Checklist para organizar una cena de negocios sin imprevistos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la lista de invitados y las inscripciones antes de fijar definitivamente el menú. Recoge las preferencias dietéticas con tiempo y pásalas al catering o a quien prepare la cena.
• Haz la distribución de las mesas antes de imprimir las tarjetas de asiento, los menús y la lista de asistencia. Así evitas rehacer todo cuando cambie una confirmación.
• Inspecciona el lugar antes del montaje y comprueba dónde irán la mesa de registro, el perchero, el bufé y los cables. Reserva espacio suficiente para que el servicio no bloquee el paso.
• Prueba el micrófono, el altavoz y cualquier conexión al menos unas horas antes de recibir a los invitados. Comprueba también las regletas y los alargadores; suelen faltar cuando la sala queda montada.
• Calcula la preparación por fases: enfría las bebidas con antelación, prepara el postre y los aperitivos antes de montar las mesas, y deja la cena para el tramo final. Comprueba la vajilla completa antes de colocarla, incluyendo platos hondos, copas de vino, tazas y cubiertos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una cena de negocios?

Empieza entre 2 y 4 semanas antes para elaborar la lista de invitados, reservar el lugar y confirmar el menú. Deja cerradas las preferencias dietéticas, la distribución de mesas y los proveedores varios días antes.

¿Cuándo debo pedir las preferencias dietéticas?

Pídelas junto con la inscripción y fija una fecha límite de al menos 7 días antes de la cena. Comunica el recuento final al catering o al equipo de cocina antes de confirmar el menú.

¿Cuándo se preparan las tarjetas de asiento y los menús?

Prepáralos después de cerrar la distribución de mesas y la lista de asistentes, normalmente entre 2 y 3 días antes. Imprimirlos demasiado pronto obliga a rehacerlos por cada baja o cambio de mesa.

¿Cuándo hay que probar la técnica en una cena de negocios?

Haz una prueba completa el mismo día, como mínimo 2 horas antes de la llegada de los invitados. Comprueba el micrófono, el altavoz, las conexiones, los alargadores y la ubicación de los equipos.

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