Songfestival organisieren: die praktische Checkliste
Ein Songfestival-Abend steht und fällt mit Bild, Ton und einem klaren Ablauf. Plane die Location und die Ausstrahlungsrechte früh, verschicke Einladungen und erfasse Zu- und Absagen sowie Ernährungswünsche. In der letzten Woche kümmerst du dich um Catering, Einkauf und Stimmzettel. Am Veranstaltungstag bleiben Getränke kühlen, Snacks vorbereiten und ein vollständiger Techniktest – mit Ersatzlösung für den Laptop – als häufig unterschätzte Punkte.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Ausstrahlungsrechte prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Besucherliste erstellen
Programm abstimmen
2 Personen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Catering bestellen
Geräte testen
2 Personen
Playlist zusammenstellen
Stimmzettel drucken
Namensschilder erstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Boden und Tische reinigen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Bildschirm aufstellen
2 Personen
Bildverbindung anschließen
2 Personen
Ton anschließen
2 Personen
Technik vollständig testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Licht einstellen
2 Personen
Buffet vorbereiten
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Wahltisch einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe- und Notfallinformationen anbringen
Event
Eingang besetzen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Namensschilder verteilen
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Stimmzettel austeilen
2 Personen
Preisverkündung vorbereiten
2 Personen
Programm ankündigen
Technik während der Übertragung bedienen
2 Personen
Stimmzettel einsammeln
2 Personen
Publikumsabstimmung zählen
3 Personen
Preis überreichen
2 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Buffet aufräumen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Einkaufsvorräte verstauen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Ergebnis online teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BiertischeAnz. 8
- StühleAnz. 65
- BuffetischeAnz. 3
- HockerAnz. 6
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Ersatzlaptop
- LautsprecherAnz. 2
- Audiomischpult
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- FernbedienungenAnz. 2
Beleuchtung
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- LänderfächerAnz. 20
- TischdekorationAnz. 10
- NamensschilderAnz. 70
Geschirr
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 70
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- SchälchenAnz. 12
- Zangen und ServierlöffelAnz. 10
- ThermoskannenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 4
- Stimmurne
- StimmzettelAnz. 70
Reinigung
- Staubsauger
- Wischset
- PutzeimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Location und prüfe die Ausstrahlungsrechte möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Abend. So bleibt Zeit, bei Einschränkungen den Ablauf oder den Ort anzupassen.
- Teste Bild und Ton nicht erst beim Einlass: Schließe Projektor, Leinwand, Laptop, Lautsprecher und HDMI-Kabel spätestens am Vortag vollständig an. Halte einen Ersatzlaptop und Verlängerungskabel bereit.
- Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. Übertrage Zusagen, Absagen und Ernährungswünsche anschließend in eine aktuelle Besucherliste.
- Bereite Stimmzettel und Namensschilder mindestens 2 Tage vorher vor. Lege pro Gast einen Stimmzettel bereit und plane zusätzliche Exemplare für Korrekturen oder verlorene Zettel ein.
- Kühle Getränke am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vor Beginn und stelle Snacks kurz vor dem Einlass bereit. Prüfe vorher, ob Gläser, Teller, Besteck, Servierzangen und genügend Schälchen am Buffet stehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Songfestival planen?
- Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Ausstrahlungsrechten und Einladungen. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Besucherliste, Programm, Catering und Einkauf feststehen.
- Was braucht man für einen Songfestival-Abend?
- Du brauchst vor allem eine zuverlässige Bild- und Tonverbindung, einen Projektor oder Bildschirm, Lautsprecher, Laptop, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel. Zusätzlich gehören Stimmzettel, Getränke, Snacks, Geschirr und Sitzgelegenheiten zur Grundausstattung.
- Wann sollte man die Technik für das Songfestival testen?
- Führe einen vollständigen Test am Vortag durch und prüfe am Veranstaltungstag nochmals Bild, Ton und Fernbedienungen. Plane mindestens 60 Minuten Puffer vor dem Einlass ein.
- Wie viel Getränke sollte man für ein Songfestival einplanen?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Kaufe zusätzlich Wasser ein und stelle die Kühlung mindestens 3 Stunden vor Beginn an.
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