Chorfestival organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Chorfestival braucht früh klare Absprachen mit allen teilnehmenden Chören. Bestätige zuerst Datum und Ort, erfasse Auftritte und Kontaktdaten und lege danach Programm und Auftrittszeiten fest. In den letzten Wochen kommen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Catering, Helfereinteilung und technische Anforderungen hinzu. Kurz vor dem Festival prüfst du Bühne, Mikrofone, Mischpult, Notenpulte und den Ablauf vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Teilnehmende Chöre ansprechen
2 Personen
Auftritte erfassen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Auftrittszeiten bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbetext erstellen
Veranstaltung online veröffentlichen
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Kontaktdaten der Chöre erfassen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Tretende Chöre informieren
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Mikrofon-Layout erstellen
2 Personen
Bühnenaufteilung erstellen
2 Personen
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Moderator briefen
Technik testen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Programm drucken
Wegweiser erstellen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Bühne aufbauen
6 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone aufstellen
2 Personen
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Chöre empfangen
3 Personen
Chöre in den Umkleideraum begleiten
2 Personen
Einlassmusik starten
Besucher empfangen
4 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Kartenverkauf abwickeln
2 Personen
Publikum in den Saal begleiten
2 Personen
Festival eröffnen
Auftritte ankündigen
Lautstärke überwachen
2 Personen
Chöre wechseln
4 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Pausenmusik starten
Abschlussauftritt ankündigen
Festival abschließen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Chöre verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Bühne abbauen
6 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Abfallcontainer leeren
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- BühnentreppenAnz. 2
- BühnemikrofonständerAnz. 12
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 180
- UmkleidestühleAnz. 40
- KleiderständerAnz. 4
- GarderobentischeAnz. 2
- BuffetischeAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 150
- TeegläserAnz. 150
- WassergläserAnz. 200
- TellerAnz. 180
- GebäckgabelnAnz. 180
- TeelöffelAnz. 150
- ServiertablettsAnz. 12
Ausstattung
- Mischpult
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- BühnemonitoreAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- KabelmikrofoneAnz. 8
- DI-BoxenAnz. 2
- MikrofonkabelAnz. 12
- AudiokabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Laptop
- Musikplayer
- NotenpulteAnz. 20
- Klappstühle für MusikerAnz. 40
- WerkzeugkisteAnz. 2
- KabeltrommelnAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 24
- Gaffer TapeAnz. 6
- KabelbinderAnz. 100
- SteckeradapterAnz. 8
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
- LichterkettenAnz. 4
Dekoration
- FestivalsbannerAnz. 6
- AnkündigungsschilderAnz. 6
- WegweiserAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- ProgrammständerAnz. 6
- KlebehakenAnz. 30
- SeilAnz. 2
- NamensschilderAnz. 120
- BadgehalterAnz. 120
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- SchälchenAnz. 16
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- SpülwanneAnz. 2
- HandtücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- Wischmopp- und EimersetsAnz. 2
- MüllsackhalterAnz. 8
- ToilettenbürstenAnz. 4
- GummihandschuheAnz. 8
- PutzeimerAnz. 4
Büro
- KugelschreiberAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 8
- DruckpapierAnz. 2
- ProgrammhefteAnz. 10
- GarderobennummernAnz. 200
- Bargeldkasse
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- TaschenlampenAnz. 4
- SicherheitswestenAnz. 8
- FeuerlöscherAnz. 2
- Rutschfeste MattenAnz. 6
Tipps
- Hole technische Anforderungen spätestens drei Wochen vor dem Festival ein. Frage jeden Chor nach Mikrofonbedarf, Instrumenten, Anschlüssen und besonderen Bühnenwünschen, bevor du Mikrofon-Layout und Bühnenaufteilung erstellst.
- Plane die Auftrittszeiten mit mindestens 15 Minuten Wechselzeit zwischen den Chören. So bleiben Umbauten, Aufstellen der Notenpulte und der Weg von der Garderobe zur Bühne realistisch.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und berechne die Cateringmengen erst nach dem Anmeldeschluss. Berücksichtige dabei auch Helfer, Moderation und Technikteam.
- Teile Freiwillige für Einlass, Garderobe, Buffet, Bühnenumbau und Technik ein und gib jeder Schicht eine konkrete Startzeit. Für einen reibungslosen Ablauf sollte die erste Helferbesprechung mindestens 60 Minuten vor Beginn stattfinden.
- Teste Mischpult, aktive Lautsprecher, Bühnenmonitore, Funk- und Kabelmikrofone spätestens am Vortag. Prüfe zusätzlich Mikrofonkabel, Audiokabel, DI-Boxen und Verlängerungskabel, damit am Veranstaltungstag nichts gesucht werden muss.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Chorfestival organisieren?
- Beginne mindestens sechs Monate vorher mit Datum, Ort und der Ansprache der Chöre. Programm, Auftrittszeiten und technische Anforderungen sollten spätestens sechs bis acht Wochen vor dem Festival feststehen.
- Wie viel Zeit braucht ein Chor für den Auftrittswechsel?
- Plane mindestens 15 Minuten pro Wechsel ein, bei großen Bühnenaufbauten eher 20 bis 30 Minuten. In dieser Zeit müssen Chöre abgehen, Notenpulte oder Mikrofone angepasst und die nächste Gruppe aufgestellt werden.
- Wann soll man die Cateringmengen für ein Chorfestival berechnen?
- Berechne die Mengen nach dem Anmeldeschluss, idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Festival. Addiere zu den bestätigten Teilnehmenden die Helfer, Moderation und das Technikteam.
- Wie viele Helfer braucht ein Chorfestival?
- Plane mindestens eine Person für Einlass, eine für Garderobe, zwei für Bühne und Umbauten sowie eine verantwortliche Person für Technik ein. Bei mehreren parallelen Aufgaben brauchst du pro zusätzlicher Schicht meist zwei bis drei weitere Helfer.
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