Checklist pour organiser un festival d’orchestres

Un festival d’orchestres demande de coordonner les formations, leurs répertoires, les horaires et les besoins techniques. Commence par fixer la date et le programme, puis réserve le lieu et vérifie les autorisations avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions des orchestres et du public servent ensuite à dimensionner la scène, les pupitres, les places assises et le catering. Utilise cette checklist pour suivre les préparatifs jusqu’à l’installation et l’accueil le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
3 personnes
Inviter les orchestres
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Planifier les spectacles
2 personnes
Rassembler le répertoire et les horaires
2 personnes
Enregistrer les contacts
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions du public
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Organiser le stationnement
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Commander les imprimés
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Imprimer le programme
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Étiqueter les pupitres
2 personnes
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Aménager la salle pour les partitions
2 personnes
Élaborer l'orientation du public
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Tester la technique
4 personnes
Tester l’installation des instruments
3 personnes

Événement

Accueillir les orchestres
4 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Accompagner les orchestres vers l’espace de jeu
2 personnes
Annoncer les spectacles
Gérer les micros
2 personnes
Gérer l’éclairage
Annoncer la pause
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Clore la dernière performance
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Faire récupérer les instruments
2 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Démonter la sono
4 personnes
Remettre le mobilier en place
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podiumqté 2
Chaisesqté 180
Tables bistrotqté 12
Tables de buffetqté 6
Table d’accueilqté 2
Portantsqté 3
Chaises pliantesqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 6

Équipement

Pupitres de musiqueqté 80
Pupitres de chef d'orchestreqté 6
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Enceintes de monitoringqté 2
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Lampes de pupitreqté 20
Pinces pour pupitreqté 80
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Imprimantes d’étiquettes
Agrafeusesqté 3
Planchettes à écrireqté 6
Boîtes à outilsqté 2
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8
Piles AAqté 32
Piles AAAqté 32

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 16
Pichets de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8

Décoration

Nappesqté 18
Tentures de scèneqté 4
Ballonsqté 120
Poids pour ballonsqté 8
Pupitres de programmeqté 10
Badges nominatifsqté 100
Plantes décorativesqté 12
Flèches de directionqté 20
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 8
Braceletsqté 250
Numéros de vestiaireqté 250
Capes de pluie jetablesqté 50

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateursqté 2
Gants de nettoyageqté 12

Conseils

Fixe les horaires de passage avant de finaliser le programme imprimé. Prévois des créneaux précis pour l’installation, les balances et le changement de pupitres entre deux orchestres.
Demande les besoins techniques avec les inscriptions, au moins 3 à 4 semaines avant le festival. Le nombre de microphones, pieds, boîtiers DI et retours dépend directement des formations accueillies.
Prépare la scène à partir d’un plan coté : position des éléments de podium, escalier, chaises, pupitres et micros. Garde une configuration de secours si un orchestre compte plus de musiciens que prévu.
Ne limite pas l’accueil aux badges et au programme. Imprime la liste des contacts, installe les panneaux de direction et désigne des bénévoles pour le stationnement, l’orientation et les changements de plateau.
Vérifie les détails souvent oubliés la veille : lampes de pupitre, pinces pour partitions, rallonges, multiprises, passe-câbles et éclairage à piles. Teste chaque circuit électrique avant l’arrivée des orchestres.

Questions fréquentes

Quand réserver la salle pour un festival d’orchestres ?: Réserve le lieu idéalement 4 à 6 mois avant la date, surtout si le festival nécessite une scène, des zones de stationnement et plusieurs espaces pour les musiciens. Vérifie les autorisations dès la réservation.
Combien de temps avant faut-il inviter les orchestres ?: Envoie les invitations au moins 10 à 12 semaines avant le festival. Fixe une date limite d’inscription située environ 6 semaines avant l’événement afin de construire le programme et de recueillir les besoins techniques.
Que faut-il prévoir pour la scène d’un festival d’orchestres ?: Prévois les éléments de podium, l’escalier, les chaises, les pupitres de musique et les pupitres de chef d’orchestre. Ajoute les microphones, pieds, câbles, retours et lampes de pupitre selon les informations reçues de chaque formation.
Quand préparer le programme et les badges ?: Finalise le programme et les badges nominatifs 7 à 10 jours avant le festival, après avoir confirmé les inscriptions et les horaires. Imprime aussi les panneaux de direction et la liste de contacts avant l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.