Checklist para organizar un Festival de la Canción
Organizar un Festival de la Canción en casa o en una sala requiere coordinar invitados, votaciones, comida y una parte técnica que conviene probar con tiempo. Este plan reúne 56 tareas y 38 elementos para avanzar desde la reserva del lugar hasta la limpieza final. Incluye el montaje de mesas, pantalla, sonido y videoconferencia, además de los formularios de votación y la preparación del catering. Usa la lista para no dejar los detalles críticos para la última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Comprobar los derechos de emisión
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear la lista de visitantes
Ajustar el programa
2 personas
Hacer la lista de la compra
2 personas
Pedir el catering
Probar el equipo
2 personas
Preparar la lista de reproducción
Imprimir formularios de votación
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Limpiar el suelo y las mesas
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la pantalla
2 personas
Conectar la videoconferencia
2 personas
Conectar el sonido
2 personas
Probar toda la técnica
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Ajustar la iluminación
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar la mesa de votación
2 personas
Colocar la información de primeros auxilios y de emergencia
Evento
Atender la entrada
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Repartir las papeletas de votación
2 personas
Preparar el momento de los resultados
2 personas
Anunciar el programa
Operar la técnica durante la transmisión
2 personas
Recoger las papeletas de voto
2 personas
Contar la votación del público
3 personas
Entregar el premio
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el buffet
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Guardar la reserva de comestibles
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Compartir el resultado en línea
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillascant. 65
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetescant. 6
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Portátil de respaldo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables HDMIcant. 3
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 6
- Mandos a distanciacant. 2
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Abanicos de paísescant. 20
- Decoración de mesacant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 70
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 70
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cuencoscant. 12
- Pinzas y cucharonescant. 10
- Termoscant. 4
- Abrebotellascant. 4
- Urna de votación
- Formularios de votacióncant. 70
Limpieza
- Aspiradora
- Juego de fregona
- Cubos de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma los derechos de emisión antes de enviar las invitaciones. Si vas a proyectar el festival para un grupo, comprueba con antelación que la emisión prevista está permitida y que la conexión funciona en el lugar.
- Cierra la lista de visitantes antes de pedir el catering. Recoge las preferencias dietéticas y calcula las compras con el número final de asistentes, no con una estimación inicial.
- Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes. Conecta el portátil, el portátil de respaldo, el proyector, la pantalla, los altavoces, la mesa de mezclas y los cables HDMI, y comprueba también las regletas y el enrollacables.
- Prepara las votaciones antes del día del evento. Imprime los formularios, haz las tarjetas con nombres y deja preparado el material para que el recuento no dependa de encontrar una impresora durante la fiesta.
- Enfría las bebidas y monta el espacio siguiendo un orden fijo el mismo día. Coloca primero mesas y sillas, después pantalla y sonido, y reserva los últimos 60 minutos para aperitivos, decoración, iluminación y una comprobación general del lugar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Festival de la Canción?
- Empieza al menos 3 semanas antes para reservar el lugar, comprobar los derechos de emisión y enviar las invitaciones. Deja la confirmación final de asistentes y el pedido del catering para unos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que probar el equipo del Festival de la Canción?
- Haz una prueba completa 24 horas antes y repite una comprobación breve 60 minutos antes de la llegada de los invitados. Prueba también el portátil de respaldo, la conexión de videoconferencia y todos los cables.
- ¿Cuántos formularios de votación debo imprimir?
- Imprime un formulario por visitante que vaya a votar y añade al menos 5 copias extra. Tener ese margen evita quedarse sin papeletas si se incorporan invitados o alguna hoja se pierde.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el lugar?
- Reserva entre 2 y 3 horas para limpiar, montar mesas y sillas, instalar la pantalla, conectar el sonido y colocar la decoración. Mantén los últimos 30 minutos libres para enfriar bebidas, preparar aperitivos y resolver fallos.
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