Musikfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Musikfestival braucht früh klare Zuständigkeiten: Ort, Genehmigungen und Künstlerprogramm stehen vor Werbung und Anmeldungen. Danach folgen Technik, Strom, Toiletten, Catering und Sicherheitsdienst – Bereiche, die sich kurzfristig kaum zuverlässig buchen lassen. Plane außerdem Künstlerempfang, Backstage-Möbel, Lageplan und Notrufnummern ein. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und den Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Künstlerprogramm festhalten
2 Personen
Künstler buchen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Sicherheit buchen
2 Personen
Toiletten reservieren
2 Personen
Stromversorgung reservieren
2 Personen
Werbebild erstellen
2 Personen
Eventseite veröffentlichen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
In sozialen Medien veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Künstlerinformationen versenden
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
Lageplan drucken
2 Personen
Notrufnummern sammeln
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
4 Personen
Materialien prüfen
4 Personen
Künstlerempfang vorbereiten
2 Personen
Gelände absperren
4 Personen
Bühnenteile entladen
6 Personen
Bühne aufbauen
6 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Absperrungen und Laufwege aufstellen
4 Personen
Strom anschließen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Instrumente anschließen
4 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Lichttest durchführen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Bar einrichten
4 Personen
Kühlboxen füllen
3 Personen
Snacks vorbereiten
5 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Check-in-Schalter einrichten
3 Personen
Künstlerraum einrichten
3 Personen
Freiwillige einweisen
4 Personen

Event

Türen und Eingang öffnen
4 Personen
Besucher einchecken
4 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Besucher informieren
2 Personen
Auftritte betreuen
3 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstler begleiten
2 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Cateringbuffet auffüllen
2 Personen
Ton bei Auftritten bedienen
3 Personen
Licht bei Auftritten bedienen
2 Personen
Publikumsbereich sauber halten
3 Personen
Mülleimer leeren
3 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Abschlussprogramm ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
4 Personen
Musik und Bar schließen
4 Personen
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen

Nachbereitung

Ton und Licht ausschalten
4 Personen
Instrumente sicher einpacken
4 Personen
Bar und Catering abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Gelände reinigen
6 Personen
Zelte und Dekoration abbauen
6 Personen
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
Zäune und Laufwege entfernen
4 Personen
Bühne abbauen
6 Personen
Ausrüstung verladen
5 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Bestände zählen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
2 Personen
Material des Lieferanten zurückgeben
3 Personen
Restmüll entsorgen
3 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
BarunterlagenAnz. 4
GarderobenständerAnz. 4
KünstlerbänkeAnz. 6
LoungebänkeAnz. 4
UmkleidetischeAnz. 4

Ausstattung

BühnenelementeAnz. 24
BühnentreppeAnz. 2
BühnemikrofoneAnz. 8
FunkmikrofoneAnz. 4
LautsprecherAnz. 8
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MonitorlautsprecherAnz. 4
DI-BoxenAnz. 6
MikrofonständerAnz. 10
InstrumentenkabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
StromverteilerAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 30
VerkehrskegelAnz. 20
KabelmattenAnz. 20
HandfunkgeräteAnz. 8
MegafoneAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
BatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 10
TaschenlampenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 12
GirlandenAnz. 20
BühnentücherAnz. 6
TischdeckenAnz. 20
KünstlerschilderAnz. 6
InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12
ArmbänderAnz. 500
NamensaufkleberAnz. 200

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 16
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Gelände zuerst und prüfe Genehmigungen mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival. Kläre dabei auch Zufahrten, Lärmschutz und die maximale Besucherzahl.
Sammle die technischen Anforderungen aller Künstler spätestens 6 Wochen vorher. Aus Mikrofonen, DI-Boxen, Kabeln, Monitorlautsprechern und Mischpult entsteht erst dann ein belastbarer Bühnenplan.
Buche Stromversorgung, Toiletten und Sicherheitsdienst nicht erst nach Veröffentlichung der Eventseite. Rechne für Aufbau, Soundcheck und Einlass jeweils eigene Zeitfenster ein und trage sie in den Ablauf ein.
Plane die Besucherbereiche mit Biertischen, Klappstühlen, Barhockern und Partyzelten. Wiederverwendbare Becher, Weingläser und Barunterlagen sollten vor dem Einkauf gezählt und nach Einsatzort verteilt werden.
Schicke Künstlerinformationen mindestens 7 Tage vor dem Termin und drucke Drehbuch, Lageplan und Notrufnummern zusätzlich aus. Prüfe am Veranstaltungstag die Wettervorhersage, Materialien, Beleuchtung und die Absperrung des Geländes.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Musikfestival organisieren?: Beginne mindestens 3 bis 6 Monate vorher. Ort, Genehmigungen, Künstler, Technik, Strom, Toiletten und Sicherheitsdienst brauchen meist die längsten Vorläufe.
Wann sollte ich Künstler für ein Musikfestival buchen?: Buche die Künstler idealerweise 3 bis 6 Monate vor dem Termin. Sammle ihre technischen Anforderungen spätestens 6 Wochen vorher, damit Bühne, Mikrofone, DI-Boxen und Monitore passend geplant werden können.
Wie viele Toiletten braucht ein Musikfestival?: Die benötigte Zahl hängt von Besucherzahl, Veranstaltungsdauer und örtlichen Vorgaben ab. Ermittle den Bedarf spätestens 6 bis 8 Wochen vorher und reserviere die Toiletten anschließend mit Liefer- und Abholzeit.
Was muss am Tag des Musikfestivals kontrolliert werden?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für die Schlusskontrolle vor dem Einlass ein. Prüfe Stromverteiler, Verlängerungskabel, Licht, Lautsprecher, Absperrungen, Notrufnummern, Künstlerempfang und den gedruckten Lageplan.

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