Checklist pour organiser un dîner d’affaires

Un dîner d’affaires réussi repose sur une préparation précise, bien avant l’arrivée des invités. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans le bon ordre : invitations, besoins alimentaires, lieu, traiteur, plan de table, matériel et installation. Prévoyez aussi du temps pour les détails souvent oubliés, comme les cartes de placement, le refroidissement des boissons ou le test du microphone. Le jour J, gardez une personne disponible pour l’accueil et les derniers ajustements.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu
Valider le menu du traiteur
2 personnes
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Établir le plan de table
Créer les cartes de placement
Imprimer les menus
Imprimer la liste de présence
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les légumes
2 personnes
Préparer le dessert
2 personnes
Vérifier la vaisselle
Inspecter le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la table d'inscription
Tester la technique
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Préparer le dîner
3 personnes
Installer la table d’accueil

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Enregistrer la présence
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Accompagner les invités à table
2 personnes
Servir l’entrée
3 personnes
Servir le plat principal
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les provisions restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 5
Chaisesqté 36
Table de buffetqté 2
Table d'inscription
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 36
Assiettes creusesqté 36
Assiettes à dessertqté 36
Tasses à caféqté 36
Verres à eauqté 40
Verres à vinqté 40
Cuillères à caféqté 36
Sets de couverts pour le dînerqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4

Équipement

Glacièresqté 3
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Microphone
Haut-parleurqté 2
Étiquettes nominativesqté 40
Stylosqté 10

Décoration

Chemins de tableqté 5
Porte-bougies chauffe-platqté 20
Bougies chauffe-plat LEDqté 20
Compositions floralesqté 5
Porte-cartes de tableqté 36
Présentoirs de menuqté 5

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la liste des invités au moins 4 semaines avant le dîner, puis laissez 7 à 10 jours pour traiter les réponses et recueillir les allergies ou régimes alimentaires.
Validez le menu et les accords avec les fournisseurs 2 à 3 semaines à l’avance. Confirmez notamment les horaires de livraison, le maintien au chaud et le matériel fourni par le traiteur.
Préparez le plan de table et les cartes de placement au moins 5 jours avant. Imprimez aussi la liste de présence et les menus afin de ne pas dépendre d’une imprimante le jour même.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’accueil et prévoyez une marge pour le café : la machine, les bouilloires, les thermos et les tasses sont souvent vérifiés trop tard.
Inspectez le lieu la veille ou le matin même : disposition des tables et des chaises, table d’inscription, prises disponibles, rallonges, multiprises, microphone et haut-parleur doivent être testés avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un dîner d’affaires ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et lancez les invitations en premier, puis finalisez le menu et le plan de table dans les 2 dernières semaines.
Quand envoyer les invitations pour un dîner d’affaires ?: Envoyez-les environ 4 semaines à l’avance pour laisser aux invités le temps de répondre. Fixez une date limite de réponse 7 à 10 jours avant le dîner afin de confirmer le nombre de couverts et les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier le jour avant un dîner d’affaires ?: Vérifiez la vaisselle, les boissons, les menus imprimés, les cartes de placement et la liste de présence. Contrôlez aussi la disposition prévue des tables et testez le matériel technique au moins une fois avant l’accueil.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 heures pour installer les tables, les chaises, la décoration, la table d’inscription et le dressage. Ajoutez 30 minutes pour les imprévus et gardez une personne disponible jusqu’à l’arrivée des premiers invités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.