Checklist para organizar un festival de música del mundo

Organizar un festival de música del mundo requiere coordinar artistas, público, proveedores y equipos técnicos en un orden muy concreto. Empieza por fijar la fecha, el programa y el lugar; después confirma permisos, seguro y necesidades de cada actuación. Reserva con antelación el sonido, la electricidad, los aseos y el catering, porque suelen ser los servicios que más tarde se agotan. Esta checklist reúne 75 tareas y 50 materiales para controlar la preparación, el montaje y el día del festival.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar con los artistas
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Confirmar a los artistas
2 personas
Hacer el programa de actuaciones
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
2 personas
Reservar el suministro eléctrico
Reservar equipo de sonido
Reservar los aseos
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Recopilar información de los artistas
Recopilar necesidades técnicas
Publicar la ruta y el aparcamiento
Publicar el programa en línea
Crear la señalización
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar el escenario
4 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Conectar la corriente de forma segura
2 personas
Montar los puntos de catering
3 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Colgar la decoración
3 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
3 personas
Preparar el stock de catering
3 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir al público
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Acompañar la primera actuación
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer puntos de comida
2 personas
Alternar actuaciones
3 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Mantener limpio el recinto
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Encender la iluminación nocturna
Anunciar la última actuación
Guiar al público hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Cerrar catering
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Dejar los baños listos
Limpiar el equipo
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Recopilar facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 120
Taburetes de barcant. 12
Puestos de mercadocant. 6
Piezas de escenariocant. 12
Vallas de separacióncant. 20

Equipo

Instalación de PA
Mesa de mezclas
Micrófonos para cantocant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas de monitorcant. 3
Cajas DIcant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Grupo electrógeno

Iluminación

Juegos de luces LEDcant. 4
Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de trabajocant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 20
Cucharonescant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Pinzas y espátulascant. 12
Bandejas de comidacant. 20
Pinzas de servircant. 10

Decoración

Banderas del mundocant. 30
Telas de colorescant. 12
Pósteres del programacant. 20
Mantelescant. 12
Pizarrascant. 8
Bolígrafoscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Bolsas de basuracant. 150
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Toallas de papelcant. 12

Catering

Compras

Consejos

Pide a cada artista su información y sus necesidades técnicas al menos 6 semanas antes; así puedes comprobar entradas, micrófonos, monitores, cajas DI y conexiones antes de reservar el equipo de sonido.
Cierra permisos, seguro y suministro eléctrico antes de publicar las invitaciones. Si utilizas un grupo electrógeno, confirma su potencia y reserva también alargadores y regletas con tiempo.
Publica el programa, la ruta y el aparcamiento como mínimo 2 semanas antes. Incluye horarios de actuación, acceso, zonas de comida y ubicación de los aseos en la señalización y en la información online.
Calcula el trabajo por turnos: asigna voluntarios para recepción, artistas, catering, residuos y cambios de escenario, y entrega a cada persona su horario al menos 7 días antes.
Haz un inventario final 48 horas antes y separa el material por zonas: escenario, sonido, iluminación, catering y público. Comprueba especialmente vasos reutilizables, termos, neveras, cables, micrófonos y lámparas de trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música del mundo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los artistas, el lugar, los permisos, el seguro, el sonido y el suministro eléctrico deben estar encaminados durante las primeras 4 semanas.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas y sus necesidades técnicas?: Confirma a los artistas entre 6 y 8 semanas antes y recopila sus necesidades técnicas en ese momento. Solicita horarios de llegada, instrumentos, entradas, micrófonos, monitores y cajas DI.
¿Cuándo se debe publicar el programa del festival?: Publica el programa online y la información de ruta y aparcamiento al menos 2 semanas antes. Envía cualquier cambio importante a los asistentes y voluntarios como máximo 48 horas antes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de música del mundo?: Como punto de partida, calcula 1 voluntario por cada función operativa: recepción, artistas, catering, escenario, información y residuos. Organiza turnos de 3 a 4 horas y añade al menos 2 personas de reserva.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.