Checklist pour organiser un événement de sampling

Un événement de sampling se prépare autant en amont qu’au moment de l’installation. Il faut définir le public et le produit, réserver un lieu adapté, suivre les inscriptions et prévoir la chaîne du froid. Les derniers contrôles portent sur les dates de péremption, les allergènes, le portionnage et l’accueil des participants. Cette checklist rassemble 41 tâches et 34 fournitures pour avancer dans le bon ordre, sans découvrir un manque de matériel le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le public cible et le produit
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement
2 personnes
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages promotionnels
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les informations sur les allergènes
2 personnes
Commander les produits de dégustation
Vérifier le matériel promotionnel
2 personnes
Préparer la décoration des tables
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Recevoir les produits d’essai
2 personnes
Vérifier les stocks et les dates de péremption
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Brancher le froid et l’électricité
2 personnes
Décorer les tables
3 personnes
Installer le matériel promotionnel
2 personnes
Portionner les produits de dégustation
4 personnes
Installer le panneau des allergènes
Informer l’équipe
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Distribuer des échantillons
4 personnes
Fournir des informations sur les produits
2 personnes
Recueillir les retours
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Évacuer les déchets et les gobelets usagés
2 personnes
Réapprovisionner les stocks de produits
2 personnes
Distribuer les derniers échantillons
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Stocker les produits de dégustation au frais
2 personnes
Démonter le matériel
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le stock

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Tables hautesqté 4
Chaisesqté 12
Poubellesqté 4

Vaisselle

Plateaux réutilisablesqté 8
Verres réutilisablesqté 30
Carafes réutilisablesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Cuillères de serviceqté 6
Pinces de cuisineqté 6
Bacs de stockageqté 8
Verres doseursqté 3

Équipement

Glacièresqté 4
Réfrigérateurs de tableqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Tablettesqté 2
Lampes de tableqté 4
Balances de tableqté 2
Tiroirs-caissesqté 2
Panneaux d'informationqté 4

Décoration

Nappesqté 6
Bannières produitsqté 2
Supports de menuqté 6
Panneaux indicateursqté 4
Présentoirs pour cartes nominativesqté 30

Nettoyage

Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 3
Balais à mainqté 2
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et l’agencement avant d’envoyer les invitations : prévoyez les tables, les tables hautes, les chaises et un espace distinct pour l’inscription. Cela évite de promettre une capacité que la salle ne permet pas.
Commandez les produits de dégustation assez tôt pour pouvoir vérifier les quantités, l’état des emballages et les dates de péremption à la réception. Gardez les produits sensibles au froid dans des glacières ou des réfrigérateurs de table jusqu’au service.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription et vérifiez les informations sur les allergènes avant de préparer les portions. Installez le panneau des allergènes de façon visible, près des produits concernés, plutôt que sur une table secondaire.
Prévoyez le branchement du froid et de l’électricité avant l’arrivée du public : testez les rallonges, les multiprises et les réfrigérateurs de table pendant l’installation. Une batterie externe peut aussi éviter qu’une tablette d’inscription tombe en panne.
Réservez un temps précis pour le portionnage, la décoration et le briefing de l’équipe. Le jour J, ouvrez le lieu en avance afin d’installer les tables, les supports promotionnels et le bureau d’inscription avant le premier participant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un événement de sampling ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de commander les produits de dégustation.
Quand faut-il vérifier les allergènes pour un événement de sampling ?: Faites une première vérification dès la sélection des produits, puis contrôlez les emballages à leur réception. Finalisez le panneau des allergènes au plus tard la veille du sampling.
Quand recevoir les produits de dégustation ?: Organisez la livraison 1 à 3 jours avant l’événement, selon les conditions de conservation. Vérifiez immédiatement les quantités, les emballages et les dates de péremption avant de les stocker au froid si nécessaire.
Combien de temps prévoir pour installer un événement de sampling ?: Comptez au moins 2 heures pour une installation complète : tables et chaises, électricité, froid, décoration, matériel promotionnel, portions et bureau d’inscription. Ajoutez 30 minutes si le lieu est difficile d’accès ou si l’équipe ne connaît pas l’agencement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.