Organiser un festival de cirque, étape par étape

Un festival de cirque demande de coordonner les artistes, les ateliers, le public et le matériel sans laisser les détails techniques au dernier moment. Commencez par fixer la date et le lieu, puis sécurisez les autorisations, l’assurance et les réservations. Le programme doit distinguer clairement les spectacles des ateliers et prévoir les temps d’accueil, de circulation et de rangement. Gardez enfin une solution de repli prête, car la météo peut modifier toute l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver des artistes de cirque
2 personnes
3
Demander les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Établir le programme
2 personnes
6
Planifier les spectacles et les ateliers
2 personnes
7
Confirmer les réservations
8
Créer le plan
2 personnes
9
Déterminer les accès et les cheminements
2 personnes
10
Concevoir les invitations
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Imprimer le déroulé
17
Envoyer les informations sur les artistes
18
Commander le catering
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Inventorier le matériel
2 personnes
21
Réserver le matériel
22
Vérifier les prévisions météo
23
Préparer le plan de repli en cas de pluie
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Récupérer les produits frais
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer les en-cas
4 personnes
28
Préparer les produits de cuisson et de rôtissage
2 personnes
29
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
30
Trier les brochures du programme
2 personnes
31
Contrôler le site
3 personnes
32
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
33
Monter la tente et l’auvent
6 personnes
34
Dérouler le tapis de cirque
4 personnes
35
Installer le matériel de cirque
5 personnes
36
Installer des barrières pour le public
3 personnes
37
Raccorder le matériel audio
3 personnes
38
Installer l'éclairage
3 personnes
39
Fixer les câbles d’alimentation
2 personnes
40
Installer la décoration
3 personnes
41
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
42
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
43
Installer le point café et thé
2 personnes
44
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
45
Vérifier les toilettes
2 personnes
46
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
47
Accueillir les artistes
2 personnes
48
Aménager la loge des artistes
2 personnes
49
Effectuer la vérification du son
3 personnes
50
Inspecter le matériel de cirque
3 personnes
51
Briefing des accompagnateurs du public
4 personnes

Événement

52
Ouvrir les portes
4 personnes
53
Accueillir les visiteurs
4 personnes
54
Distribuer les programmes
2 personnes
55
Accompagner le numéro d’ouverture
3 personnes
56
Encadrer les ateliers de cirque
6 personnes
57
Encadrer les activités pour enfants
5 personnes
58
Servir des amuse-bouches
4 personnes
59
Servir les boissons
4 personnes
60
Servir le café et le thé
2 personnes
61
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
62
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
63
Guider le public pendant les spectacles
4 personnes
64
Animer le spectacle de l’après-midi
4 personnes
65
Encadrer le spectacle du soir
4 personnes
66
Fournir la musique
2 personnes
67
Vider les poubelles
2 personnes
68
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
69
Ranger le matériel d’atelier
3 personnes
70
Annoncer le dernier tour
71
Reconduire les visiteurs
4 personnes
72
Éteindre l’éclairage
2 personnes

Suivi

73
Clôturer le catering
4 personnes
74
Emballer les restes
3 personnes
75
Rassembler la vaisselle
3 personnes
76
Trier les déchets
3 personnes
77
Démonter le matériel de cirque
5 personnes
78
Débrancher le matériel de sonorisation
3 personnes
79
Retirer la décoration
3 personnes
80
Démonter les tentes et l’auvent
6 personnes
81
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
82
Nettoyer le site
5 personnes
83
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
84
Rapporter le matériel
3 personnes
85
Rendre les articles empruntés
2 personnes
86
Vider les glacières
2 personnes
87
Faire la vaisselle
3 personnes
88
Ranger les stocks
2 personnes
89
Rassembler les objets perdus
90
Remettre le lieu propre
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tables de bièreqté 8
Tables de buffetqté 6
Bureau d’accueil
Portants de logeqté 4
Cintresqté 40

Matériel de cirque

Sol du cirque
Balles de jonglageqté 30
Foulards de jonglageqté 30
Balles de jonglageqté 20
Clubs de jonglageqté 12
Cerceaux en plastiqueqté 20
Diabolosqté 12
Bâtons de jeuqté 8
Échassesqté 12
Poutre d'équilibre
Kit de rola-rolaqté 2
Nez rougesqté 80
Bordures de scèneqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Enceinte Bluetoothqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes à pilesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 3
Ballonsqté 300
Affiches de cirqueqté 20
Pupitres de programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 18

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 350
Gobelets à café réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 350
Couverts réutilisablesqté 350
Louchesqté 12
Ciseauxqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Plateaux de serviceqté 20
Bacs de stockageqté 20
Bouteilles isothermesqté 6
Balance de cuisine

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 12
Tapis antidérapantsqté 12
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu avant de confirmer les artistes : vérifiez l’espace disponible pour le sol de cirque, les gradins ou chaises, les tentes et les cheminements du public.
Construisez le programme par créneaux, en séparant spectacles et ateliers. Prévoyez au moins 15 minutes entre deux activités pour les changements de matériel, les déplacements et les retards.
Ne commandez pas le catering avant d’avoir recueilli les besoins alimentaires et traité les inscriptions. Utilisez les effectifs confirmés pour calculer les repas et les boissons plutôt que les invitations envoyées.
Attribuez les bénévoles à des postes précis : accueil, circulation, loges, ateliers et rangement. Imprimez le déroulé et les informations artistes pour que chaque responsable puisse agir sans chercher la dernière version.
Vérifiez la météo plusieurs jours avant, puis préparez le plan pluie avant l’arrivée du matériel. Identifiez à l’avance où déplacer les ateliers, les haut-parleurs, les projecteurs LED et les équipements de jonglage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de cirque ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un festival avec artistes, ateliers, autorisations et location de matériel. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les réservations, les bénévoles, le catering et le plan météo.
Quand faut-il réserver les artistes de cirque ?: Réservez les artistes dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 8 à 10 semaines avant le festival. Confirmez ensuite les horaires, les besoins techniques et le contenu des ateliers par écrit au plus tard 2 semaines avant.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de cirque ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la circulation et 1 par atelier ou zone active. Pour un événement de 50 personnes, comptez généralement 5 à 8 bénévoles afin de couvrir aussi les pauses et le rangement.
Que prévoir en cas de pluie pour un festival de cirque ?: Préparez un plan de repli au moins 7 jours avant, avec un espace couvert assez grand pour le public et les ateliers. Décidez alors quels numéros sont maintenus, déplacés ou annulés, et informez les artistes, bénévoles et participants dès que la décision est prise.

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