La checklist pour organiser un festival d’art vidéo

Un festival d’art vidéo se prépare autant sur les contenus que sur la technique. Il faut verrouiller la date et le programme, suivre les artistes, récupérer les vidéos dans les bons formats, puis tester chaque projection sur place. Cette checklist de 73 tâches vous aide à avancer dans l’ordre, des premières réservations jusqu’à l’accueil du public. Elle inclut aussi les détails souvent oubliés : sauvegardes, signalétique, trajets, besoins alimentaires et répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du festival
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Contacter les artistes
2 personnes
Collecter les vidéos soumises
2 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Élaborer l’agencement du lieu
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le programme sur le site web
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Confirmer les trajets des artistes
Mettre en page le programme
Imprimer les livrets de programme
Concevoir la signalétique
Imprimer la signalisation
Vérifier les formats vidéo
2 personnes
Créer des copies de sauvegarde
2 personnes
Rassembler les images et les titres
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Mettre les vidéos sur les lecteurs
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger le matériel technique
4 personnes
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Installer les écrans
3 personnes
Installer les projecteurs
3 personnes
Brancher les lecteurs multimédias
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer les points d'information
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges
Tests techniques finaux
3 personnes
Accueil des artistes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Assurer l'accueil en salle
4 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Lancer les projections
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir les tables de catering propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer le programme de la pause
Animer les échanges avec les artistes
2 personnes
Annoncer la dernière représentation
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Démonter le mobilier
3 personnes
Emballer les écrans et les projecteurs
3 personnes
Enrouler les câbles
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses non utilisées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 8
Chaisesqté 160
Tabourets de barqté 12
Table d'inscription
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Vidéoprojecteursqté 6
Écrans de projectionqté 6
Lecteurs multimédiasqté 8
Ordinateurs portablesqté 3
Moniteursqté 4
Casques audioqté 12
Amplificateurs pour casqueqté 4
Répartiteurs HDMIqté 4
Câbles HDMIqté 12
Câbles DisplayPortqté 6
Clés USBqté 8
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 16
Goulottes de câblesqté 12
Gafferqté 8
Sets de piedsqté 8
Télécommandes de secoursqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 6
Tissus occultants noirsqté 12
Lampes à batterieqté 12

Vaisselle

Verresqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Bacs de rangementqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8

Décoration

Panneaux d’informationqté 12
Panneaux des artistesqté 24
Nappesqté 8
Murs photoqté 2
Crochets adhésifsqté 40
Papier d’impressionqté 2
Marqueursqté 2
Porte-badgesqté 180
Lanyardsqté 180
Brochures du programmeqté 180
Stylosqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demandez les vidéos et les titres définitifs assez tôt pour contrôler les formats avant l’impression du programme. Prévoyez au moins deux copies de sauvegarde par œuvre, sur des clés USB distinctes.
Testez chaque vidéoprojecteur, écran, lecteur multimédia, câble HDMI ou DisplayPort et répartiteur avant l’ouverture. Gardez une télécommande de secours, du gaffer et des rallonges accessibles pendant toute la projection.
Pour chaque salle, notez la position des écrans, des chaises, des tabourets et des tables, puis vérifiez les chemins de câbles. Les goulottes, multiprises et tissus occultants évitent les problèmes visibles et les reflets le jour du festival.
Ne laissez pas les trajets des artistes et leurs besoins alimentaires pour la dernière semaine. Confirmez les horaires, centralisez les inscriptions et transmettez au traiteur le nombre final de repas selon le délai convenu.
Préparez la signalétique avant l’installation : entrée, inscription, salles, sanitaires et circulation entre les projections. Imprimez aussi quelques exemplaires supplémentaires des livrets de programme, car ils disparaissent rapidement à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival d’art vidéo ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour confirmer la date, réserver le lieu, établir le programme et contacter les artistes. Gardez les 7 derniers jours pour les tests techniques, les impressions, les confirmations de trajets et l’installation.
Quand faut-il demander les vidéos aux artistes ?: Demandez les fichiers au moins 4 semaines avant le festival, avec les formats, les titres et les crédits attendus. Vous aurez ainsi le temps de vérifier la lecture, de créer deux copies de sauvegarde et de charger les vidéos sur les lecteurs multimédias.
Quand imprimer le programme d’un festival d’art vidéo ?: Imprimez les livrets environ 10 à 14 jours avant l’événement, une fois le programme, les artistes et les horaires confirmés. Gardez une petite marge pour corriger une modification tardive et prévoir des exemplaires de réserve.
Combien de temps avant l’ouverture faut-il installer les projections ?: Commencez l’installation technique au moins 4 heures avant l’ouverture si plusieurs salles sont utilisées. Réservez ensuite 60 à 90 minutes pour tester les vidéos, régler les écrans et contrôler le son au casque ou sur moniteurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.