Checklist para organizar una exposición canina sin olvidar nada

Organizar una exposición canina requiere coordinar inscripciones, jueces, veterinario, rings y participantes en un orden claro. Empieza fijando la fecha y el lugar, y deja cerrados el reglamento y los colaboradores antes de abrir las inscripciones. Durante las últimas semanas tendrás que revisar los datos de cada perro, distribuir las clases y preparar el catálogo. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para que el día del espectáculo el registro, los juicios y la atención a los asistentes funcionen sin improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Redactar el reglamento del espectáculo
2 personas
Contactar a los miembros del jurado
Contactar con los maestros de pista
Confirmar veterinario
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar participantes
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los datos del perro
2 personas
Hacer la distribución de las clases
2 personas
Planificar las horas de inicio por clase
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Preparar el catálogo
2 personas
Encargar premios y cintas
Reservar el catering
Comunicar las normas aptas para perros
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Ordenar premios y cintas
2 personas
Preparar las carpetas de los participantes
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Preparar café y té
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar tiendas
4 personas
Delimitar el ring
3 personas
Colocar las colchonetas del ring
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Marcar las rutas de paso
2 personas
Señalizar la zona para pasear perros
2 personas
Rellenar los puntos de agua
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Exponer los premios
2 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas
Recibir a los miembros del jurado
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir la información de salida
2 personas
Dirigir a los perros a los rings
3 personas
Anunciar la apertura
Acompañar a las clases
4 personas
Registrar los resultados
2 personas
Preparar el material para el ring
2 personas
Recoger los formularios del jurado
2 personas
Informar a los participantes
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Retirar la basura y los excrementos de perro
3 personas
Rellenar los recipientes de agua
2 personas
Acompañar al público a la final
2 personas
Coordinar la final
4 personas
Entregar premios
3 personas
Anunciar el cierre
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Reunir el material del ring
3 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Archivar resultados
Enviar por correo los resultados a los participantes
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Guardar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillascant. 80
Mesa del juradocant. 2
Mesa de registrocant. 2
Papeleracant. 10
Percheroscant. 2
Jaula para perroscant. 8
Mesa de groomingcant. 4
Sombrillascant. 4

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Portátilescant. 2
Impresora de etiquetas
Impresora
Estaciones de cargacant. 3
Walkie-talkiescant. 8

Material del ring

Postes de delimitación con cintacant. 24
Cinta de balizamientocant. 12
Alfombrillas circularescant. 4
Correas para perroscant. 12
Placas numeradascant. 80
Mesas de los maestros de pistacant. 4
Barras de medicióncant. 4
Bandejas de aguacant. 16
Contenedores de agua potablecant. 8
Dispensadores de bolsas para excrementoscant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6
Bandejas de serviciocant. 6

Decoración

Banners del espectáculocant. 6
Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 12
Mantelescant. 12
Rosetonescant. 80
Medallascant. 40
Trofeoscant. 12
Tarjetas de nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 30
Portabadgescant. 80
Guirnaldascant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LED de obracant. 6
Linternascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
Placas refrigerantescant. 8
Teterascant. 3
Filtros de cafécant. 100
Termómetrocant. 2

Limpieza

Escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Esponjascant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Dispensadores de papel de cocinacant. 8
Dispensadores de bolsas para excrementoscant. 12
Recogedores de excrementos de perrocant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Guantes de trabajocant. 12
Chalecos reflectantescant. 12

Oficina

Catálogoscant. 100
Carpetas para los participantescant. 80
Hojas de evaluación del juradocant. 200
Formularios de inscripcióncant. 100
Portapapelescant. 20
Rotuladores fosforescentescant. 20
Bolígrafoscant. 40
Grapadorascant. 4
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Bloc de notascant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento, el jurado, los maestros de pista y el veterinario antes de publicar el formulario de inscripción; así los participantes reciben toda la información desde el primer día.
Calcula el horario por clase después de comprobar los datos de cada perro. Imprime la lista de participantes y prepara el catálogo cuando las inscripciones estén confirmadas, idealmente entre 5 y 7 días antes.
Prepara un punto de registro con mesa, ordenador, impresora y tarjetas de nombre. Ten también una copia impresa de la lista por si falla la conexión o la impresora.
Revisa el recinto y el pronóstico del tiempo con 48 horas de antelación. Las carpas, sombrillas, bandejas de agua, contenedores de agua potable y dispensadores de bolsas deben estar colocados antes de la llegada de los participantes.
Encarga premios y cintas con varias semanas de margen y prepara las carpetas de los participantes el día anterior. Deja listo el café y el té antes de abrir el registro, especialmente si la primera clase empieza temprano.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una exposición canina?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite fijar fecha y lugar, redactar el reglamento, confirmar jueces y veterinario, abrir inscripciones y encargar premios y cintas.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de una exposición canina?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Después todavía necesitas comprobar los datos de los perros, confirmar participantes, distribuir las clases y preparar la lista y el catálogo.
¿Qué material hace falta para un ring de exposición canina?: Prepara como mínimo postes con cinta, cinta de balizamiento, alfombrillas circulares, correas, placas numeradas, mesas para los maestros de pista, barras de medición y puntos de agua. Comprueba todo el material entre 24 y 48 horas antes.
¿Cuándo hay que preparar el catálogo y las carpetas de participantes?: Prepara el catálogo cuando la lista de participantes esté cerrada, normalmente entre 5 y 7 días antes. Las carpetas, tarjetas de nombre y copias de la lista pueden montarse el día anterior.

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