Checklist para organizar un festival de arte y vídeo
Un festival de arte y vídeo combina programación cultural, proyecciones y mucha coordinación técnica. Empieza confirmando la fecha y el espacio, y después cierra el programa con los artistas y los vídeos que se mostrarán. Antes de anunciarlo, revisa permisos, distribución del recinto, necesidades técnicas e inscripciones. La última semana debe centrarse en probar formatos, cargar los vídeos, preparar la señalización y confirmar viajes, voluntariado y catering.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha del festival
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Contactar con artistas
2 personas
Recopilar vídeos enviados
2 personas
Inventariar los requisitos técnicos
2 personas
Desarrollar la distribución del recinto
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el programa del sitio web
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Programar voluntarios
2 personas
Confirmar los viajes de los artistas
Maquetar el programa
Imprimir los folletos del programa
Diseñar la señalización
Imprimir señalización
Comprobar formatos de video
2 personas
Hacer copias de seguridad
2 personas
Recopilar imágenes y títulos
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Recoger el equipo
2 personas
Cargar los vídeos en los reproductores
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Descargar el equipo técnico
4 personas
Marcar la distribución de la sala
2 personas
Colocar pantallas
3 personas
Colocar los proyectores
3 personas
Conectar reproductores multimedia
2 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Ajustar la iluminación
2 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas
2 personas
Montar puntos de información
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar las acreditaciones
Pruebas finales de técnica
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Abrir las puertas
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Gestionar la supervisión de la sala
4 personas
Guiar a los artistas
2 personas
Iniciar las proyecciones
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpias las mesas de catering
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar el programa del descanso
Coordinar las reuniones con los artistas
2 personas
Anunciar la última proyección
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Desmontar el mobiliario
3 personas
Empacar pantallas y proyectores
3 personas
Enrollar cables
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar los productos no utilizados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas rectangularescant. 8
- Sillascant. 160
- Taburetes de barcant. 12
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 12
Equipo
- Proyectores de videocant. 6
- Pantallas de proyeccióncant. 6
- Reproductores multimediacant. 8
- Portátilescant. 3
- Monitorescant. 4
- Auricularescant. 12
- Amplificadores para auricularescant. 4
- Divisores HDMIcant. 4
- Cables HDMIcant. 12
- Cables DisplayPortcant. 6
- Memorias USBcant. 8
- Regletascant. 12
- Cables alargadorescant. 16
- Canaletas para cablescant. 12
- Cinta gaffercant. 8
- Sets de trípodescant. 8
- Mandos a distancia de repuestocant. 6
Iluminación
- Focos LEDcant. 12
- Trípodes de iluminacióncant. 6
- Telones negros opacoscant. 12
- Lámparas de bateríacant. 12
Vajilla
- Vasoscant. 180
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de servircant. 16
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 8
Decoración
- Carteles informativoscant. 12
- Carteles para artistascant. 24
- Mantelescant. 8
- Paredes para fotoscant. 2
- Ganchos adhesivoscant. 40
- Papel de impresióncant. 2
- Rotuladorescant. 2
- Portabadgescant. 180
- Lanyardscant. 180
- Programascant. 180
- Bolígrafoscant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 4
- Paños de microfibracant. 20
- Escobas de manocant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Escobillas de bañocant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de publicarlo en la web: así puedes maquetar e imprimir los folletos sin rehacerlos y das a cada artista información definitiva.
- Pide los vídeos con antelación y comprueba cada archivo en los reproductores previstos. Haz al menos una copia de seguridad antes de cargar las versiones finales.
- Haz un inventario técnico por sala: proyector, pantalla, reproductor, portátil, cables, regletas, alargadores y adaptadores. Reserva repuestos para los cables y mandos a distancia que puedan fallar.
- Dibuja la distribución del recinto antes de hacer reservas de mobiliario. Incluye mesa de registro, sillas, taburetes, percheros, separadores y espacio suficiente para el cableado protegido con canaletas y cinta gaffer.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas varios días antes de pedir el catering. Programa también los turnos de voluntariado y confirma los viajes de los artistas antes de la semana del festival.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de arte y vídeo?
- Empieza entre 3 y 6 meses antes, sobre todo si participan varios artistas o necesitas permisos y reservas. Deja la comprobación técnica y las copias de seguridad para la última semana.
- ¿Cuándo hay que pedir los vídeos a los artistas?
- Solicítalos al menos 4 semanas antes del festival para poder recopilar títulos e imágenes, comprobar formatos y pedir correcciones. Haz una prueba final y carga los archivos definitivos como mínimo 2 días antes.
- ¿Qué hay que revisar antes de proyectar los vídeos?
- Comprueba el formato, la resolución, el sonido y la compatibilidad con cada reproductor o portátil. Realiza una prueba completa en cada sala entre 24 y 48 horas antes, con proyectores, pantallas, cables y auriculares conectados.
- ¿Cuándo se confirma el catering y el voluntariado?
- Recoge las inscripciones y preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes. Confirma el pedido de catering y los turnos de voluntariado al menos 3 días antes para poder cubrir ausencias.
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