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Videokunstfestival organisieren: die Checkliste

Ein Videokunstfestival steht und fällt mit einem belastbaren Ablauf und funktionierender Technik. Kläre zuerst Datum, Räume und Programm, bevor du Einladungen verschickst oder Equipment buchst. Sammle von jedem Beitrag frühzeitig Format, Bild, Titel und technische Anforderungen; so bleiben kurz vor der Eröffnung weniger Überraschungen. Plane außerdem Zeit für Tests, Sicherheitskopien, Beschilderung und die Einweisung der Betreuung ein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Festlegung bis zum geladenen Video-Player.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Festivaldatum bestätigen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • Künstler ansprechen

    2 Personen

  • Videoeinsendungen sammeln

    2 Personen

  • Technische Anforderungen erfassen

    2 Personen

  • Raumaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Website-Programm veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Künstlerreisen bestätigen

  • Programmheft gestalten

  • Programmhefte drucken

  • Beschilderung entwerfen

  • Beschilderung drucken

  • Videoformate prüfen

    2 Personen

  • Sicherheitskopien erstellen

    2 Personen

  • Bilder und Titel sammeln

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Equipment abholen

    2 Personen

  • Videos auf Player laden

    2 Personen

  • Technik testen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Technik ausladen

    4 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    2 Personen

  • Abschrankungen aufstellen

    3 Personen

  • Projektoren aufstellen

    3 Personen

  • Medienplayer anschließen

    2 Personen

  • Kabel sicher abkleben

    2 Personen

  • Beleuchtung einstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Infopunkte einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Badges bereitlegen

  • Technik-Endtests

    3 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Raumbetreuung übernehmen

    4 Personen

  • Künstler begleiten

    2 Personen

  • Vorführungen starten

    2 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Cateringtische sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Pausenprogramm ankündigen

  • Künstlergespräche begleiten

    2 Personen

  • Letzte Vorstellung ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Möbel abbauen

    3 Personen

  • Bildschirme und Projektoren einpacken

    3 Personen

  • Kabel aufrollen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Nicht verwendete Einkäufe aufräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Rechteckige TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 160
  • BarhockerAnz. 12
  • Registrierungstisch
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

  • VideoprojektorenAnz. 6
  • ProjektionsleinwändeAnz. 6
  • MedienplayerAnz. 8
  • LaptopsAnz. 3
  • BetreuerAnz. 4
  • KopfhörerAnz. 12
  • KopfhörerverstärkerAnz. 4
  • HDMI-SplitterAnz. 4
  • HDMI-KabelAnz. 12
  • DisplayPort-KabelAnz. 6
  • USB-SticksAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 16
  • KabelkanäleAnz. 12
  • Gaffa-TapeAnz. 8
  • StativsetsAnz. 8
  • ErsatzfernbedienungenAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 12
  • LichtstativeAnz. 6
  • Schwarze VerdunkelungsstoffeAnz. 12
  • BatterielampenAnz. 12

Geschirr

  • GläserAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 8

Dekoration

  • InfotafelnAnz. 12
  • Künstler-SchilderAnz. 24
  • TischdeckenAnz. 8
  • FotowändeAnz. 2
  • KlebehakenAnz. 40
  • DruckpapierAnz. 2
  • StifteAnz. 2
  • BadgehalterAnz. 180
  • LanyardsAnz. 180
  • ProgrammhefteAnz. 180
  • StifteAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • HandfegerAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Fordere technische Angaben und Videodateien spätestens vier Wochen vor dem Festival an. Prüfe Auflösung, Seitenverhältnis, Dateiformat und Ton nicht erst beim Aufbau vor Ort.
  • Plane den Raum erst, wenn die Zahl der Projektoren, Leinwände und Kopfhörerstationen feststeht. Zeichne Laufwege, Registrierung, Garderobe und Kabelkanäle ein und halte Fluchtwege frei.
  • Erstelle von jeder eingegangenen Arbeit mindestens eine Sicherheitskopie auf einem zweiten Speichermedium. Teste die Dateien zusätzlich auf genau den Medienplayern oder Laptops, die beim Festival eingesetzt werden.
  • Buche Künstlerreisen und bestätige Reservierungen mindestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin. Fehlende Reise- oder Ankunftsdaten werden sonst schnell zum Problem für Aufbau, Proben und Programmheft.
  • Setze für Technik und Betreuung einen eigenen Testblock von mindestens zwei Stunden am Vortag an. Lade alle Videos vor Beginn auf die Player, prüfe HDMI- und DisplayPort-Verbindungen und markiere Ersatzkabel sowie Fernbedienungen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Videokunstfestival planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Räumen und Programm. Spätestens 4 Wochen vor der Eröffnung sollten Einsendungen, technische Anforderungen und Künstlerkontakte vorliegen.
Wann soll ich die Videos für ein Videokunstfestival anfordern?
Fordere die Dateien mindestens 4 Wochen vor dem Festival an. So bleiben dir 2 bis 3 Wochen für Formatprüfung, Rückfragen, Sicherheitskopien und das Laden auf die Player.
Wie viel Zeit brauche ich für den Technikcheck?
Plane mindestens 2 Stunden am Vortag für Projektoren, Leinwände, Player, Kopfhörer und Kabel ein. Bei mehreren Vorführräumen sind 3 bis 4 Stunden realistischer, besonders wenn Dateien nachbearbeitet oder neu geladen werden müssen.
Wann sollten Einladungen und das Programm online sein?
Veröffentliche das geprüfte Programm etwa 3 Wochen vor dem Festival und verschicke die Einladungen danach. Lass mindestens 7 bis 10 Tage für Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Einsatzplanung der Freiwilligen.

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