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Checklist pour organiser un festival de musique

Un festival de musique demande une préparation structurée, car les artistes, la technique, le public et la sécurité doivent être prêts au même moment. Commence par réserver le lieu, les artistes et les équipements essentiels, puis règle les autorisations et l’assurance. Dans les dernières semaines, coordonne les inscriptions, le catering, les bénévoles et la promotion. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des préparatifs, jusqu’au montage de la scène et à l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu

  • Réserver les artistes

    2 personnes

  • Demander les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Réserver la scène

  • Réserver le matériel de sonorisation

  • Réserver le kit d'éclairage

  • Établir le programme

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Rassembler les informations sur les artistes

  • Planifier les bénévoles

    2 personnes

  • Réserver le catering

  • Réserver les toilettes

  • Organiser l’enlèvement des déchets

  • Réserver la sécurité

  • Organiser les premiers secours

  • Publier la promotion

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Vérifier le matériel

    3 personnes

  • Envoyer le briefing aux artistes

  • Baliser le lieu

    3 personnes

  • Monter la scène

    6 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    4 personnes

  • Raccorder l’installation d’éclairage

    3 personnes

  • Tester l’alimentation électrique

    2 personnes

  • Monter les tentes

    5 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Aménager l’entrée

    3 personnes

  • Aménager le bar

    4 personnes

  • Aménager le point de restauration

    4 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Afficher le programme

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    3 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Préparer la vaisselle

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les artistes

    2 personnes

  • Animer les balances

    3 personnes

  • Assurer l'accueil à l'entrée

    3 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Annoncer le programme

  • Servir les boissons

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Accompagner les artistes

    2 personnes

  • Effectuer les changements de scène

    3 personnes

  • Vérifier la sécurité du public

    3 personnes

  • Clore la dernière prestation

    2 personnes

  • Reconduire les visiteurs

    4 personnes

Suivi

  • Éteindre le matériel sonore

    2 personnes

  • Ranger les boissons

    3 personnes

  • Stocker les aliments au frais

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    5 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    5 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Démonter le podium

    6 personnes

  • Ranger le matériel de sonorisation

    4 personnes

  • Préparer l’équipement d’éclairage

    3 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Retourner les conteneurs à déchets

  • Ranger les courses restantes

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables hautesqté 12
  • Tables de bièreqté 10
  • Chaisesqté 120
  • Tentes de réceptionqté 4
  • Tabourets de barqté 12
  • Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 300
  • Assiettesqté 200
  • Couvertsqté 180
  • Tasses à caféqté 80
  • Carafeqté 6
  • Planches de serviceqté 12

Équipement

  • Scène
  • Haut-parleursqté 6
  • Table de mixage
  • Microphonesqté 6
  • Pieds de microqté 6
  • Moniteurs de scèneqté 4
  • Boîtiers DIqté 4
  • Rallongesqté 12
  • Multiprisesqté 10
  • Goulottes de câblesqté 20
  • Groupe électrogène

Éclairage

  • Projecteurs de scèneqté 8
  • Lampes d'ambianceqté 12
  • Guirlandes lumineusesqté 8
  • Lampes de pocheqté 6

Cuisine

  • Réfrigérateursqté 3
  • Glacièresqté 6
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Bacs de maintien au chaudqté 4
  • Planches à découperqté 6
  • Couteau de chefqté 4
  • Pincesqté 8
  • Pains de glaceqté 24

Décoration

  • Drapeaux de festivalqté 20
  • Fond de scène
  • Porte-affichesqté 12
  • Panneaux indicateursqté 10

Nettoyage

  • Poubellesqté 16
  • Sets de serpillièreqté 3
  • Seauxqté 6
  • Balais à mainqté 4
  • Balayette et pelleqté 4
  • Spray nettoyantqté 6
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réserve le lieu, la scène, la sonorisation et l’éclairage plusieurs mois à l’avance : les disponibilités partent souvent avant celles du catering ou du mobilier.
  • Demande les autorisations et vérifie l’assurance dès que le lieu est confirmé. Prévois au moins 4 à 6 semaines pour réunir les documents et obtenir les validations nécessaires.
  • Rassemble les informations techniques de chaque artiste au plus tard 2 semaines avant le festival. Le briefing doit préciser les horaires, les besoins en microphones, retours, boîtiers DI et changements de plateau.
  • Prépare un planning précis des bénévoles avec des créneaux de 3 à 4 heures. Il faut couvrir l’accueil, les inscriptions, le catering, le balisage, le rangement et l’orientation du public.
  • Vérifie la météo 3 jours avant, puis le matin même. Si le festival se tient en extérieur, contrôle les tentes, les rallonges, les multiprises, les goulottes de câbles et le groupe électrogène avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?
Prévois idéalement 6 à 12 mois pour un festival avec plusieurs artistes, un lieu dédié et des autorisations. Un petit événement peut être préparé en 8 à 12 semaines, si le lieu et les prestataires sont disponibles.
Quand réserver les artistes et la scène pour un festival ?
Réserve les artistes et la scène dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 4 à 6 mois avant l’événement. Les informations techniques des artistes doivent ensuite être finalisées au moins 2 semaines avant le montage.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival de musique ?
Pour un petit festival, prévois au minimum 1 bénévole pour 25 à 40 participants, en plus des responsables technique et sécurité. Ajoute une équipe distincte pour l’accueil, le catering, les premiers secours et le rangement.
Quand vérifier la météo et installer le matériel ?
Consulte les prévisions 3 jours avant, puis une dernière fois le matin du festival. Installe la scène, les câbles, l’éclairage et le balisage suffisamment tôt pour garder au moins 2 heures de marge avant l’ouverture au public.

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