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Weltmusikfestival organisieren: Die Checkliste für den Ablauf

Ein Weltmusikfestival braucht früh klare Absprachen: Programm, Künstler, Veranstaltungsort und Genehmigungen hängen direkt zusammen. Plane zuerst den Rahmen und bestätige danach Technik, Catering und Helfer mit festen Fristen. Besonders häufig werden technische Anforderungen der Bands, Stromversorgung und Toiletten zu spät geklärt. Auch Anfahrt, Parken und Ernährungswünsche sollten vor dem Festival veröffentlicht beziehungsweise erfasst werden. Die Checkliste bündelt die 75 Planungsschritte und 50 benötigten Gegenstände in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Künstler ansprechen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Künstler bestätigen

    2 Personen

  • Aufführungsplan erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Stromversorgung reservieren

  • Tonanlage reservieren

  • Toiletten reservieren

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Technische Anforderungen sammeln

  • Anfahrt und Parken veröffentlichen

  • Programm online veröffentlichen

  • Beschilderung erstellen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Gelände absperren

    3 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Musikanlage anschließen

    3 Personen

  • Beleuchtung installieren

    2 Personen

  • Strom sicher anschließen

    2 Personen

  • Cateringstationen einrichten

    3 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Cateringvorrat bereitstellen

    3 Personen

  • An der Registrierungstheke Dienst machen

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Ersten Auftritt begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Essenstationen auffüllen

    2 Personen

  • Auftritte wechseln

    3 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

    2 Personen

  • Gelände sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

    2 Personen

  • Abendbeleuchtung einschalten

  • Letzten Auftritt ankündigen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Catering abschließen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Mobiliar zusammensuchen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Toiletten übergeben

  • Geräte reinigen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Rechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 120
  • BarhockerAnz. 12
  • MarktständeAnz. 6
  • BühnenelementeAnz. 12
  • AbsperrgitterAnz. 20

Ausstattung

  • PA-Anlage
  • Mischpult
  • GesangsmikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • MonitorboxenAnz. 3
  • DI-BoxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Stromaggregat

Beleuchtung

  • LED-LichtsetsAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 8
  • ArbeitslampenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 200
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • Zangen und SpatelAnz. 12
  • LebensmittelboxenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 10

Dekoration

  • WeltflaggenAnz. 30
  • Bunte TücherAnz. 12
  • Programmatische PosterAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 12
  • KreidetafelnAnz. 8
  • StifteAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • MüllsäckeAnz. 150
  • BesensetsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • PapierhandtücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Programm und Veranstaltungsort mindestens 6 bis 9 Monate vorher fest. Künstler sollten erst dann verbindlich bestätigt werden, wenn Spielzeiten, Bühnenplan und technische Anforderungen schriftlich vorliegen.
  • Fordere von jeder Band eine vollständige Technikliste an: benötigte Mikrofone, DI-Boxen, Monitorboxen, Mischpultkanäle und Stromanschlüsse. Plane zusätzlich Zeit für Soundcheck und Umbau zwischen den Auftritten ein.
  • Prüfe Genehmigungen und Versicherung nicht erst kurz vor dem Festival. Kläre spätestens 8 Wochen vorher, ob für Bühne, Ausschank, Marktstände, Lärm oder zusätzliche Stromversorgung Nachweise nötig sind.
  • Teile Freiwillige in konkrete Schichten ein, statt nur eine Gesamtzahl zu sammeln. Für Einlass, Künstlerbetreuung, Technik, Catering, Toiletten und Abbau brauchst du am Veranstaltungstag jeweils feste Ansprechpartner.
  • Veröffentliche Programm, Anfahrt und Parkmöglichkeiten mindestens 2 Wochen vorher. Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und prüfe Einkauf sowie Bestand spätestens 3 Tage vor dem Festival, damit Gläser, Geschirr, Kabel und Beleuchtung nicht fehlen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Weltmusikfestival planen?
Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher. Künstler, Location und Genehmigungen bestimmen den weiteren Ablauf; Technik, Catering und Helfer sollten spätestens 8 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Welche Technik braucht ein Weltmusikfestival?
Für mehrere Acts brauchst du typischerweise eine PA-Anlage, ein Mischpult, Gesangsmikrofone, Mikrofonständer, Monitorboxen und DI-Boxen. Sammle die Anforderungen jeder Band mindestens 6 Wochen vor dem Festival und gleiche sie mit Stromversorgung und Bühnenplan ab.
Wann sollte ich Catering und Toiletten für ein Festival reservieren?
Reserviere Catering und Toiletten möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche kannst du 2 bis 3 Wochen vorher nachmelden, sofern der Anbieter das zulässt.
Wie viele Helfer brauche ich für ein Weltmusikfestival?
Plane pro gleichzeitig besetztem Bereich mindestens eine verantwortliche Person ein: Einlass, Künstlerbetreuung, Technik, Catering, Toiletten und Abbau. Erstelle die Schichtplanung spätestens 2 Wochen vorher und rechne für den Abbau mit einem zusätzlichen Team nach dem letzten Auftritt.

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