Organiser un Festival de la chanson sans rien oublier

Un Festival de la chanson demande plus qu’une playlist et un micro. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, le programme, le vote et toute la technique avant l’arrivée du public. Cette checklist regroupe les préparatifs dans l’ordre, du choix du lieu au rangement des tables. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents : câbles de secours, bulletins de vote imprimés, boissons refroidies à temps et badges prêts à distribuer.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Vérifier les droits de diffusion
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer la liste des visiteurs
Coordonner le programme
2 personnes
Faire la liste des courses
2 personnes
Commander le catering
Tester l'équipement
2 personnes
Composer la playlist
Imprimer les bulletins de vote
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Nettoyer le sol et les tables
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l’écran
2 personnes
Connecter la liaison vidéo
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Tester entièrement la technique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager la table de vote
2 personnes
Installer les informations de premiers secours et d’urgence

Événement

Tenir l'entrée
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les badges
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Distribuer les bulletins de vote
2 personnes
Préparer le moment des résultats
2 personnes
Annoncer le programme
Gérer la technique pendant la diffusion
2 personnes
Recueillir les bulletins de vote
2 personnes
Compter le vote du public
3 personnes
Remettre le prix
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Ranger les provisions de courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Partager les résultats en ligne

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 65
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Ordinateur portable de secours
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Câbles HDMIqté 3
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 6
Télécommandesqté 2

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Éventails de paysqté 20
Décoration de tableqté 10
Badges nominatifsqté 70

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Pinces et cuillères de serviceqté 10
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Urne de vote
Bulletins de voteqté 70

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavage
Seaux de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu assez tôt pour vérifier les droits de diffusion et confirmer les horaires d’installation. Prévois un créneau séparé avant l’accueil pour installer les tables, les chaises, l’écran et la décoration.
Arrête les inscriptions avant de composer la liste des visiteurs. Demande les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’événement afin d’ajuster le catering et les courses.
Teste toute la chaîne technique la veille : ordinateur principal, ordinateur de secours, projecteur, écran, mixeur audio, haut-parleurs et câbles HDMI. Branche aussi les rallonges et multiprises comme elles le seront sur place.
Prépare les éléments qui ralentissent l’accueil le jour même : badges nominatifs, bulletins de vote, playlist et programme imprimé. Garde les bulletins et les télécommandes dans un endroit identifié, plutôt que dans les cartons de décoration.
Refroidis les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et prépare les en-cas juste avant le service. Vérifie les verres, tasses, assiettes, couverts et ustensiles de service pendant l’installation, pas au moment où les premiers invités arrivent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Festival de la chanson ?: Prévois au minimum 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, traiter les inscriptions, recueillir les informations alimentaires et coordonner le programme. Garde les 24 dernières heures pour les tests techniques, les impressions et les achats de dernière minute.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un Festival de la chanson ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement, puis fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant. Ce délai permet de finaliser la liste des visiteurs et la commande du catering.
Que faut-il tester pour la technique d’un Festival de la chanson ?: Teste au moins une fois l’ordinateur, le projecteur, l’écran, le son, le mixeur audio, les câbles HDMI et les télécommandes. Fais un test complet la veille et garde un ordinateur portable de secours ainsi que les câbles nécessaires sur place.
Quand préparer les boissons et les en-cas ?: Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’accueil, selon la capacité des glacières ou du réfrigérateur. Prépare les en-cas après l’installation des tables et vérifie la vaisselle juste avant le début du festival.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.