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Straßentheaterfestival organisieren: die komplette Checkliste

Ein Straßentheaterfestival verbindet mehrere Spielorte, Künstlergruppen und wechselnde Besucherströme. Damit am Veranstaltungstag niemand nach Strom, Transport oder Programmheften suchen muss, brauchst du einen festen Ablauf von den ersten Genehmigungen bis zum Abbau. Plane Künstler, Route, Helfer und Technik nicht getrennt voneinander: Ein neuer Spielort kann zusätzliche Kabel, Absperrungen oder Transportzeiten bedeuten. Diese Checkliste bündelt die 70 Planungsschritte und 65 benötigten Gegenstände für eine praktische Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • Künstler ansprechen

    2 Personen

  • Künstler bestätigen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Spielorte festlegen

    2 Personen

  • Route und Besucherströme ausarbeiten

    2 Personen

  • Künstlerinformationen versenden

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbetexte veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Künstlertansport reservieren

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Getränkevorräte berechnen

  • Programmhefte gestalten

  • Programmhefte drucken lassen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Künstler erneut informieren

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Programmhefte sortieren

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort im Voraus besichtigen

    2 Personen

Event

  • Gelände absperren

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Zelt und Sonnenschirme aufbauen

    4 Personen

  • Spielflächen markieren

    3 Personen

  • Künstlerempfang einrichten

    2 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Stromkabel sicher abdecken

    2 Personen

  • Dekor und Wegweiser aufhängen

    3 Personen

  • Infopunkt einrichten

    2 Personen

  • Cateringbereich einrichten

    3 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitlegen

  • Künstler einchecken lassen

    2 Personen

  • Künstler zu den Veranstaltungsorten begleiten

    3 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Letzte Geländekontrolle durchführen

    3 Personen

  • Publikum begrüßen

    4 Personen

  • Programmhefte verteilen

    3 Personen

  • Straßenaufführungen betreuen

    6 Personen

  • Publikumsbereiche freihalten

    4 Personen

  • Catering ausgeben

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Spielorte zwischendurch kontrollieren

    3 Personen

  • Künstler in den Pausen begleiten

    2 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

    2 Personen

  • Abschlussprogramm ankündigen

  • Artiesten verabschieden

    2 Personen

  • Publikum sicher hinausleiten

    4 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Cateringstation leerräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Zelt und Sonnenschirme abbauen

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Ausgeliehene Sachen reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Getränke aufbewahren

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 80
  • PartyzelteAnz. 3
  • SonnenschirmeAnz. 6
  • StehtischeAnz. 8
  • BarhockerAnz. 12

Ausstattung

  • Akku-LautsprecherAnz. 4
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • Mischpult
  • MikrofonständerAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 12
  • Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 6
  • AbsperrgitterAnz. 30
  • AbsperrbandAnz. 8
  • VerkehrskegelAnz. 20
  • SandsäckeAnz. 20
  • HandkarrenAnz. 3
  • KlemmbretterAnz. 8
  • FunkgeräteAnz. 8
  • Ladestation
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 6
  • RegenponchosAnz. 20
  • RegenschirmeAnz. 10

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-SpotsAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 10

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • Bunte TücherAnz. 10
  • PapierblumenAnz. 40
  • BallonsAnz. 100
  • BallongewichteAnz. 12
  • Dekorative KreidetafelnAnz. 8
  • KreidestifteAnz. 12
  • KabelbinderAnz. 200
  • Gaffa-TapeAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 200
  • KaffeebecherAnz. 150
  • TellerAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 150
  • LöffelAnz. 150
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 30
  • FlaschenöffnerAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 30
  • GummihandschuheAnz. 12
  • PapierhandtuchrollenAnz. 12
  • HanddesinfektionsmittelAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Genehmigungen und Meldungen zuerst, idealerweise mehrere Monate vor dem Festival. Ohne bestätigte Spielorte lassen sich Route, Besucherströme und Sicherheitsmaßnahmen nicht zuverlässig planen.
  • Bestätige Künstler schriftlich und verschicke die Künstlerinformationen spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. Darin sollten Anreise, Spielort, Auftrittszeit, technische Anforderungen und eine Kontaktperson stehen.
  • Plane pro Spielort eine eigene Technik- und Materialkiste. Prüfe Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Kabeltrommeln, Kabelmatten und akkubetriebene Arbeitsleuchten spätestens am Vortag.
  • Rekrutiere Helfer nicht nur für den Einlass: Du brauchst feste Zuständigkeiten für Künstlertransport, Besucherlenkung, Getränkenachschub und den Wechsel zwischen den Programmpunkten. Teile die Schichten mindestens 7 Tage vorher ein.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden und nochmals am Veranstaltungsmorgen. Lege dann fest, wo Partyzelte, Sonnenschirme, Absperrgitter und empfindliche Technik eingesetzt oder geschützt werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Straßentheaterfestival anmelden?
Beginne mit Genehmigungen und Meldungen mehrere Monate vor dem Festival. Spätestens 8 bis 12 Wochen vorher sollten Spielorte, Route und die zuständigen Behörden geklärt sein, damit Auflagen noch umgesetzt werden können.
Wie viele Helfer brauche ich für ein Straßentheaterfestival?
Plane pro gleichzeitig bespieltem Ort mindestens 2 Helfer für Besucherlenkung und Ablauf ein. Zusätzlich brauchst du je nach Größe eigene Personen für Künstlertransport, Technik, Getränke und die zentrale Koordination; teile die Einsätze mindestens 7 Tage vorher ein.
Wann soll ich Künstler und Programm für das Straßentheaterfestival bestätigen?
Bestätige die Künstler, bevor du das Programm veröffentlichst, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Verschicke aktualisierte Informationen zu Spielort, Anreise und Auftritt spätestens 2 bis 3 Wochen vorher und erinnere die Künstler nochmals kurz vor der Veranstaltung.
Wie viel Getränke brauche ich für ein Straßentheaterfestival?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Berücksichtige zusätzlich Künstler und Helfer, kühle die Vorräte am Vortag und stelle bei warmem Wetter einen Puffer von etwa 20 Prozent bereit.

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