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Sampling-Event organisieren: die praktische Checkliste

Bei einem Sampling-Event entscheidet nicht nur das Produkt über den Ablauf. Zielgruppe, Verkostungsmenge, Kühlung, Allergenhinweise und ein klarer Aufbau müssen rechtzeitig feststehen. Plane zuerst Ort, Reservierungen und Einladungen, danach Bestellung, Material und Teilnehmerdaten. Am Veranstaltungstag brauchst du Zeit für Aufbau, Portionierung, Team-Einweisung und einen besetzten Anmeldetresen. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte, damit Produkte nicht warm werden, Informationen fehlen oder Gäste warten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Zielgruppe und Produkt festlegen

    2 Personen

  • Ort und Aufbau festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbebeiträge veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Allergeninformationen prüfen

    2 Personen

  • Probierprodukte bestellen

  • Werbematerial prüfen

    2 Personen

  • Tischdekoration vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Probierprodukte entgegennehmen

    2 Personen

  • Bestände und Haltbarkeit überprüfen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Routen- und Parkinformationen teilen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Kühlung und Strom anschließen

    2 Personen

  • Tische dekorieren

    3 Personen

  • Werbematerial auslegen

    2 Personen

  • Probierprodukte portionieren

    4 Personen

  • Allergenen-Tafel aufstellen

  • Team einweisen

    2 Personen

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Proben verteilen

    4 Personen

  • Produktinformationen geben

    2 Personen

  • Feedback sammeln

    2 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Abfall und gebrauchte Becher entfernen

    2 Personen

  • Produktvorrat auffüllen

    2 Personen

  • Letzte Samples verteilen

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Probierprodukte gekühlt lagern

    2 Personen

  • Materialien abbauen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Geschirr und Werkzeug abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Vorräte zurücksenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • StehtischeAnz. 4
  • StühleAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare TablettsAnz. 8
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 30
  • Wiederverwendbare KannenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KüchenzangenAnz. 6
  • VorratsboxenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • TischkühlschränkeAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4
  • TabletsAnz. 2
  • TischlampenAnz. 4
  • TischwaagenAnz. 2
  • KassenladeAnz. 2
  • InfotafelnAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • ProduktbannerAnz. 2
  • MenükartenständerAnz. 6
  • WegweiserAnz. 4
  • NamenskartenständerAnz. 30

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 3
  • HandfegerAnz. 2
  • BodenabzieherAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege vor der Bestellung fest, für wie viele Personen und wie viele Probierrunden du planst. Bestelle die Produkte so, dass Haltbarkeit und Liefertermin noch vor dem Event geprüft werden können.
  • Erfasse Ernährungswünsche und Allergien nicht erst beim Empfang. Prüfe die Allergeninformationen vorab und stelle die Allergen-Tafel sichtbar an der Verkostungsfläche auf.
  • Plane für Kühlung und Strom einen eigenen Aufbau-Schritt ein. Kühlboxen oder Tischkühlschränke, Verlängerungskabel und eine Ersatzlösung sollten vor dem Öffnen angeschlossen und getestet sein.
  • Portioniere die Probierprodukte erst nach dem Aufbau und stelle Tabletts, Gläser, Kannen, Zangen und Servierlöffel griffbereit zusammen. So vermeidest du, dass das Team während der ersten Gäste nach Küchenmaterial suchen muss.
  • Teile Routen- und Parkinformationen spätestens mit der Einladung und besetze den Anmeldetresen vor dem Einlass. Namenskarten, Tablets oder Powerbanks und Wegweiser werden häufig erst bemerkt, wenn die ersten Gäste bereits vor Ort sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Sampling-Event planen?
Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Zielgruppe, Produkt, Ort und Reservierungen. Einladungen und Werbebeiträge sollten danach zeitnah veröffentlicht werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche noch erfasst werden können.
Wie viele Sampling-Produkte braucht man pro Person?
Plane die Menge anhand der Anzahl der Gäste und der vorgesehenen Proben pro Produkt. Bestelle zusätzlich eine Reserve von etwa 10 Prozent, damit beschädigte Portionen, Nachschub oder kurzfristige Anmeldungen nicht zum Engpass werden.
Wann sollten Allergene bei einem Sampling-Event geprüft werden?
Prüfe die Angaben direkt nach der Produktauswahl und spätestens vor der Bestellung. Die Allergeninformationen müssen vor dem Einlass vollständig sein und während der Verkostung sichtbar ausliegen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Sampling-Events?
Plane mindestens 2 Stunden vor dem Einlass für Tische, Stühle, Dekoration, Kühlung, Strom, Werbematerial und Portionierung ein. Für den Team-Briefing und die Besetzung der Anmeldung sollte zusätzlich ein Zeitfenster von 30 Minuten vorgesehen werden.

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