Checklist para organizar un festival de orquestas
Un festival de orquestas necesita coordinar músicos, repertorios, horarios, público y equipos técnicos sin dejar cabos sueltos. Empieza fijando la fecha y el programa, y trabaja después con plazos claros para invitaciones, inscripciones, permisos y reservas. La parte que más tarde se complica suele ser la técnica: cada orquesta puede necesitar una distribución distinta, atriles, micrófonos o monitores. Esta checklist reúne las gestiones del plan, desde los primeros contactos hasta el montaje y la circulación del público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
3 personas
Invitar a las orquestas
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Planificar las actuaciones
2 personas
Reunir repertorio y horarios
2 personas
Registrar los contactos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar las inscripciones del público
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Hacer los acuerdos de aparcamiento
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Reservar técnica
2 personas
Encargar material impreso
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Imprimir el programa
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Etiquetar los atriles
2 personas
Definir la distribución del escenario
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Montar sala de partituras
2 personas
Definir la circulación del público
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar el punto de café y té
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el escenario
6 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Colocar las sillas
5 personas
Montar mesas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Probar la técnica
4 personas
Probar la instalación de instrumentos
3 personas
Evento
Recibir a las orquestas
4 personas
Recibir al público
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Acompañar a las orquestas al área de actuación
2 personas
Anunciar las actuaciones
Operar los micrófonos
2 personas
Controlar la iluminación
Anunciar el descanso
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir café y té
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Registrar objetos perdidos
Cerrar la última actuación
2 personas
Despedir al público
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
3 personas
Recoger los instrumentos
2 personas
Desmontar el escenario
6 personas
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 12
- Escalera del escenariocant. 2
- Sillascant. 180
- Mesas bistrocant. 12
- Mesas de buffetcant. 6
- Mesa de recepcióncant. 2
- Percheroscant. 3
- Sillas plegablescant. 12
- Postes separadorescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 6
Equipo
- Atriles de músicacant. 80
- Atriles de directorcant. 6
- Micrófonoscant. 8
- Soportes de micrófonocant. 8
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Altavoces de monitorcant. 2
- Cajas DIcant. 4
- Cables XLRcant. 12
- Cables de audiocant. 8
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Lámparas de atrilcant. 20
- Pinzas para atrilescant. 80
- Walkie-talkiescant. 8
- Baterías externascant. 6
- Estaciones de cargacant. 2
- Impresoras de etiquetas
- Grapadorascant. 3
- Portapapelescant. 6
- Maletines de herramientascant. 2
- Bridascant. 200
- Cinta gaffercant. 8
- Pilas AAcant. 32
- Pilas AAAcant. 32
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 220
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 220
- Cubiertoscant. 220
- Bandejas para servircant. 16
- Jarras para servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 8
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharonescant. 8
Decoración
- Mantelescant. 18
- Telones de escenariocant. 4
- Globoscant. 120
- Pesos para globoscant. 8
- Atriles para programascant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Plantas decorativascant. 12
- Flechas de rutacant. 20
- Paneles informativoscant. 8
- Pizarrascant. 4
- Rotuladores de tizacant. 8
- Pulserascant. 250
- Números de guardarropacant. 250
- Impermeables desechablescant. 50
Catering
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Aspiradorascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 12
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y las invitaciones a las orquestas antes de abrir las inscripciones del público. Así puedes publicar horarios realistas y detectar pronto los huecos del repertorio.
- Pide las necesidades técnicas junto con la inscripción de cada orquesta. Anota canales, micrófonos, cajas DI, monitores, atriles y tiempos de cambio para que la mesa de mezclas no se convierta en un problema el día del festival.
- Reserva el lugar y comprueba los permisos con varias semanas de margen. Confirma también el aparcamiento, la entrada de instrumentos y la ruta que seguirá el público desde la recepción hasta la sala.
- Prepara un único registro de contactos y usa la misma información para invitaciones, voluntarios, identificaciones y listas impresas. Lleva una copia en papel el día del evento por si falla la conexión o cambia un teléfono.
- Diseña el escenario y la circulación antes de pedir el mobiliario y la iluminación. Cuenta las sillas, mesas, atriles, focos, cables y alfombrillas necesarias, y deja espacio para que músicos y público no se crucen durante los cambios.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de orquestas?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas fija la fecha, contacta con las orquestas y reserva el lugar; deja las últimas 2 semanas para confirmar horarios, permisos, catering, voluntarios y necesidades técnicas.
- ¿Cuándo debo pedir las necesidades técnicas de cada orquesta?
- Solicítalas al enviar la invitación o al abrir la inscripción, como mínimo 6 semanas antes. Pide una respuesta cerrada sobre micrófonos, atriles, monitores, cajas DI, conexiones y distribución del escenario.
- ¿Cuándo se prepara el programa del festival?
- Haz una primera versión cuando estén confirmadas las orquestas y el repertorio, aproximadamente 4 semanas antes. Ciérrala e imprímela entre 7 y 10 días antes, después de revisar horarios, nombres y duración de las actuaciones.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de orquestas?
- Para un festival pequeño, calcula al menos 1 persona en recepción, 1 responsable de escenario, 1 apoyo técnico y 1 persona para orientar al público por cada turno. Añade un margen de 20 minutos entre actuaciones para cubrir descansos y cambios.
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