Musikfestival organisieren: die Checkliste für deine Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beantrage Genehmigungen und prüfe die Versicherung mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival. Für Bühne, Beschallung, Licht, Catering, Toiletten und Sicherheit solltest du parallel verbindliche Reservierungen einholen.
• Sammle von allen Künstlerinnen und Künstlern spätestens 4 Wochen vorher Ankunftszeit, technische Anforderungen, Setlänge und Kontaktdaten. Daraus erstellst du einen Ablaufplan und ein verständliches Künstlerbriefing.
• Plane Strom nicht erst beim Aufbau: Kläre die vorhandenen Anschlüsse und halte bei Außenflächen ein Stromaggregat sowie ausreichend Verlängerungskabel und Kabelkanäle bereit. Kabelwege müssen vor Einlass markiert und gesichert sein.
• Rechne Getränke, Kühlung und Mehrwegbecher für die erwartete Besucherzahl plus eine Reserve von etwa 10 Prozent. Kühlboxen und Kühlschränke werden oft zu spät eingeplant, obwohl Catering und Bar sie ab dem Aufbau benötigen.
• Setze am Festivaltag mindestens vier Kontrollzeitpunkte: nach dem Aufbau, 2 Stunden vor Einlass, direkt vor dem ersten Auftritt und nach Veranstaltungsende. Prüfe dann Technik, Beleuchtung, Toiletten, Erste Hilfe, Müllentsorgung und Wetterlage gemeinsam mit den zuständigen Personen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Musikfestival organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Location, Künstlern und den wichtigsten Reservierungen. Genehmigungen, Versicherung und Sicherheitskonzept sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin geklärt sein.

Was muss ich für ein Musikfestival an Technik einplanen?

Zur Grundausstattung gehören Bühne, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, Monitorlautsprecher und DI-Boxen. Ergänze Verlängerungskabel, Kabelkanäle und – bei unsicherer Stromversorgung – ein Stromaggregat mindestens 2 Wochen vor dem Aufbau.

Wie viele Toiletten brauche ich für ein Musikfestival?

Als Planungswert kannst du bei einer Veranstaltung mit mehreren Stunden Dauer ungefähr 1 Toilette pro 50 bis 75 Gäste ansetzen. Bei viel Getränkeausschank oder einer längeren Veranstaltung solltest du die Anzahl erhöhen und die Reservierung mindestens 4 bis 6 Wochen vorher bestätigen.

Wann muss ich das Festivalprogramm und Künstlerbriefing fertig haben?

Stelle das Programm spätestens 4 Wochen vor dem Festival fertig und verschicke das Künstlerbriefing danach sofort. Ankunft, Soundcheck, Auftrittszeiten, technische Anforderungen und eine erreichbare Kontaktperson müssen dort eindeutig stehen.