Organiser un festival de musique sans rien oublier

Un festival de musique demande une coordination précise entre les artistes, la technique, le public et les équipes sur place. Commence par confirmer la date et le lieu, puis avance vers les autorisations, la programmation et les réservations indispensables. Les besoins techniques des groupes, l’alimentation électrique, les toilettes et la sécurité doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des préparatifs jusqu’au balisage du site et à l’accueil des artistes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Fixer le programme des artistes
2 personnes
Engager les artistes
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la sécurité
2 personnes
Réserver les toilettes
2 personnes
Réserver l’alimentation électrique
2 personnes
Créer l’image promotionnelle
2 personnes
Publier la page de l’événement
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux artistes
2 personnes
Imprimer le déroulé
2 personnes
Imprimer le plan
2 personnes
Rassembler les numéros d’urgence
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
4 personnes
Vérifier le matériel
4 personnes
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
Balisage du site
4 personnes
Décharger les éléments de scène
6 personnes
Monter la scène
6 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les barrières et les voies de circulation
4 personnes
Brancher l’électricité
3 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Brancher les instruments
4 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Effectuer le test d’éclairage
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager le bar
4 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Préparer les en-cas
5 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
installer la signalisation
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
3 personnes
Aménager la loge des artistes
3 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes

Événement

Ouvrir les portes et l’entrée
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Accompagner les spectacles
3 personnes
Accueil des artistes
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet traiteur
2 personnes
Gérer le son pendant les spectacles
3 personnes
Gérer l’éclairage pendant les spectacles
2 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
3 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Annoncer le programme final
Accompagner les visiteurs vers la sortie
4 personnes
Clôturer la musique et le bar
4 personnes
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Suivi

Éteindre le son et la lumière
4 personnes
Emballer les instruments en toute sécurité
4 personnes
Démonter le bar et le catering
4 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Nettoyer le site
6 personnes
Démonter les tentes et la décoration
6 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Retirer les barrières et les chemins de circulation
4 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Charger l’équipement
5 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
2 personnes
Retourner le matériel du fournisseur
3 personnes
Évacuer les déchets résiduels
3 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Sous-mains de barqté 4
Portantsqté 4
Bancs pour artistesqté 6
Canapés de salonqté 4
Tables de logeqté 4

Équipement

Éléments de podiumqté 24
Escalier de podiumqté 2
Microphones de scèneqté 8
Microphones sans filqté 4
Haut-parleursqté 8
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Moniteurs de scèneqté 4
Caissons DIqté 6
Pieds de microqté 10
Câbles d'instrumentsqté 20
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Répartiteur électriqueqté 2
Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 20
Passe-câblesqté 20
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Pilesqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 10
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Petits bolsqté 20

Cuisine

Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Décoration

Drapeaux de festivalqté 12
Guirlandesqté 20
Tentures de scèneqté 6
Nappesqté 20
Panneaux pour artistesqté 6
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Braceletsqté 500
Étiquettes nominativesqté 200

Nettoyage

Poubellesqté 16
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque les autorisations et les prestataires au moins 8 à 12 semaines avant le festival. La sécurité, les toilettes, le catering et l’alimentation électrique sont souvent les premiers services complets.
Demande à chaque artiste sa fiche technique et ses besoins alimentaires dès la confirmation. Vérifie notamment les microphones, retours, caissons DI, câbles et prises nécessaires avant d’établir le plan de scène.
Prépare la communication en deux temps : publie la page de l’événement dès que la date et le programme sont confirmés, puis relance les invitations et les réseaux sociaux 2 à 3 semaines avant.
Répartis les bénévoles par créneaux couvrant l’accueil, les loges, le bar, l’orientation et le démontage. Envoie à chacun son rôle et son horaire au moins 7 jours avant l’événement.
La veille, imprime le déroulé et le plan, rassemble les numéros d’urgence et vérifie la météo. Sur place, installe le balisage, teste l’électricité et contrôle le matériel avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de musique ?: Commence idéalement 3 à 6 mois avant la date. Les autorisations, les artistes, la sécurité, les toilettes et la technique doivent être confirmés au moins 8 à 12 semaines à l’avance.
Que faut-il prévoir pour la technique d’un festival de musique ?: Prévois la scène, les microphones, les haut-parleurs, les subwoofers, la table de mixage, les retours, les caissons DI, les pieds et les câbles. Demande les fiches techniques des artistes au plus tard 6 semaines avant le festival.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de musique ?: Le nombre dépend de la jauge et des activités, mais répartis les bénévoles par postes et par créneaux de 3 à 4 heures. Finalise le planning au moins 7 jours avant afin de couvrir l’accueil, les artistes, le public et le rangement.
Quand vérifier la météo pour un festival en plein air ?: Consulte les prévisions 7 jours avant, puis à nouveau 48 heures et 24 heures avant l’ouverture. Prépare dès le départ les tentes, le balisage et une solution pour protéger le matériel en cas de pluie.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.