LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Singer-Songwriter-Festival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Singer-Songwriter-Festival steht und fällt mit guter Vorbereitung: Künstler, Bühne, Technik und Helfer müssen zeitlich zusammenpassen. Beginne mit Datum und Location, bevor du Auftritte, Genehmigungen und Ausstattung festlegst. Besonders leicht vergessen werden technische Anforderungen, Künstlerverpflegung und ein belastbarer Schlechtwetterplan. Diese Checkliste führt dich durch die Planung bis zu Besucherinformationen, Catering und dem letzten Technikcheck.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Festivaldatum bestätigen

  • Location reservieren

  • Musiker festlegen

    2 Personen

  • Auftritte einplanen

    2 Personen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Cateringbedarf der Künstler festlegen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherinformationen versenden

  • Künstlerroute teilen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Nachbarn informieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Schlechtwetterplan erstellen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränkekühlung organisieren

  • Ausrüstung reservieren

  • Transport für Materialien organisieren

  • Programm drucken

  • Künstlerausweise erstellen

  • Beschilderung erstellen

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Kasse vorbereiten

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material prüfen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Bühnenelemente aufbauen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung installieren

    2 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Instrumente aufstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Sanitäre Anlagen kontrollieren

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Künstlerempfang einrichten

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Auftritte durchgehen

    2 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    2 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Künstler betreuen

  • Auftritte ankündigen

  • Bühnenwechsel begleiten

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Publikumsbereich sauber halten

    2 Personen

  • Künstlermahlzeiten servieren

    2 Personen

  • Letzten Auftritt begleiten

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Instrumente einpacken

    2 Personen

  • Möbel wegräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Lebensmittel sicher verstauen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Künstler auszahlen

  • Lieferantenrechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 12
  • Bühnentreppe
  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 160
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

  • Mischpult
  • PA-LautsprecherAnz. 2
  • BühnemonitoreAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 4
  • GitarrenständerAnz. 6
  • KeyboardständerAnz. 2
  • MusikinstrumentenkabelAnz. 12
  • MikrofonkabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 8
  • BaustrahlerAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 4

Dekoration

  • FestivalflaggenAnz. 20
  • BühnentücherAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 12
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • KünstlerausweiseAnz. 20
  • ArmbänderAnz. 180
  • WegweiserAnz. 12

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 220
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServiertablettsAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Catering

  • ServiettenAnz. 500
  • GetränkekistenAnz. 12
  • Verschließbare WasserkannenAnz. 8
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • MüllbeutelhalterAnz. 12
  • EimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • BesensetsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • PapierdisplaysAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 4
  • SicherheitswestenAnz. 8

Verwaltung

  • Kasse
  • Kartenterminal
  • Geldkassette
  • ProgrammflyerAnz. 220
  • BesucherlistenAnz. 4
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 6

Tipps

  • Hole die technischen Anforderungen jeder Künstlerin und jedes Künstlers spätestens 6 Wochen vor dem Festival ein. So kannst du Mischpult, PA-Lautsprecher, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen und passende Kabel rechtzeitig reservieren.
  • Plane die Auftritte erst, wenn die Künstlerroute, Aufbauzeiten und Umbaupausen geklärt sind. Rechne zwischen zwei Acts mindestens 20 Minuten für Wechsel, Soundcheck und das Verstauen von Instrumenten ein.
  • Teile die Freiwilligen spätestens 2 Wochen vorher in feste Schichten ein. Für Einlass, Künstlerbetreuung, Bühne und Getränke sollte jeweils eine verantwortliche Person benannt sein, statt alle Aufgaben spontan zu verteilen.
  • Bestelle Catering und Getränke nach den bestätigten Anmeldungen und den erfassten Ernährungswünschen. Für die Künstler solltest du die benötigten Mahlzeiten separat von der Besucherbewirtung planen und die Getränkekühlung mindestens einen Tag vorher einrichten.
  • Prüfe die Wettervorhersage 72 und 24 Stunden vor Beginn und lege vorher fest, wann der Schlechtwetterplan aktiviert wird. Informiere Nachbarn und Besucher nicht erst am Veranstaltungstag, wenn sich Programm, Zugang oder Aufbau ändern.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Singer-Songwriter-Festival organisieren?
Starte mindestens 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Location und Künstlern. Genehmigungen, Versicherung und technische Reservierungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Festival geprüft sein.
Wie viel Zeit braucht der Technikaufbau bei einem Singer-Songwriter-Festival?
Plane für Bühne, PA, Mischpult, Monitore und Mikrofone mindestens 4 Stunden Aufbau ein. Für den Soundcheck aller Acts kommen je nach Programm zusätzlich 2 bis 3 Stunden hinzu.
Wann soll ich die Einladungen und Besucherinformationen verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Festival. Die konkreten Besucherinformationen mit Anfahrt, Einlass, Programm und Wetterhinweisen sollten spätestens 7 Tage vorher folgen.
Wie viele Helfer brauche ich für ein kleines Singer-Songwriter-Festival?
Plane mindestens 1 Person für die Künstlerbetreuung, 2 für Einlass und Besucherfragen sowie 2 für Bühne und Technik pro Schicht ein. Bei längeren Veranstaltungen brauchst du zusätzlich eine Ablösung nach etwa 4 Stunden.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!