Checklist pour organiser un festival de théâtre de rue

Un festival de théâtre de rue se prépare comme un parcours : les autorisations, les artistes et les lieux doivent être confirmés avant de communiquer le programme. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à vérifier les bénévoles, les transports, la technique et l’accueil du public. Elle couvre aussi les oublis fréquents, comme les besoins alimentaires, les points d’alimentation électrique, les protections de câbles et le suivi météo. Gardez-la comme fil conducteur jusqu’au jour des représentations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier les autorisations et les déclarations
Contacter les artistes
2 personnes
Confirmer les artistes
Établir le programme
2 personnes
Fixer les lieux de jeu
2 personnes
Élaborer l’itinéraire et les flux de public
2 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les textes promotionnels
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Réserver le transport des artistes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Réserver le catering
Calculer les stocks de boissons
Concevoir les brochures du programme
Faire imprimer les programmes
Vérifier les prévisions météo
Rappeler les artistes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Trier les brochures du programme
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Inspecter le lieu à l’avance
2 personnes

Événement

Balisage du site
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter la tente et les parasols
4 personnes
Marquer les aires de jeu
3 personnes
Aménager l’accueil des artistes
2 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Couvrir les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer la décoration et la signalisation
3 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Faire enregistrer les artistes
2 personnes
Accompagner les artistes vers les lieux
3 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer la dernière inspection du site
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les programmes
3 personnes
Encadrer les spectacles de rue
6 personnes
Garder les zones du public dégagées
4 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Contrôler les lieux de jeu en cours de route
3 personnes
Gérer les pauses des artistes
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer le programme final
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
Faire quitter le public en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Vider le point de restauration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter la tente et les parasols
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker les boissons restantes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tentes de réceptionqté 3
Parasolsqté 6
Tables hautesqté 8
Tabourets de barqté 12

Équipement

Enceintes sur batterieqté 4
Microphones sans filqté 4
Table de mixage
Pieds de microqté 4
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Passe-câblesqté 12
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 6
Batteries externesqté 6
Barrières de fouleqté 30
Ruban de balisageqté 8
Cônes de signalisationqté 20
Sacs de sableqté 20
Chariots à mainqté 3
Presse-papiersqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Station de recharge
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Ponchos de pluieqté 20
Parapluiesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Tissus colorésqté 10
Fleurs en papierqté 40
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 12
Tableaux noirs décoratifsqté 8
Marqueurs craieqté 12
Serre-câblesqté 200
Gafferqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 200
Gobelets à caféqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pains de glaceqté 30
Ouvre-bouteillesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Gants en caoutchoucqté 12
Essuie-tout en papierqté 12
Gel hydroalcooliqueqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les autorisations, les déclarations et les lieux de jeu : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les validations et ajuster les flux de public.
Ne publiez pas le programme avant d’avoir confirmé les artistes, leurs horaires, leurs besoins alimentaires et leur transport. Une relance 7 jours avant l’événement évite les absences de dernière minute.
Pour chaque espace, dessinez un plan avec l’itinéraire du public, les barrières, les cônes et les accès techniques. Vérifiez aussi où installer les rallonges, les passe-câbles et les enceintes sur batterie.
Calculez les boissons séparément pour les artistes, les bénévoles et le public : prévoyez environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée et la météo.
La veille, contrôlez les prévisions, rassemblez le matériel, triez les brochures et refroidissez les boissons. Testez chaque microphone, projecteur et batterie au moins 2 heures avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de théâtre de rue ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de régler les autorisations, confirmer les artistes, fixer les lieux, réserver les transports et recruter les bénévoles.
Quand faut-il confirmer les artistes pour un festival de théâtre de rue ?: Confirmez-les dès que les lieux et le budget sont stabilisés, puis envoyez un rappel 7 jours avant. Demandez à ce moment-là les horaires d’arrivée, les besoins techniques et les contraintes alimentaires.
Combien de bénévoles prévoir pour un festival de théâtre de rue ?: Comptez au minimum 1 bénévole par zone de jeu et 1 personne supplémentaire pour 50 à 75 spectateurs attendus. Ajoutez une équipe volante de 2 personnes pour les changements, l’orientation et les imprévus.
Quand vérifier le matériel et la météo ?: Consultez la météo 72 heures puis 24 heures avant l’événement. Faites l’inventaire et les tests techniques la veille, puis un dernier contrôle des batteries, câbles, éclairages et protections 2 heures avant l’accueil du public.

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