Checklist para organizar un festival de música sin olvidar nada
Organizar un festival de música exige coordinar artistas, permisos, proveedores y público en un orden muy concreto. Esta checklist reúne 74 tareas y 53 elementos para que puedas avanzar desde la fecha y el lugar hasta el montaje y la atención a los asistentes. Reserva pronto el sonido, la iluminación, los aseos, la seguridad y los primeros auxilios: suelen ser los servicios que más se retrasan. También encontrarás la parte menos visible, como los contratos, las preferencias dietéticas, los voluntarios y el plan de trabajo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Solicitar permisos
Contratar un seguro
Contratar artistas
2 personas
Confirmar los contratos de los artistas
Reservar la empresa de sonido
Reservar empresa de iluminación
Reservar seguridad
Organizar primeros auxilios
Reservar los aseos
Reservar el catering
2 personas
Reservar las plazas de aparcamiento
Elaborar el programa
2 personas
Crear el nombre y la identidad visual del festival
2 personas
Desarrollar el plan de promoción
2 personas
Publicar la página del evento
Enviar invitaciones
2 personas
Lanzar una campaña en redes sociales
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Enviar la información de los artistas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprar provisiones
3 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Marcar la ubicación
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Montar el escenario y las carpas
6 personas
Instalar el sistema de sonido
4 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
Colocar vallas para el público
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el bar y los puntos de entrega
4 personas
Montar los puestos de comida
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Coordinar la prueba de sonido
3 personas
Preparar la caja y las pulseras
3 personas
Abrir la entrada para el público
4 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Anunciar el programa
Servir las bebidas
5 personas
Servir aperitivos y comidas
6 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Mantener limpia la zona del público
3 personas
Atender a los artistas en backstage
2 personas
Coordinar las actuaciones
2 personas
Manejar la iluminación
Comprobar el nivel de sonido
Cerrar la última actuación
2 personas
Guiar la salida
4 personas
Cerrar la caja
2 personas
Despedir a los artistas
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
3 personas
Recoger la basura
5 personas
Lavar la vajilla y la cristalería
4 personas
Limpiar el recinto
6 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Desmontar el escenario y las carpas
6 personas
Encargar la recogida del equipo de sonido
2 personas
Recoger el equipo de iluminación
2 personas
Recoger las vallas y los aseos
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Recopilar facturas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Escenario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas de cervezacant. 12
- Sillas plegablescant. 80
- Bandejas de barcant. 4
- Mesas de backstagecant. 4
- Bancos de backstagecant. 6
Equipo
- Altavocescant. 6
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas de monitorcant. 4
- Cajas DIcant. 4
- Instrumentos musicales
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 10
- Canaletas para cablescant. 20
- Grupo electrógeno
- Cajas registradorascant. 2
- Datáfonoscant. 3
- Walkie-talkiescant. 8
- Baterías externascant. 6
Iluminación
- Luces del escenariocant. 8
- Iluminación ambientalcant. 12
- Lámparas de obracant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Linternascant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 500
- Platoscant. 250
- Cubiertoscant. 250
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos para aguacant. 100
Cocina
- Neveras portátilescant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 6
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Rejillas de ventilacióncant. 6
Decoración
- Banderas del festivalcant. 20
- Telones de escenariocant. 4
- Señales de orientacióncant. 12
- Pósteres del programacant. 20
- Pulserascant. 500
Limpieza
- Papeleracant. 20
- Recogedor y escobacant. 6
- Escobacant. 6
- Fregonascant. 4
- Cubos de limpiezacant. 6
- Carro de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de contratar artistas o lanzar la promoción. Después solicita los permisos y contrata el seguro con varias semanas de margen, porque sus plazos dependen del recinto y del municipio.
- No reserves solo el escenario y los altavoces: confirma también mesa de mezclas, micrófonos, cajas de monitor, cajas DI, soportes, cables, regletas y canaletas. Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas.
- Prepara un horario con montaje, pruebas de sonido, cambios de artistas, apertura y cierre. Envía la información de los artistas y el plan de trabajo al equipo con al menos 48 horas de antelación.
- Calcula la operación del público, no solo el cartel: aseos, aparcamiento, catering, vasos reutilizables, dispensadores de bebidas y neveras portátiles deben estar asignados antes del día del festival.
- Revisa el pronóstico del tiempo entre 48 y 24 horas antes y decide dónde colocar las carpas, las luces de obra, las linternas y el grupo electrógeno. Asigna cada voluntario a una función concreta y entrega una copia impresa del plan.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo se necesita para organizar un festival de música?
- Empieza la planificación al menos entre 3 y 6 meses antes. Los permisos, los artistas, el seguro, el sonido, la iluminación y la seguridad deben estar confirmados antes de iniciar la promoción.
- ¿Cuándo hay que contratar el sonido y la iluminación para un festival?
- Resérvalos entre 8 y 12 semanas antes, especialmente si el festival tiene varios artistas. Confirma después el equipo técnico y programa una prueba de sonido el mismo día, antes de la apertura.
- ¿Qué permisos hacen falta para organizar un festival de música?
- Depende del lugar y del municipio, pero normalmente debes consultar permisos para actividad, ruido, ocupación del espacio y seguridad. Inicia las solicitudes como mínimo 8 semanas antes y verifica también la necesidad de un seguro.
- ¿Cuándo se deben asignar los voluntarios del festival?
- Recluta voluntarios entre 4 y 6 semanas antes y asigna sus funciones al menos 7 días antes. Envía el horario y el plan de trabajo definitivo 48 horas antes para que sepan dónde y cuándo deben estar.
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