Checklist para organizar un festival de música

Organizar un festival de música exige coordinar artistas, público, técnica y proveedores en un orden claro. Esta checklist reúne 86 tareas y 66 materiales para que puedas avanzar desde la fecha y los permisos hasta el cierre del recinto. Incluye la contratación de artistas, el montaje del escenario, el suministro eléctrico, los aseos, la seguridad y la atención a las preferencias dietéticas. Úsala como plan de trabajo y asigna cada responsabilidad con tiempo.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar permisos
2 personas
Confirmar el programa de artistas
2 personas
Contratar artistas
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Reservar seguridad
2 personas
Reservar los aseos
2 personas
Reservar el suministro eléctrico
2 personas
Crear imagen promocional
2 personas
Publicar la página del evento
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar en redes sociales
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar información de los artistas
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
Imprimir el plano
2 personas
Recopilar números de emergencia
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
4 personas
Comprobar los materiales
4 personas
Preparar la recepción de artistas
2 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Descargar las partes del escenario
6 personas
Montar el escenario
6 personas
Montar tiendas
6 personas
Colocar vallas y rutas de circulación
4 personas
Conectar la corriente
3 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Conectar los instrumentos
4 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Realizar la prueba de luces
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la barra
4 personas
Llenar las neveras portátiles
3 personas
Preparar aperitivos
5 personas
Preparar el buffet de catering
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
3 personas
Preparar la sala de artistas
3 personas
Instruir a los voluntarios
4 personas

Evento

Abrir las puertas y la entrada
4 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir pulseras
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Coordinar las actuaciones
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Guiar a los artistas
2 personas
Servir las bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer el buffet de catering
2 personas
Controlar el sonido durante las actuaciones
3 personas
Controlar la iluminación durante las actuaciones
2 personas
Mantener limpia la zona del público
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Anunciar el programa final
Guiar a los visitantes hacia la salida
4 personas
Cerrar la música y la barra
4 personas
Recoger los objetos olvidados
2 personas

Seguimiento

Apagar el sonido y las luces
4 personas
Empaquetar los instrumentos de forma segura
4 personas
Desmontar el bar y el catering
4 personas
Recoger la basura
5 personas
Limpiar el recinto
6 personas
Desmontar las carpas y la decoración
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar las vallas y las rutas peatonales
4 personas
Desmontar el escenario
6 personas
Cargar el equipo
5 personas
Lavar la vajilla y la cristalería
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Contar el inventario
2 personas
Registrar objetos perdidos
2 personas
Devolver el material del proveedor
3 personas
Retirar residuos mixtos
3 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas de cervezacant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Bandejas de barcant. 4
Percheroscant. 4
Bancos para artistascant. 6
Sofás loungecant. 4
Mesas de vestuariocant. 4

Equipo

Piezas de escenariocant. 24
Escalera del escenariocant. 2
Micrófonos de escenariocant. 8
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Altavocescant. 8
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Altavoces del monitorcant. 4
Cajas DIcant. 6
Soportes de micrófonocant. 10
Cables de instrumentoscant. 20
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 12
Distribuidor de corrientecant. 2
Vallas de separacióncant. 30
Conos de tráficocant. 20
Alfombrillas para cablescant. 20
Walkie-talkiescant. 8
Megáfonoscant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Bateríascant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 10
Linternascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 12
Cuencoscant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Decoración

Banderas del festivalcant. 12
Guirnaldascant. 20
Telones de escenariocant. 6
Mantelescant. 20
Carteles para artistascant. 6
Carteles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Pulserascant. 500
Pegatinas con nombrecant. 200

Limpieza

Papeleracant. 16
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el recinto y los permisos: confirma estos tres puntos antes de contratar artistas o publicar el evento. Reserva también con antelación la electricidad, los aseos, la seguridad y el catering, porque suelen tener disponibilidad limitada.
Cierra el programa artístico antes de preparar la comunicación. Recoge las necesidades técnicas de cada grupo y envía a los artistas la información de horarios, acceso, recepción y escenario al menos una semana antes.
Calcula el material técnico según el programa real: escenario, mesa de mezclas, micrófonos, monitores, altavoces, cajas DI, cables y distribución eléctrica. Haz una comprobación física de todo el equipo antes del día del festival.
Asigna voluntarios con funciones concretas para recepción, inscripciones, orientación, artistas y cierre. Imprime el plan de trabajo y el plano del recinto; lleva también los números de emergencia y una previsión alternativa si cambia el tiempo.
No dejes la compra ni la revisión de materiales para el mismo día. Comprueba con antelación las carpas, mesas, sillas, iluminación, vasos reutilizables y el material de backstage, y reserva tiempo suficiente para desmontar y cerrar el recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?: Empieza entre 3 y 6 meses antes si habrá varios artistas, permisos y proveedores. Como mínimo, confirma fecha, ubicación, permisos y programa con varias semanas de margen.
¿Qué permisos necesito para organizar un festival de música?: Depende del recinto, el aforo, el horario, el ruido y la localidad. Comprueba los permisos antes de anunciar el evento y deja al menos 4 semanas para posibles solicitudes o correcciones.
¿Cuánto equipo de sonido necesita un festival de música?: La cantidad depende del número de artistas y del tamaño del público. Define primero las necesidades técnicas de cada actuación y comprueba micrófonos, monitores, altavoces, subwoofers, cables y corriente al menos 7 días antes.
¿Cuándo debo confirmar la seguridad, los aseos y el catering?: Confírmalos en cuanto estén fijados la fecha, el recinto y el aforo, preferiblemente entre 4 y 8 semanas antes. El catering debe recibir también las preferencias dietéticas recogidas durante las inscripciones.

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Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.