Checklist para organizar un festival de teatro callejero

Organizar un festival de teatro callejero exige coordinar artistas, espacios, público y equipos técnicos al mismo tiempo. Esta checklist reúne 70 tareas y 65 materiales para avanzar en el orden correcto, desde los permisos y la programación hasta el montaje y el cierre. Presta especial atención a los recorridos entre actuaciones, los puntos de electricidad y la información que reciben los artistas. También encontrarás lo que suele quedarse para el último momento: folletos, bebidas frías, previsión meteorológica y refuerzos de voluntariado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Comprobar permisos y notificaciones
Contactar con los artistas
2 personas
Confirmar a los artistas
Elaborar el programa
2 personas
Fijar los lugares de juego
2 personas
Definir la ruta y los flujos de público
2 personas
Enviar la información de los artistas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar textos promocionales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Reservar transporte para artistas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Reservar el catering
Calcular las existencias de bebidas
Diseñar folletos del programa
Imprimir folletos del programa
Comprobar el pronóstico del tiempo
Volver a informar a los artistas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Ordenar los folletos del programa
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Inspeccionar previamente la ubicación
2 personas

Evento

Cerrar el recinto
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la tienda y las sombrillas
4 personas
Marcar las áreas de juego
3 personas
Montar la recepción de artistas
2 personas
Colocar el equipo de sonido
3 personas
Cubrir los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Colgar la decoración y la señalización
3 personas
Montar el punto de información
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Hacer el check-in de los artistas
2 personas
Acompañar a los artistas a las ubicaciones
3 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Realizar la revisión final del recinto
3 personas
Dar la bienvenida al público
4 personas
Repartir folletos del programa
3 personas
Coordinar las actuaciones callejeras
6 personas
Mantener libres las zonas para el público
4 personas
Servir el catering
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar periódicamente los lugares de juego
3 personas
Coordinar los descansos de los artistas
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Anunciar el programa final
Despedir a los artistas
2 personas
Hacer salir al público de forma segura
4 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Vaciar el punto de catering
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar la carpa y las sombrillas
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar los artículos prestados
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Almacenar las bebidas sobrantes
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Carpas de fiestacant. 3
Sombrillascant. 6
Mesas altascant. 8
Taburetes de barcant. 12

Equipo

Altavoces con bateríacant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Mesa de mezclas
Soportes de micrófonocant. 4
Cables alargadorescant. 8
Enrollacablescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Lámparas de trabajo recargablescant. 6
Baterías externascant. 6
Vallas de control de multitudescant. 30
Cinta de balizamientocant. 8
Conos de tráficocant. 20
Sacos de arenacant. 20
Carritos de manocant. 3
Portapapelescant. 8
Walkie-talkiescant. 8
Estación de carga
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Ponchos para la lluviacant. 20
Paraguascant. 10

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LEDcant. 6
Linternas a pilascant. 10

Decoración

Guirnaldascant. 12
Telas de colorescant. 10
Flores de papelcant. 40
Globoscant. 100
Pesos para globoscant. 12
Pizarras decorativascant. 8
Rotuladores de tizacant. 12
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 150
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 150
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Acumuladores de fríocant. 30
Abrebotellascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Guantes de gomacant. 12
Rollos de papel de cocinacant. 12
Desinfectante de manoscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos y las notificaciones antes de anunciar el programa: deja al menos 4 semanas para corregir requisitos de la vía pública o cambios en los espacios.
Define la ruta del público junto con los lugares de actuación y comprueba cada punto de electricidad. Haz una prueba de sonido y de micrófonos como mínimo 2 horas antes de abrir.
Asigna a cada voluntario una zona y un horario concreto. Para un festival con varios espacios, prepara un responsable por punto y una persona de apoyo para los cambios de artistas.
Calcula las bebidas por franjas: cuenta entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y confirma las necesidades dietéticas del catering al menos 7 días antes.
Revisa la previsión meteorológica 48 horas antes y vuelve a informar a los artistas. Ten listas carpas, sombrillas, iluminación recargable y material para asegurar cables y zonas de paso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de teatro callejero?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, la contratación de artistas, el transporte y la definición de los espacios suelen necesitar más margen que la compra de materiales.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas?: Confírmalos al menos 4 semanas antes y envíales después el programa, los horarios, la ruta y la información de transporte. Haz un último aviso entre 48 y 72 horas antes del festival.
¿Cuándo se montan el sonido y las zonas de actuación?: Reserva entre 2 y 3 horas para el montaje, según el número de espacios. Comprueba altavoces, micrófonos, cables, electricidad y circulación del público antes de que llegue el primer espectador.
¿Cuántas bebidas necesito para un festival de teatro callejero?: Como punto de partida, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade un margen del 10 al 15 %. Ajusta la cantidad según la duración, el tiempo previsto y si habrá agua disponible.

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