Checklist pour organiser une exposition canine

Une exposition canine demande de coordonner les inscriptions, les juges, les maîtres de ring et la circulation des chiens bien avant le jour J. Cette checklist de 78 tâches et 85 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, du choix du lieu à la remise des rubans. Prévois aussi les détails souvent oubliés : informations vétérinaires, horaires par catégorie, eau potable, sacs à déjections et documents imprimés. Le jour de l’exposition, chaque ring doit être identifié et opérationnel avant l’arrivée des premiers participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le règlement du spectacle
2 personnes
Contacter les membres du jury
Contacter les maîtres de ring
Faire appel à un vétérinaire
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les participants
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les informations des chiens
2 personnes
Établir la répartition des classes
2 personnes
Planifier les heures de départ par catégorie
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Composer le catalogue
2 personnes
Commander les prix et les rubans
Réserver le catering
Communiquer les règles pour les chiens
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Trier les prix et les rubans
2 personnes
Préparer les dossiers des participants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Balisage du ring
3 personnes
Poser les tapis de ring
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Balisage des parcours
2 personnes
Délimiter l’espace pour promener les chiens
2 personnes
Remplir les points d'eau
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les lots
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Accueillir les membres du jury
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les infos de départ
2 personnes
Orienter les chiens vers les rings
3 personnes
Annoncer l'ouverture
Accompagner les classes
4 personnes
Enregistrer les résultats
2 personnes
Préparer le matériel du ring
2 personnes
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
Informer les participants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Enlever les déchets et les déjections canines
3 personnes
Remplir les bacs à eau
2 personnes
Accompagner le public vers la finale
2 personnes
Encadrer la finale
4 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Annoncer la clôture
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les matériaux de l’anneau
3 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Archiver les résultats
Envoyer les résultats aux participants
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Conserver les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Table du juryqté 2
Table d'inscriptionqté 2
Poubellesqté 10
Portants à vêtementsqté 2
Cage pour chienqté 8
Table de toilettageqté 4
Parasolsqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante d'étiquettes
Imprimante
Stations de rechargeqté 3
Talkies-walkiesqté 8

Matériel d’anneau

Poteaux de délimitation de la pisteqté 24
Ruban de balisageqté 12
Tapis rondsqté 4
Laisses pour chiensqté 12
Numéros de tableqté 80
Tables du maître de pisteqté 4
Piquets de mesureqté 4
Bacs à eauqté 16
Contenants d'eau potableqté 8
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Cafetièreqté 4
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Bannières de spectacleqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 12
Nappesqté 12
Rosettesqté 80
Médaillesqté 40
Trophéesqté 12
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 30
Porte-badgesqté 80
Guirlandes de fanionsqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Plaques de refroidissementqté 8
Bouilloiresqté 3
Filtres à caféqté 100
Thermomètreqté 2

Nettoyage

Balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Épongesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Pompes de désinfectionqté 8
Distributeurs d'essuie-toutqté 8
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 12
Ramasse-crottes pour chiensqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Passe-câblesqté 12
Gants de travailqté 12
Gilets de sécuritéqté 12

Bureau

Cataloguesqté 100
Dossiers des participantsqté 80
Fiches de juryqté 200
Formulaires d'inscriptionqté 100
Presse-papiersqté 20
Marqueursqté 20
Stylos à billeqté 40
Agrafeusesqté 4
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Bloc-notesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu suffisamment tôt pour confirmer les membres du jury, les maîtres de ring et le vétérinaire avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifie aussi l’accès, les zones ombragées et l’espace nécessaire pour les rings.
Ferme les inscriptions avant de composer les classes et les horaires. Contrôle les informations de chaque chien, puis envoie la confirmation avec les règles, l’heure de départ et les besoins alimentaires signalés.
Prépare un dossier par participant avec badge, numéro et informations utiles. Imprime la liste des participants, le catalogue et les documents de secours au plus tard la veille, plutôt que de dépendre d’une imprimante le matin même.
Installe les rings avant l’accueil : poteaux, ruban de balisage, tapis ronds, tables du maître de piste et points d’eau. Prévois au moins une personne pour surveiller chaque zone pendant l’installation.
Répartis les prix et les rubans par classe avant l’ouverture. Place les sacs à déjections, les poubelles et les contenants d’eau potable à plusieurs endroits visibles afin d’éviter les files et les oublis autour des rings.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une exposition canine ?: Commence idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer le jury et le vétérinaire, ouvrir les inscriptions, commander les prix et établir les horaires.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une exposition canine ?: Envoie-les environ 8 à 12 semaines avant l’exposition, avec le règlement et le formulaire d’inscription. Fixe une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant le jour J pour traiter les dossiers et composer les classes.
Que faut-il prévoir pour les chiens le jour de l’exposition ?: Prévois des points d’eau potable, des bacs à eau, des distributeurs de sacs à déjections et une zone adaptée à l’attente des chiens. Ajoute une cage et une table de toilettage si elles font partie du dispositif prévu.
Quand préparer le catalogue et les horaires des rings ?: Établis la répartition des classes et les heures de départ après la clôture des inscriptions, généralement 2 à 3 semaines avant l’exposition. Imprime le catalogue, la liste des participants et les dossiers au plus tard la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.