Checklist voor een singer-songwriterfestival organiseren
Een singer-songwriterfestival staat of valt met een strak programma, betrouwbare techniek en duidelijke afspraken met artiesten. Leg eerst datum en locatie vast, daarna de muzikanten, optredens en technische wensen. In de laatste weken verschuift de aandacht naar vrijwilligers, catering, bezoekersinformatie, vergunningen en vervoer van materialen. Controleer de weersverwachting pas kort voor het festival, maar werk je plan voor slecht weer al eerder uit.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Festivaldatum bevestigen
Locatie reserveren
Muzikanten vastleggen
2 personen
Optredens inplannen
2 personen
Artiesteninformatie verzamelen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Cateringbehoefte artiesten bepalen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Artiestenroute delen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Buren informeren
Weersverwachting controleren
Plan voor slecht weer maken
2 personen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Drankkoeling regelen
Apparatuur reserveren
Transport voor materialen regelen
Programma afdrukken
Artiestenbadges maken
Bewegwijzering maken
Contactlijst afdrukken
Kassa voorbereiden
2 personen
EHBO-middelen controleren
Event
Locatie openen
2 personen
Podiumdelen opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Verlichting installeren
2 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Instrumenten plaatsen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Artiestenontvangst inrichten
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Optredens doorlopen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Artiesten begeleiden
Optredens aankondigen
Podiumwissels begeleiden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
Artiestenmaaltijden serveren
2 personen
Laatste optreden begeleiden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Verlichting afbouwen
2 personen
Podium afbreken
4 personen
Instrumenten inpakken
2 personen
Meubilair opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Voedsel veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Artiesten uitbetalen
Leveranciersfacturen controleren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrap
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 160
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
- Afzetpalenaantal 12
Apparatuur
- Mengtafel
- PA-speakersaantal 2
- Podiummonitorenaantal 2
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Gitaarstatievenaantal 6
- Keyboardstandaardsaantal 2
- Muziekinstrumentkabelsaantal 12
- Microfoonkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- Kabelmattenaantal 12
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- Podiumspotsaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 8
- Bouwlampenaantal 4
- Lichtstatievenaantal 4
Decoratie
- Festivalvlaggenaantal 20
- Podiumdoekenaantal 4
- Tafelkledenaantal 12
- Programmabordenaantal 4
- Artiestenbadgesaantal 20
- Polsbandjesaantal 180
- Pijlbordenaantal 12
Servies
- Drinkglazenaantal 220
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerbladenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Opslagbakkenaantal 12
Catering
- Servettenaantal 500
- Drankkrattenaantal 12
- Afsluitbare waterkannenaantal 8
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalzakhoudersaantal 12
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 4
- Papierdisplaysaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Veiligheidsvestenaantal 8
Administratie
- Kassa
- Pinapparaat
- Geldkist
- Programmaflyersaantal 220
- Bezoekerslijstenaantal 4
- Pennenaantal 20
- Clipboardsaantal 6
Tips
- Vraag technische wensen van elke muzikant uiterlijk drie weken vooraf op. Noteer per optreden microfoons, DI-boxen, monitoren, kabels en eventuele keyboard- of gitaarstatieven, zodat de mengtafel en PA-speakers passend worden opgebouwd.
- Plan de soundcheck per artiest vóór de publieksopening en houd minimaal 15 minuten wisseltijd tussen optredens aan. Zo kun je microfoons en instrumentkabels omleggen zonder dat het programma direct uitloopt.
- Wijs vrijwilligers vaste diensten van 3 tot 4 uur toe en geef één persoon de eindverantwoordelijkheid voor artiestenontvangst. Diegene controleert badges, route-informatie, cateringbehoeften en het tijdschema bij aankomst.
- Regel catering niet alleen voor bezoekers, maar ook apart voor muzikanten en crew. Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf en zet gekoelde dranken op de artiestenplek klaar voordat de eerste soundcheck begint.
- Maak uiterlijk 48 uur vooraf een weerbesluit met een concreet alternatief voor buitenoptredens. Controleer daarbij of podiumdelen, podiumtrap, kabelmatten, lichtstatieven en bouwlampen ook veilig binnen passen en of bezoekersinformatie moet worden aangepast.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een singer-songwriterfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en muzikanten. Reserveer techniek, catering en vrijwilligers uiterlijk 4 weken vooraf; vergunningen kunnen eerder nodig zijn.
- Hoeveel tijd moet ik tussen optredens van singer-songwriters plannen?
- Reken op minimaal 15 minuten tussen twee optredens voor wisselen en een korte lijncontrole. Plan daarnaast per artiest 20 tot 30 minuten soundcheck vóór de publieksopening.
- Wanneer moet ik technische wensen van artiesten verzamelen?
- Vraag de technische informatie uiterlijk 3 weken voor het festival op. Controleer de lijst opnieuw 7 dagen vooraf, zodat ontbrekende microfoons, DI-boxen, kabels of monitoren nog geregeld kunnen worden.
- Wanneer maak ik een plan voor slecht weer bij een buitenfestival?
- Werk het alternatieve plan uiterlijk 2 weken vooraf uit en neem 48 uur voor aanvang een definitief besluit. Informeer artiesten, vrijwilligers en bezoekers meteen als de locatie of aanvangstijd verandert.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!