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Musikfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Musikfestival braucht lange vor dem ersten Soundcheck einen festen Ablauf. Kläre zuerst Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherung, bevor du Künstler, Technik und Sicherheitsdienste verbindlich buchst. Danach folgen Programm, Finanzierung, Ausstattung, Helfer und die Kommunikation mit Besuchern und Mitwirkenden. Plane außerdem Reserven ein: Strom, Toiletten, Getränke, Kabel und Personal werden am Veranstaltungstag oft knapper als erwartet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Versicherung abschließen

  • Künstler buchen

    2 Personen

  • Künstlerverträge bestätigen

  • Tontechnik reservieren

  • Lichttechnik-Firma reservieren

  • Sicherheit buchen

  • Erste Hilfe organisieren

  • Toiletten reservieren

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Parkplätze festlegen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Festivalnamen und Corporate Design erstellen

    2 Personen

  • Promotionsplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Eventseite veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Kampagne starten

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Künstlerinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkäufe erledigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    3 Personen

  • Ort markieren

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Bühne und Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    4 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    3 Personen

  • Publikumsabsperrungen aufstellen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bar und Ausgabestellen einrichten

    4 Personen

  • Foodstände einrichten

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Soundcheck begleiten

    3 Personen

  • Kasse und Armbänder bereitstellen

    3 Personen

  • Publikumseingang öffnen

    4 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Programm ankündigen

  • Getränke servieren

    5 Personen

  • Snacks und Mahlzeiten servieren

    6 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

    2 Personen

  • Publikumsbereich sauber halten

    3 Personen

  • Künstler backstage betreuen

    2 Personen

  • Auftritte betreuen

    2 Personen

  • Beleuchtung bedienen

  • Lautstärke kontrollieren

  • Letzten Auftritt abschließen

    2 Personen

  • Ausgang begleiten

    4 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Artiesten verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    5 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    4 Personen

  • Gelände aufräumen

    6 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Bühne und Zelte abbauen

    6 Personen

  • Tontechnik abholen lassen

    2 Personen

  • Lichttechnik abholen lassen

    2 Personen

  • Zäune und Toiletten abholen lassen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

  • Rechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Bühne
  • PartyzelteAnz. 4
  • BiertischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 80
  • BarunterlagenAnz. 4
  • BackstagetischeAnz. 4
  • BackstagebänkeAnz. 6

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 6
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • MonitorboxenAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 4
  • Musikinstrumente
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabelkanäleAnz. 20
  • Stromaggregat
  • KassensystemeAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 3
  • FunkgeräteAnz. 8
  • PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

  • BühnenbeleuchtungAnz. 8
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 12
  • BaustrahlerAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 500
  • TellerAnz. 250
  • BestecksetsAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 80
  • WassergläserAnz. 100

Küche

  • KühlboxenAnz. 8
  • GetränkespenderAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • ServierbesteckAnz. 12
  • KühlrosteAnz. 6

Dekoration

  • FestivalflaggenAnz. 20
  • BühnentücherAnz. 4
  • Wegweiser-SchilderAnz. 12
  • Programmatische PosterAnz. 20
  • ArmbänderAnz. 500

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 20
  • Handfeger und KehrblechAnz. 6
  • BesenAnz. 6
  • WischsetsAnz. 4
  • PutzeimerAnz. 6
  • ReinigungswagenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Starte mindestens 6 Monate vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Sobald diese Punkte geklärt sind, kannst du Künstler, Tontechnik, Lichttechnik, Toiletten und Catering verbindlich reservieren.
  • Lege spätestens 8 Wochen vor dem Festival einen minutengenauen Ablauf fest. Schicke Künstlern rechtzeitig ihre Auftrittszeiten, Bühneninformationen und Ansprechpartner; drucke das Drehbuch zusätzlich für das Team aus.
  • Plane die Strom- und Kabelwege vor dem Aufbau, nicht erst am Veranstaltungstag. Neben Lautsprechern, Mischpult, Mikrofonen und Monitorboxen brauchst du Verlängerungskabel, Kabelkanäle und bei unsicherer Versorgung ein Stromaggregat.
  • Erfasse Ernährungswünsche und Helferschichten spätestens 2 Wochen vorher. Teile Freiwillige festen Aufgaben und Uhrzeiten zu, damit Einlass, Backstage, Bar, Müll und Abbau nicht gleichzeitig von denselben Personen erledigt werden müssen.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und kontrolliere Partyzelte, Beleuchtung und Sitzbereiche. Taschenlampen und Baustrahler werden häufig vergessen, obwohl der Aufbau und der Abbau oft bei wenig Tageslicht stattfinden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Musikfestival organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherung. Künstler und technische Dienstleister solltest du spätestens 3 bis 6 Monate vor dem Termin anfragen und buchen.
Was braucht man für ein kleines Musikfestival?
Du brauchst mindestens eine Bühne, Tontechnik mit Lautsprechern, Mischpult, Mikrofonen und Monitorboxen sowie Strom, Licht, Toiletten und Erste Hilfe. Für Besucher kommen außerdem Getränke, wiederverwendbare Becher, Teller, Besteck und Sitzmöglichkeiten hinzu.
Wann sollte man die Künstler für ein Musikfestival buchen?
Buche Künstler möglichst 3 bis 6 Monate vor dem Festival und bestätige die Verträge unmittelbar danach schriftlich. Programmdetails und Bühneninformationen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Auftritt an alle Künstler gehen.
Wie viele Helfer braucht ein Musikfestival?
Für ein kleines Festival solltest du mindestens 1 Helfer pro zentralem Aufgabenbereich und zusätzlich 2 bis 4 Personen als Reserve einplanen. Teile die Schichten spätestens 2 Wochen vorher ein und halte für Aufbau und Abbau jeweils eigene Zeitfenster fest.

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