programmplanung bis zur Registrierung und dem Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Filmprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Filmrechte sichern

  • Location reservieren

  • Räume und Kapazität kontrollieren

    2 Personen

  • Filmblöcke einplanen

    2 Personen

  • Trailer-Dateien sammeln

  • Technische Anforderungen pro Film notieren

  • Festivalname und Corporate Design festlegen

    2 Personen

  • Werbetext schreiben

  • Programm online veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Ankündigung posten

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Moderatoren briefen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Filme herunterladen

  • Filme sichern

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

  • Beschilderung drucken

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Filme in Abspielreihenfolge sortieren

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Popcorn vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Empfangstresen aufstellen

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische für das Catering aufstellen

    2 Personen

  • Projektor aufstellen

    2 Personen

  • Projektionsleinwand aufstellen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Testfilm abspielen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Freiwillige empfangen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Eröffnungspräsentation gestalten

    2 Personen

  • Ersten Film starten

    2 Personen

  • Saaltüren betreuen

    2 Personen

  • Pausen ankündigen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Popcorn verteilen

    2 Personen

  • Räume zwischendurch kontrollieren

    2 Personen

  • Filme nach Programm abspielen

    2 Personen

  • Publikumsfragen betreuen

    2 Personen

  • Letzten Film ankündigen

  • Abschluss präsentieren

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Projektor ausschalten

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Locationschlüssel zurückbringen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

  • Videodateien archivieren

  • Besucher-E-Mail versenden

  • Fotos und Videos speichern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 170
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • Catering-TischeAnz. 6
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

  • FilmprojektorenAnz. 2
  • ProjektionsleinwändeAnz. 2
  • LaptopsAnz. 2
  • MedienplayerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Reserve-FestplattenAnz. 2
  • Präsentationsklicker

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • LichtständerAnz. 4

Dekoration

  • FilmplakateAnz. 20
  • FilmklappenAnz. 4
  • Roter Teppich
  • Festival-BannerAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 8
  • Fotowand

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 200
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 100
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • PopcornmaschinenAnz. 2
  • MessbecherAnz. 4
  • KüchenzangenAnz. 8
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 8

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Sichere die Vorführrechte, bevor du das Programm veröffentlichst. Prüfe außerdem für jeden Film das benötigte Dateiformat, Seitenverhältnis und die Tonspur und halte diese Angaben zentral fest.
  • Plane zwischen zwei Filmblöcken mindestens 15 Minuten für Publikum, Moderation und technische Übergänge ein. Bei einem Wechsel von Projektor, Laptop oder Medienplayer solltest du zusätzlich einen vollständigen Testlauf einplanen.
  • Teste die gesamte Vorführkette spätestens am Vortag mit echten Filmdateien: Laptop, Medienplayer, HDMI-Kabel, Projektor, Leinwand, Mischpult und Lautsprecher. Halte Reserve-Festplatten und Ersatzkabel griffbereit, statt sie erst beim Ausfall zu suchen.
  • Verschicke Einladungen und veröffentliche das Programm erst, wenn Filmtitel, Zeiten, Räume und Anmeldemöglichkeit feststehen. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Festival, damit das Catering sie berücksichtigen kann.
  • Teile Freiwillige nach konkreten Aufgaben und Zeitfenstern ein: Registrierung, Saal, Technik, Moderation und Catering. Bereite Namensschilder, Programmhefte und Beschilderung spätestens am Vortag vor, damit der Einlass nicht durch Druck- oder Sortierarbeiten verzögert wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Filmfestival organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Location, Programm und Vorführrechten. Die Technik- und Helferplanung sollte spätestens 4 Wochen vor dem Termin stehen.
Wann muss man die Filmrechte für ein Festival klären?
Kläre die Vorführrechte, bevor du Filme öffentlich ankündigst oder Einladungen verschickst. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, da Rückfragen und Freigaben Zeit benötigen können.
Wie viel Zeit sollte zwischen zwei Filmen liegen?
Plane mindestens 15 Minuten zwischen zwei Filmen ein, bei Publikumswechsel oder Technikumbau eher 20 bis 30 Minuten. Für Moderation, Trailer und Saalwechsel sollte der genaue Ablauf bereits im Programm feststehen.
Wann sollte die Technik für ein Filmfestival getestet werden?
Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und spiele dabei mindestens eine echte Filmdatei ab. Kontrolliere zusätzlich 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass Stromversorgung, Bild, Ton, Mikrofone und Ersatzmaterial.

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