Organiser une exposition canine, étape par étape

Une exposition canine se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date et le lieu, rédiger le règlement et confirmer les juges, les maîtres de ring et le vétérinaire. Ouvrez ensuite les inscriptions afin de pouvoir répartir les classes, établir les horaires et préparer le catalogue. La dernière phase consiste à installer les rings, accueillir les participants et gérer les résultats sans faire attendre les concurrents.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le règlement du spectacle
2 personnes
3
Contacter les membres du jury
4
Contacter les maîtres de ring
5
Faire appel à un vétérinaire
6
Rédiger les invitations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Confirmer les participants
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Vérifier les informations des chiens
2 personnes
13
Établir la répartition des classes
2 personnes
14
Planifier les heures de départ par catégorie
2 personnes
15
Imprimer la liste des participants
16
Composer le catalogue
2 personnes
17
Commander les prix et les rubans
18
Réserver le catering
19
Communiquer les règles pour les chiens
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
2 personnes
22
Trier les prix et les rubans
2 personnes
23
Préparer les dossiers des participants
2 personnes
24
Préparer les badges nominatifs
25
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Contrôler le site
3 personnes
28
Monter les tentes
4 personnes
29
Balisage du ring
3 personnes
30
Poser les tapis de ring
3 personnes
31
Installer les tables
3 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Installer la table du jury
2 personnes
35
Tester le système de sonorisation
2 personnes
36
Vérifier l'éclairage
2 personnes
37
Balisage des parcours
2 personnes
38
Délimiter l’espace pour promener les chiens
2 personnes
39
Remplir les points d'eau
2 personnes
40
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Installer les lots
2 personnes
43
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
44
Accueillir les membres du jury
2 personnes
45
Enregistrer les participants
4 personnes
46
Distribuer les infos de départ
2 personnes
47
Orienter les chiens vers les rings
3 personnes
48
Annoncer l'ouverture
49
Accompagner les classes
4 personnes
50
Enregistrer les résultats
2 personnes
51
Préparer le matériel du ring
2 personnes
52
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
53
Informer les participants
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Servir le café et le thé
2 personnes
57
Enlever les déchets et les déjections canines
3 personnes
58
Remplir les bacs à eau
2 personnes
59
Accompagner le public vers la finale
2 personnes
60
Encadrer la finale
4 personnes
61
Remettre les prix
3 personnes
62
Annoncer la clôture
63
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

64
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
65
Ranger le service traiteur
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Rassembler les matériaux de l’anneau
3 personnes
69
Démonter les tentes
4 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
73
Archiver les résultats
74
Envoyer les résultats aux participants
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Ranger le stock restant
2 personnes
77
Traiter les objets trouvés
78
Conserver les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Table du juryqté 2
Table d'inscriptionqté 2
Poubellesqté 10
Portants à vêtementsqté 2
Cage pour chienqté 8
Table de toilettageqté 4
Parasolsqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante d'étiquettes
Imprimante
Stations de rechargeqté 3
Talkies-walkiesqté 8

Matériel d’anneau

Poteaux de délimitation de la pisteqté 24
Ruban de balisageqté 12
Tapis rondsqté 4
Laisses pour chiensqté 12
Numéros de tableqté 80
Tables du maître de pisteqté 4
Piquets de mesureqté 4
Bacs à eauqté 16
Contenants d'eau potableqté 8
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Cafetièreqté 4
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Bannières de spectacleqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 12
Nappesqté 12
Rosettesqté 80
Médaillesqté 40
Trophéesqté 12
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 30
Porte-badgesqté 80
Guirlandes de fanionsqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Plaques de refroidissementqté 8
Bouilloiresqté 3
Filtres à caféqté 100
Thermomètreqté 2

Nettoyage

Balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Épongesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Pompes de désinfectionqté 8
Distributeurs d'essuie-toutqté 8
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 12
Ramasse-crottes pour chiensqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Passe-câblesqté 12
Gants de travailqté 12
Gilets de sécuritéqté 12

Bureau

Cataloguesqté 100
Dossiers des participantsqté 80
Fiches de juryqté 200
Formulaires d'inscriptionqté 100
Presse-papiersqté 20
Marqueursqté 20
Stylos à billeqté 40
Agrafeusesqté 4
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Bloc-notesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la clôture des inscriptions au moins 3 à 4 semaines avant l’exposition. Il vous restera du temps pour vérifier les informations des chiens, répartir les classes et envoyer les horaires de passage.
Ne programmez pas les rings avant d’avoir confirmé les juges et les maîtres de ring. Prévoyez aussi un ordre de passage imprimé, un catalogue et des dossiers participants pour éviter les recherches au bureau d’inscription.
Préparez un plan séparant clairement l’accueil, les rings, la table du jury, le toilettage et les espaces de repos. Placez des bacs à eau, des contenants d’eau potable et des distributeurs de sacs à déjections à plusieurs endroits.
Contrôlez la météo 48 heures avant l’événement et prévoyez une solution pour les zones couvertes. Les tentes, parasols, rallonges et multiprises doivent être disponibles avant l’arrivée des premiers chiens.
Triez les prix et les rubans par classe la veille, puis préparez les badges et les dossiers. Le jour même, faites le café et le thé avant l’ouverture des inscriptions afin que l’équipe puisse commencer sans interruption.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une exposition canine ?: Prévoyez généralement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer le jury et le vétérinaire, ouvrir les inscriptions, commander les prix et finaliser les horaires.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une exposition canine ?: Fermez les inscriptions 3 à 4 semaines avant la date prévue. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les dossiers, répartir les classes, préparer le catalogue et confirmer chaque participant.
Que faut-il prévoir pour les chiens le jour de l’exposition ?: Prévoyez de l’eau potable, des bacs à eau, des sacs à déjections et un espace adapté au repos ou à la cage. Communiquez les règles concernant les chiens au moins 7 jours avant l’événement.
Quand préparer les horaires de passage des chiens ?: Établissez-les après la clôture des inscriptions et la confirmation des juges, idéalement 2 semaines avant l’exposition. Envoyez ensuite les horaires aux participants et imprimez une copie pour chaque ring.

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