Checklist para organizar un evento de sampling
Un evento de sampling necesita más que productos para probar. Hay que definir el público y el producto, reservar el espacio, gestionar las inscripciones y preparar el montaje sin dejar para el último día la información sobre alérgenos. Esta checklist reúne el trabajo desde la planificación hasta la apertura: refrigeración, porciones, registro, material promocional y limpieza. Úsala para avanzar en orden y comprobar que el equipo puede atender la mesa desde el primer minuto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el público objetivo y el producto
2 personas
Fijar ubicación y montaje
2 personas
Hacer reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes promocionales
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la información sobre alérgenos
2 personas
Pedir productos de degustación
Comprobar el material promocional
2 personas
Preparar la decoración de las mesas
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recibir productos de prueba
2 personas
Comprobar inventario y caducidad
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Conectar la refrigeración y la alimentación eléctrica
2 personas
Decorar las mesas
3 personas
Colocar el material promocional
2 personas
Porcionar los productos de prueba
4 personas
Colocar el cartel de alérgenos
Instruir al equipo
2 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Repartir muestras
4 personas
Dar información sobre el producto
2 personas
Recoger comentarios
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
Retirar la basura y los vasos usados
2 personas
Reponer existencias de productos
2 personas
Repartir las últimas muestras
3 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Guardar los productos de prueba en frío
2 personas
Desmontar materiales
3 personas
Separar y desechar los residuos
2 personas
Lavar la vajilla y los utensilios
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el inventario
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Mesas altascant. 4
- Sillascant. 12
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Bandejas reutilizablescant. 8
- Vasos reutilizablescant. 30
- Jarras reutilizablescant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Cucharones de servircant. 6
- Pinzas de cocinacant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 8
- Jarras medidorascant. 3
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Neveras de mesacant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías externascant. 4
- Tabletscant. 2
- Lámparas de mesacant. 4
- Básculas de mesacant. 2
- Bandejas de cajacant. 2
- Paneles informativoscant. 4
Decoración
- Mantelescant. 6
- Banners de productocant. 2
- Atriles para menúcant. 6
- Carteles direccionalescant. 4
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 30
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Cepillos para fregarcant. 3
- Escobas de manocant. 2
- Limpiacristalescant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el público objetivo, el producto y el lugar al menos 3 semanas antes. Así puedes enviar invitaciones, publicar los mensajes promocionales y calcular cuántas porciones preparar.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y revisa la información de alérgenos antes de porcionar los productos. Coloca el cartel de alérgenos en un punto visible de la mesa, no dentro de una caja o detrás del material promocional.
- Comprueba los productos de degustación en cuanto lleguen: revisa cantidades, caducidad y estado, y separa lo que necesite frío. Conecta las neveras portátiles o de mesa antes de abrir y verifica que los alargadores y regletas no bloqueen el paso.
- Prepara el montaje con una zona clara para registro, otra para degustación y un recorrido visible hacia las mesas. Lleva bandejas, vasos, jarras, pinzas y utensilios de corte suficientes para no reutilizar material limpio durante el servicio.
- Instruye al equipo antes de recibir al público y asigna una persona a la mesa de registro. Ten a mano tablets o baterías externas, carteles direccionales y material de limpieza para resolver rápidamente derrames, consultas o cambios en la asistencia.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un evento de sampling?
- Empieza al menos 3 semanas antes para definir público, producto, ubicación y reservas. Deja la comprobación de productos, inventario, caducidad y materiales para los 2 o 3 días previos.
- ¿Qué hay que preparar para una degustación con alergias?
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y comprueba la información de alérgenos antes de preparar las porciones. Coloca el cartel visible antes de abrir y forma al equipo para responder sin improvisar.
- ¿Cuándo se deben preparar las muestras del evento?
- Recibe y revisa los productos al menos 1 día antes, especialmente si necesitan refrigeración. Porciona las muestras durante el montaje, después de comprobar el inventario y poco antes de abrir para conservar su calidad.
- ¿Qué materiales se olvidan en un evento de sampling?
- Suelen faltar alargadores, regletas, baterías externas, pinzas, bandejas, carteles direccionales y cubos. Haz una revisión final 2 horas antes del inicio y comprueba también la mesa de registro y los paños de limpieza.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!