Orchesterfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm zuerst fest und lade die Orchester danach ein. Plane für Rückmeldungen mindestens zwei bis drei Wochen ein, bevor du Auftritte und Zeiten endgültig zusammenstellst.
• Sammle technische Anforderungen jedes Orchesters schriftlich: benötigte Mikrofone, DI-Boxen, Monitorspeaker, Notenpulte und Anschlüsse. Eine Abfrage vier bis sechs Wochen vor dem Festival lässt Zeit, fehlendes Equipment zu reservieren.
• Plane die Bühne nicht nur nach der Zahl der Musiker. Zeichne Bühnenaufteilung, Bühnentreppe, Dirigentenpult und Wege zum Notenraum ein; beschrifte die Notenständer vor dem Aufbau, damit der Wechsel zwischen Auftritten schneller funktioniert.
• Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Publikumsanmeldungen und gib die endgültige Personenzahl spätestens sieben Tage vor dem Festival an das Catering weiter. Rechne außerdem Empfangstisch, Buffetische, Geschirr und wiederverwendbare Trinkgläser in den Aufbauplan ein.
• Drucke Kontaktliste, Programm, Namensschilder und Routenschilder spätestens am Vortag. Lege Kabelmatten, Verlängerungskabel und Beschilderung vor Einlass bereit und teile Helfer in feste Schichten für Empfang, Besucherlenkung und Technik ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Orchesterfestival planen?

Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Programm und Location. Orchester, Technik und Catering sollten spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin angefragt oder reserviert sein.

Wie viele Wochen vorher sollte man Orchester einladen?

Verschicke die Einladungen etwa acht bis zwölf Wochen vor dem Festival. Setze eine Rückmeldefrist von zwei bis drei Wochen und plane danach Auftritte, Repertoire und Spielzeiten verbindlich ein.

Wann muss die Technik für ein Orchesterfestival feststehen?

Sammle die technischen Anforderungen vier bis sechs Wochen vorher und reserviere Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Kabel und Monitorspeaker anschließend. Einen detaillierten Bühnen- und Soundcheckplan solltest du spätestens sieben Tage vor dem Festival abschließen.

Wann soll man Catering und Ernährungswünsche melden?

Erfasse Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung und bestätige die endgültige Anzahl der Personen mindestens sieben Tage vor dem Festival. So bleiben Buffet, Getränke, Tassen, Teller und Besteck rechtzeitig planbar.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst