Checklist pour organiser un festival de musique

Un festival de musique demande de coordonner les artistes, la technique, l’accueil du public et la sécurité bien avant le jour J. Commence par fixer la date et le lieu, puis réserve rapidement les prestataires dont les disponibilités sont limitées. Les autorisations, l’assurance, l’alimentation électrique et les sanitaires sont souvent réglés trop tard. Cette checklist rassemble les 74 tâches et 53 éléments à prévoir, de la préparation au démontage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander les autorisations
Souscrire une assurance
Réserver des artistes
2 personnes
Confirmer les contrats des artistes
Réserver la société de sonorisation
Réserver une entreprise d’éclairage
Réserver la sécurité
Organiser les premiers secours
Réserver les toilettes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver des places de parking
Établir le programme
2 personnes
Créer le nom du festival et son identité visuelle
2 personnes
Élaborer le plan de promotion
2 personnes
Publier la page de l’événement
Envoyer les invitations
2 personnes
Lancer la campagne sur les réseaux sociaux
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Envoyer les informations sur les artistes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Baliser le lieu
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Monter la scène et les tentes
6 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
Installer des barrières de foule
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le bar et les points de distribution
4 personnes
Aménager les stands de restauration
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Animer les balances
3 personnes
Préparer la caisse et les bracelets
3 personnes
Ouvrir l'entrée du public
4 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Annoncer le programme
Servir les boissons
5 personnes
Servir les collations et les repas
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
3 personnes
Prendre soin des artistes en backstage
2 personnes
Accompagner les spectacles
2 personnes
Gérer l’éclairage
Vérifier le niveau sonore
Clore la dernière performance
2 personnes
Encadrer la sortie
4 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
4 personnes
Ranger le site
6 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter la scène et les tentes
6 personnes
Faire récupérer le matériel sonore
2 personnes
Faire venir le matériel d’éclairage
2 personnes
Faire récupérer les barrières et les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Scène
Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Sous-mains de barqté 4
Tables backstageqté 4
Bancs backstageqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 6
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Caissons de monitoringqté 4
Boîtiers DIqté 4
Instruments de musique
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20
Groupe électrogène
Caisses enregistreusesqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Éclairage d’ambianceqté 12
Projecteurs de chantierqté 4
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100

Cuisine

Glacièresqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Couverts de serviceqté 12
Grilles de refroidissementqté 6

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Tentures de scèneqté 4
Panneaux directionnelsqté 12
Affiches du programmeqté 20
Braceletsqté 500

Nettoyage

Poubellesqté 20
Balayette et pelleqté 6
Balaiqté 6
Sets de serpillièreqté 4
Seaux de nettoyageqté 6
Chariot de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve les artistes, la sonorisation, l’éclairage, la sécurité, les toilettes et le catering plusieurs mois à l’avance : leurs agendas se remplissent avant le tien.
Demande les autorisations et souscris l’assurance avant de lancer la promotion. Prévois au moins 4 à 8 semaines pour les démarches, selon le lieu et la commune.
Prépare un plan technique avec la scène, les enceintes, la table de mixage, les micros, les rallonges, les multiprises et les goulottes de câbles. Vérifie l’alimentation électrique et garde un groupe électrogène si le site n’est pas suffisamment équipé.
Répartis les bénévoles par créneaux et fonctions au moins 7 jours avant le festival. Imprime le déroulé et transmets les informations pratiques aux artistes avant leur arrivée.
Consulte les prévisions météo 72 heures avant, puis la veille. Vérifie que les tentes, l’éclairage d’ambiance, les lampes de poche, les gobelets réutilisables et les glacières sont accessibles avant l’ouverture du site.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?: Prévois idéalement 6 à 12 mois pour un festival avec plusieurs artistes et prestataires. Les autorisations, les contrats, la sécurité et la technique doivent être confirmés au plus tard 4 à 8 semaines avant l’événement.
Quand réserver les artistes et la sonorisation pour un festival ?: Réserve les artistes et la société de sonorisation dès que la date et le lieu sont fixés, de préférence 6 mois à l’avance. Confirme ensuite les contrats et les besoins techniques au moins 30 jours avant le festival.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de musique ?: Le nombre dépend de la jauge et des postes, mais prévois une équipe distincte pour l’accueil, les inscriptions, le backstage, le bar, le rangement et l’orientation du public. Finalise les affectations au moins 7 jours avant et ajoute 10 à 15 % de renforts pour les absences.
Que faut-il prévoir pour la technique d’un festival de musique ?: Prévois une scène, des haut-parleurs, une table de mixage, des microphones, des pieds de micro, des caissons de monitoring, des boîtiers DI et les instruments nécessaires. Ajoute les câbles, rallonges, multiprises, goulottes et l’éclairage, puis teste toute l’installation le jour précédent.

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