Organiser un festival de musique du monde : la checklist complète

Un festival de musique du monde demande de coordonner les artistes, le public, les prestataires et les bénévoles dans un calendrier précis. Commence par fixer la date, le programme et le lieu, puis réserve rapidement le son, l’électricité, les toilettes et le catering. Les autorisations et l’assurance doivent être vérifiées avant toute communication publique. Cette checklist rassemble les 75 tâches et 50 fournitures nécessaires, de la préparation aux derniers achats.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les artistes
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Confirmer les artistes
2 personnes
Établir le programme des spectacles
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
2 personnes
Réserver l’alimentation électrique
Réserver le matériel de sonorisation
Réserver les toilettes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Collecter les informations des artistes
Recueillir les besoins techniques
Publier l’itinéraire et le stationnement
Publier le programme en ligne
Créer la signalisation
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter la scène
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Raccorder l’alimentation en toute sécurité
2 personnes
Installer les points de restauration
3 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Préparer les stocks de catering
3 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Encadrer la première prestation
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les points de restauration
2 personnes
Alterner les spectacles
3 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Maintenir le site propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
Annoncer le dernier numéro
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Clôturer le catering
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Mettre les toilettes en service
Nettoyer le matériel
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 12
Stands de marchéqté 6
Éléments de podiumqté 12
Barrières de sécuritéqté 20

Équipement

Installation de sonorisation
Table de mixage
Microphones de chantqté 6
Pieds de microqté 6
Caissons de monitoringqté 3
Boîtiers DIqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Groupe électrogène

Éclairage

Kits d’éclairage LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes de chantierqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pinces et spatulesqté 12
Bacs alimentairesqté 20
Pinces de serviceqté 10

Décoration

Drapeaux du mondeqté 30
Tissus colorésqté 12
Affiches du programmeqté 20
Nappesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Stylosqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sacs poubelleqté 150
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Essuie-toutqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et les artistes avant d’annoncer le programme : prévois ensuite un délai pour confirmer les horaires, les besoins techniques et les informations de transport.
Demande les besoins alimentaires et techniques des artistes dès leur confirmation. Centraliser ces réponses au moins 4 semaines avant l’événement évite les changements de dernière minute.
Réserve séparément la sonorisation, l’alimentation électrique et l’éclairage. Vérifie la puissance disponible avant de valider les équipements, surtout si un groupe électrogène est prévu.
Répartis les bénévoles par créneaux et par zones : accueil, scène, bar, catering, orientation et rangement. Prépare les consignes avant l’ouverture afin que personne ne cherche son rôle sur place.
Publie l’itinéraire, le stationnement et le programme en ligne plusieurs jours avant le festival. Installe aussi la signalisation et vérifie les stocks avant de faire les dernières courses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique du monde ?: Prévois idéalement 4 à 6 mois pour coordonner le lieu, les artistes, les autorisations, l’assurance et les prestataires. Commence les réservations prioritaires dès que la date est fixée.
Quand réserver la sonorisation et l’électricité pour un festival ?: Réserve la sonorisation, l’alimentation électrique et l’éclairage au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Les besoins techniques des artistes doivent être confirmés avant la commande finale.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival de musique du monde ?: Le nombre dépend de la jauge et des horaires, mais répartis les bénévoles par zones et prévois au minimum un responsable pour chaque équipe. Finalise les plannings 2 à 3 semaines avant l’ouverture.
Quand faire les courses et vérifier les stocks ?: Vérifie les stocks et la liste des courses 3 à 5 jours avant le festival. Achète les produits frais et les consommables périssables la veille, puis contrôle les quantités le matin de l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.