Checklist pour organiser un festival de singer-songwriter

Un festival de singer-songwriter repose sur une programmation précise et une technique bien préparée. Commencez par confirmer la date, réserver le lieu et engager les musiciens, puis rassemblez rapidement leurs besoins de scène, de transport et de restauration. La checklist couvre aussi les inscriptions, les bénévoles, les autorisations, l’assurance et l’information des visiteurs. Prévoyez enfin le montage du podium, la sonorisation, l’éclairage, les boissons et un plan de repli en cas de mauvais temps.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du festival
Réserver le lieu
Réserver les musiciens
2 personnes
Planifier les spectacles
2 personnes
Rassembler les informations sur les artistes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Déterminer les besoins de catering des artistes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Partager l’itinéraire des artistes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Informer les voisins
Vérifier les prévisions météo
Prévoir un plan en cas de mauvais temps
2 personnes
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Prévoir le refroidissement des boissons
Réserver l’équipement
Organiser le transport du matériel
Imprimer le programme
Créer des badges pour les artistes
Créer la signalisation
Imprimer la liste de contacts
Préparer la caisse
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les éléments de scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer les instruments
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Aménager l’accueil des artistes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Passer les prestations en revue
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accompagner les artistes
Annoncer les spectacles
Coordonner les changements de scène
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Servir les repas des artistes
2 personnes
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Emballer les instruments
2 personnes
Ranger le mobilier
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Payer les artistes
Vérifier les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podium
Tablesqté 12
Chaisesqté 160
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Table de mixage
Haut-parleurs PAqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Supports de guitareqté 6
Supports de clavierqté 2
Câbles d'instruments de musiqueqté 12
Câbles de microqté 12
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Passe-câblesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Badges des artistesqté 20
Braceletsqté 180
Panneaux indicateursqté 12

Vaisselle

Verres à boireqté 220
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Bacs de rangementqté 12

Catering

Serviettesqté 500
Casiers de boissonsqté 12
Carafes d’eau fermant à cléqté 8
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 12
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Présentoirs en papierqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8

Administration

Caisse
Terminal de paiement
Caisse
Flyers du programmeqté 220
Listes des visiteursqté 4
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6

Conseils

Demandez à chaque artiste sa fiche technique au moins 4 semaines avant le festival : nombre de microphones, besoins en retours, boîtiers DI, supports et instruments à amplifier. Faites valider la configuration finale par la personne chargée du son.
Bloquez le déroulé des spectacles 3 à 4 semaines à l’avance et partagez l’itinéraire des artistes avec les horaires d’arrivée, de balance et de passage sur scène. Prévoyez une marge d’au moins 15 minutes entre deux prestations pour les changements de matériel.
Ne commandez pas seulement la sonorisation : comptez aussi les câbles, multiprises, rallonges, passe-câbles et piles de rechange. Testez chaque microphone, moniteur et projecteur avant l’ouverture au public, idéalement le matin même.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures plutôt que de laisser un seul groupe couvrir toute la journée. Gardez une personne référente pour l’accueil des artistes, une autre pour les inscriptions et une troisième capable de contacter les secours ou le responsable du lieu.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin du festival. Décidez à l’avance où déplacer la scène, les tables et le public, et protégez les câbles ainsi que la table de mixage avant l’arrivée des premières averses.

Questions fréquentes

Quand réserver les musiciens pour un festival de singer-songwriter ?: Réservez les artistes au moins 3 à 6 mois avant la date prévue, surtout si plusieurs chanteurs se produisent le même jour. Demandez immédiatement leurs disponibilités, leur fiche technique et leurs besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer la scène et le son ?: Prévoyez au minimum 4 heures pour monter le podium, installer la table de mixage, les haut-parleurs, les retours, les microphones et l’éclairage. Ajoutez 1 à 2 heures pour les balances et les corrections techniques avant l’ouverture.
Quand envoyer les informations aux visiteurs ?: Envoyez le programme, l’itinéraire, les horaires et les consignes pratiques 7 à 10 jours avant le festival. Renvoyez un rappel 24 à 48 heures avant, notamment si la météo ou le lieu de repli peut modifier l’organisation.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de singer-songwriter ?: Pour un petit festival, prévoyez au moins 6 à 8 bénévoles par créneau de 2 à 3 heures : accueil, inscriptions, artistes, circulation et aide logistique. Ajoutez une personne référente pour coordonner les équipes et gérer les imprévus.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.