Checklist para organizar un festival de música sin olvidos

Organizar un festival de música requiere coordinar artistas, permisos, equipos y público en un calendario muy preciso. Esta checklist reúne 70 tareas y 48 materiales para que puedas avanzar desde la reserva del recinto hasta el montaje del escenario. Empieza por cerrar el lugar, los artistas y las autorizaciones; después confirma proveedores, programa y personal. En los últimos días, revisa el tiempo, prueba el sonido y comprueba que no falte ningún cable, vaso reutilizable o elemento de seguridad.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Confirmar a los artistas
2 personas
Solicitar permisos
Comprobar el seguro
Reservar el escenario
Reservar el equipo de sonido
Reservar el equipo de iluminación
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los artistas
Programar voluntarios
2 personas
Reservar el catering
Reservar los aseos
Organizar la recogida de residuos
Reservar seguridad
Organizar primeros auxilios
Publicar la promoción
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Enviar briefing a los artistas
Marcar la ubicación
3 personas
Montar el escenario
6 personas
Conectar el equipo de sonido
4 personas
Conectar la instalación de luces
3 personas
Probar el suministro eléctrico
2 personas
Montar tiendas
5 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la entrada
3 personas
Montar la barra
4 personas
Montar el punto de comida
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar el programa
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Coordinar la prueba de sonido
3 personas
Atender la entrada
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Anunciar el programa
Servir las bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Realizar cambios de escenario
3 personas
Comprobar la seguridad del público
3 personas
Cerrar la última actuación
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger las bebidas
3 personas
Guardar la comida en frío
2 personas
Recoger la basura
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el escenario
6 personas
Empacar el equipo de sonido
4 personas
Empacar el set de iluminación
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver los contenedores de residuos
Guardar los víveres sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 12
Mesas de cervezacant. 10
Sillascant. 120
Carpas de fiestacant. 4
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Platoscant. 200
Cubiertoscant. 180
Tazas de cafécant. 80
Jarracant. 6
Tablas para servircant. 12

Equipo

Escenario
Altavocescant. 6
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes para micrófonocant. 6
Altavoces del monitorcant. 4
Cajas DIcant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Canaletas para cablescant. 20
Grupo electrógeno

Iluminación

Luces del escenariocant. 8
Luces decorativascant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8
Linternascant. 6

Cocina

Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Telón de fondo del escenario
Porta-cartelescant. 12
Carteles direccionalescant. 10

Limpieza

Papeleracant. 16
Fregonascant. 3
Cuboscant. 6
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Spray de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero el recinto, los artistas y los permisos: sin esas tres confirmaciones no podrás fijar con seguridad el programa, la promoción ni las reservas técnicas.
Envía a cada artista un briefing con horarios, accesos, necesidades técnicas y contacto del día del festival al menos 7 días antes. Pide también la información que falte para preparar sonido y camerinos.
Haz una prueba completa de sonido e iluminación antes de abrir las puertas. Comprueba micrófonos, mesa de mezclas, monitores, cajas DI, alargadores, regletas y canaletas, no solo los altavoces principales.
Asigna turnos de voluntarios con horas concretas y un responsable por zona. Incluye entradas, artistas, catering, residuos, aseos y apoyo al montaje y desmontaje para que nadie tenga que improvisar.
Revisa el pronóstico 48 horas antes y vuelve a comprobarlo el mismo día. Si el festival es al aire libre, confirma carpas, iluminación, linternas, grupo electrógeno y un plan claro para proteger al público y al equipo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?: Empieza entre 6 y 12 meses antes si participan varios artistas y necesitas permisos, escenario y equipos técnicos. Reserva primero el recinto, los artistas y los proveedores clave; deja la compra y la comprobación final de materiales para la última semana.
¿Cuándo hay que enviar el briefing a los artistas?: Envíalo al menos 7 días antes del festival, con el programa, horarios de llegada, accesos, contactos y requisitos técnicos. Confirma cualquier cambio de sonido, iluminación o catering 48 horas antes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de música?: Como punto de partida, asigna 1 voluntario por cada zona operativa y añade 1 responsable general por cada 10 voluntarios. Para un festival pequeño suelen hacer falta al menos 6 funciones cubiertas: acceso, artistas, catering, residuos, montaje y atención al público.
¿Cuándo se debe montar y probar el escenario?: Programa el montaje del escenario y del equipo técnico como mínimo 6 horas antes de abrir las puertas. Reserva después entre 60 y 90 minutos para probar sonido, monitores, micrófonos, iluminación y alimentación eléctrica con los artistas o el técnico responsable.

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