Checklist pour organiser un festival de chœurs

Un festival de chœurs demande une coordination précise entre les groupes, la scène et l’accueil du public. Commencez par confirmer la date, le lieu et les chorales participantes, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins alimentaires, techniques et les horaires de passage doivent être recueillis assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Cette checklist rassemble 76 tâches et 83 éléments à prévoir, de la communication au démontage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les chorales participantes
2 personnes
Recenser les spectacles
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les horaires de passage
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Rédiger le texte promotionnel
Publier l’événement en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les coordonnées des chorales
Faire les réservations
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Informer les chœurs participants
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Établir la répartition des microphones
2 personnes
Créer le plan de scène
2 personnes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Briefer l’animateur
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Imprimer le programme
Créer des panneaux de direction
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Accueillir les chorales
3 personnes
Accompagner la chorale au vestiaire
2 personnes
Lancer la musique d’ambiance
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer la billetterie
2 personnes
Accompagner le public à la salle
2 personnes
Ouvrir le festival
Annoncer les spectacles
Surveiller le niveau sonore
2 personnes
Effectuer les changements de chorales
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Lancer la musique de pause
Annoncer la prestation de clôture
Clôturer le festival
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Saluer les chorales
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Vider les conteneurs à déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Pieds de micro de scèneqté 12
Tablesqté 12
Chaisesqté 180
Chaises des vestiairesqté 40
Portants à vêtementsqté 4
Tables de vestiaireqté 2
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à théqté 150
Verres à eauqté 200
Assiettesqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Cuillères à caféqté 150
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Table de mixage
Intervenants actifsqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphones sans filqté 4
Microphones filairesqté 8
Boîtiers DIqté 2
Câbles de microqté 12
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Lecteur audio
Pupitres de musiqueqté 20
Chaises pliantes pour les musiciensqté 40
Boîte à outilsqté 2
Rallonges à enrouleurqté 4
Piles de rechangeqté 24
Ruban gafferqté 6
Serre-câblesqté 100
Adaptateurs de priseqté 8

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Banderoles du festivalqté 6
Panneaux d’annonceqté 6
Panneaux de directionqté 12
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Pupitres de programmeqté 6
Crochets adhésifsqté 30
Cordeqté 2
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Bacs de rangementqté 12
Bac à vaisselleqté 2
Serviettesqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Ensembles serpillière et seauxqté 2
Porte-sacs-poubelleqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 8
Seaux de nettoyageqté 4

Bureau

Stylos à billeqté 30
Presse-papiersqté 8
Papier d’impressionqté 2
Dossiers du programmeqté 10
Numéros de vestiaireqté 200
Caisse d'espèces

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Extincteurqté 2
Tapis antidérapantsqté 6

Conseils

Demandez à chaque chorale ses coordonnées, ses effectifs et ses besoins alimentaires au moins 4 semaines avant le festival. Vous pourrez ainsi réserver les repas et calculer les quantités sans travailler sur des estimations.
Fixez les horaires de passage après avoir recensé les spectacles. Prévoyez une marge de 10 à 15 minutes entre deux groupes pour les entrées, les sorties et les changements de microphones.
Établissez le plan de scène avec la répartition des microphones, les pupitres et les retours avant les répétitions. Faites un test complet de la table de mixage, des câbles, des rallonges et des multiprises le jour précédent.
Répartissez les bénévoles par créneau plutôt que par tâche unique : accueil, vestiaire, buffet, accompagnement des chorales et régie. Prévoyez au moins une personne référente pour chaque zone pendant toute la durée du festival.
Imprimez le programme et préparez l’accueil avant l’arrivée des premiers participants. Gardez quelques exemplaires supplémentaires et vérifiez que les tables, chaises, portants, poubelles et éléments de scène sont installés au même endroit que sur le plan.

Questions fréquentes

Quand contacter les chorales pour un festival de chœurs ?: Contactez les chorales participantes au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Demandez dès le premier échange leurs disponibilités, leurs effectifs, la durée du spectacle et leurs besoins techniques.
Combien de temps prévoir entre deux chorales ?: Prévoyez généralement 10 à 15 minutes entre deux passages. Cette marge couvre l’installation, le réglage des microphones, la sortie du groupe précédent et l’accueil du suivant.
Quand fermer les inscriptions à un festival de chœurs ?: Fermez les inscriptions environ 2 semaines avant le festival si vous devez commander le catering et imprimer le programme. Gardez ensuite une liste des changements urgents jusqu’au jour de l’événement.
Quand tester la technique pour un festival de chœurs ?: Faites un premier test complet la veille, puis une vérification rapide au moins 2 heures avant l’ouverture. Contrôlez notamment les microphones filaires et sans fil, les moniteurs, les câbles, les boîtiers DI et le lecteur audio.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.