Checklist para organizar un festival de coros

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el lugar y la participación de cada coro antes de preparar la promoción. Pide también un contacto directo y registra las preferencias dietéticas para no tener que perseguir esa información durante la semana del festival.
• Elabora el programa a partir de las actuaciones confirmadas y envía los horarios a los coros participantes. Reserva tiempo entre actuaciones para cambios de escenario, colocación de atriles y ajustes de micrófonos.
• Recopila las necesidades técnicas de cada coro con antelación y prepara una distribución del escenario por actuación. Prueba la mesa de mezclas, los altavoces, los monitores, los micrófonos y las cajas DI antes de que llegue el público.
• Asigna voluntarios a funciones concretas, como recepción, guardarropa, escenario y catering, y entrega al presentador una versión final del programa. Con una lista de nombres y turnos se evitan huecos durante las actuaciones.
• Haz la compra cuando las cantidades de catering estén calculadas y comprueba los materiales antes del montaje. Cuenta la vajilla, las mesas, las sillas, los percheros, los cables y las regletas; imprime el programa solo después de confirmar los últimos horarios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de coros?

Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, coros y reservas. Deja la última semana para la prueba técnica, la compra final, la impresión del programa y la confirmación de horarios.

¿Cuándo hay que cerrar el programa de un festival de coros?

Procura cerrar una versión operativa 2 semanas antes, cuando las actuaciones y sus duraciones estén confirmadas. Envía los horarios a los coros y entrega al presentador la versión definitiva después de la última comprobación.

¿Qué hay que comprobar del sonido antes de un festival de coros?

Comprueba como mínimo la mesa de mezclas, los altavoces activos, los monitores, los micrófonos, las cajas DI y todos los cables. Haz una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de la apertura, con la distribución real del escenario.

¿Cómo calcular el catering para un festival de coros?

Calcula las raciones según el número confirmado de participantes, voluntarios e invitados, y añade un margen del 10 % para imprevistos. Recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes de hacer la compra.

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