Checklist para organizar un festival de cantautores

Un festival de cantautores reúne muchas piezas pequeñas: artistas, horarios, sonido, catering, permisos y atención al público. Esta checklist te ayuda a trabajar en el orden correcto, desde confirmar la fecha y reservar el lugar hasta imprimir el programa y preparar el montaje. No dejes para la última semana la información técnica de los músicos, el seguro o el plan para mal tiempo. También encontrarás el material necesario para que el escenario, la iluminación y la zona de público estén listos a tiempo.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha del festival
Reservar el lugar
Contratar músicos
2 personas
Planificar las actuaciones
2 personas
Recopilar información de los artistas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Determinar las necesidades de catering de los artistas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los visitantes
Compartir la ruta de los artistas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Informar a los vecinos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar un plan para mal tiempo
2 personas
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Organizar la refrigeración de las bebidas
Reservar equipo
Organizar el transporte de materiales
Imprimir el programa
Hacer acreditaciones para los artistas
Crear la señalización
Imprimir la lista de contactos
Preparar la caja registradora
2 personas
Comprobar los suministros de primeros auxilios

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar las partes del escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Colocar los instrumentos
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la barra
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Comprobar las instalaciones sanitarias
Colgar la decoración
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar la recepción de artistas
Hacer la prueba de sonido
3 personas
Repasar las actuaciones
2 personas
Atender la caja
2 personas
Recibir a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Acompañar a los artistas
Anunciar las actuaciones
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Servir comidas para artistas
2 personas
Coordinar la última actuación
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Empacar instrumentos
2 personas
Recoger el mobiliario
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Recoger objetos perdidos
Pagar a los artistas
Comprobar las facturas de proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenario
Mesascant. 12
Sillascant. 160
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces de PAcant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Soportes para guitarracant. 6
Soportes para tecladocant. 2
Cables para instrumentos musicalescant. 12
Cables de micrófonocant. 12
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 4

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 12
Carteles del programacant. 4
Credenciales de artistascant. 20
Pulserascant. 180
Carteles direccionalescant. 12

Vajilla

Vasoscant. 220
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12

Catering

Servilletascant. 500
Cajas de bebidascant. 12
Jarras de agua con tapacant. 8
Compras

Limpieza

Papeleracant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 12
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Expositores de papelcant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 8

Administración

Caja registradora
Máquina de sellado
Caja registradora
Folletos del programacant. 220
Listas de visitantescant. 4
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6

Consejos

Pide a cada artista sus necesidades técnicas y de catering al menos 4 semanas antes. Con esa información puedes cerrar la mesa de mezclas, los micrófonos, los monitores, las cajas DI y el cableado sin improvisar.
Cierra el orden y la duración de las actuaciones entre 2 y 3 semanas antes. Reserva tiempo para cambios de instrumentos, pruebas de sonido y pausas; un festival acústico se retrasa fácilmente si cada músico monta su equipo por separado.
Asigna voluntarios con funciones concretas y turnos de 3 a 4 horas. Necesitarás cubrir como mínimo la recepción, el acceso de artistas, la atención al público, el escenario y los cambios de material.
Comprueba permisos, seguro y comunicación con los vecinos al menos 30 días antes. Si el festival es al aire libre, prepara también una alternativa cubierta y decide con 48 horas de antelación qué harás según el pronóstico.
Calcula las bebidas y el catering separando artistas, voluntarios y público. Refrigera las bebidas con tiempo, imprime el programa antes del día del festival y transporta cables, soportes, focos y piezas del escenario en un único plan de carga.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cantautores?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En el primer mes conviene confirmar la fecha, reservar el lugar, contratar a los músicos y revisar permisos, seguro y necesidades técnicas.
¿Cuándo hay que pedir la información técnica a los artistas?: Solicítala al contratarles y ciérrala como máximo 4 semanas antes del festival. Pide entradas y salidas, micrófonos, monitores, cajas DI, soportes, instrumentos y necesidades eléctricas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de cantautores?: Para un festival pequeño, calcula entre 6 y 10 voluntarios por turnos. Distribúyelos entre recepción, artistas, escenario, público, catering y apoyo logístico, con turnos de 3 a 4 horas.
¿Cuándo hay que preparar un plan por lluvia?: Define la alternativa al menos 2 semanas antes y revisa el pronóstico 48 horas antes. Comprueba que el lugar alternativo permite instalar el escenario, los altavoces, los focos y el acceso del público.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.