Geschäftsessen organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Geschäftsessen wirkt erst dann professionell, wenn Anmeldung, Menü und Ablauf zusammenpassen. Plane zuerst Gäste, Ernährungswünsche und Location, danach Catering, Tischordnung und Drucksachen. In den letzten 24 Stunden zählen praktische Details: Getränke kühlen, Dessert vorbereiten, Geschirr prüfen und Technik testen. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und den Aufbau vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Gästeliste zusammenstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Location reservieren
Cateringmenü festlegen
2 Personen
Lieferantenabsprachen bestätigen
Tischordnung erstellen
Platzkarten erstellen
Menükarten drucken
Anwesenheitsliste drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Gemüse waschen
2 Personen
Dessert vorbereiten
2 Personen
Geschirr prüfen
Location inspizieren
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
2 Personen
Tische eindecken
3 Personen
Dekoration anbringen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
Technik testen
2 Personen
Snacks vorbereiten
2 Personen
Abendessen vorbereiten
3 Personen
Empfangstisch bereitstellen
Event
Gäste empfangen
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
Anwesenheit erfassen
Snacks servieren
2 Personen
Gäste zum Tisch begleiten
2 Personen
Vorspeise servieren
3 Personen
Hauptgericht servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Dessert servieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Sich von Gästen verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Location reinigen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 5
- StühleAnz. 36
- Buffet-TischAnz. 2
- Registrierungstisch
- Kleiderständer
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 36
- Tiefe TellerAnz. 36
- DesserttellerAnz. 36
- KaffeetassenAnz. 36
- WassergläserAnz. 40
- WeingläserAnz. 40
- KaffeelöffelAnz. 36
- Abendbesteck-SetsAnz. 40
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 3
- MessbecherAnz. 2
- RührschüsselnAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Mikrofon
- LautsprecherAnz. 2
- NamensaufkleberAnz. 40
- StifteAnz. 10
Dekoration
- TischläuferAnz. 5
- TeelichthalterAnz. 20
- LED-TeelichterAnz. 20
- BlumenarrangementsAnz. 5
- PlatzkartenhalterAnz. 36
- MenükartenständerAnz. 5
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Reinigungs-EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Schließe die Gästeliste spätestens 7 Tage vor dem Essen und erfasse Allergien sowie besondere Ernährungswünsche direkt mit der Anmeldung. So kann das Catering die Mengen und Alternativen rechtzeitig einplanen.
- Lege Menü, Lieferumfang und Servierzeit mindestens 5 Tage vorher fest. Prüfe dabei, ob für Vorspeise, Hauptgang und Dessert genügend tiefe Teller, Dinner-Teller, Dessertteller und Servierschalen vorhanden sind.
- Erstelle die Tischordnung 2 bis 3 Tage vor dem Termin und drucke Platzkarten, Menükarten und Anwesenheitsliste am Vortag. Halte einige leere Platzkarten für kurzfristige Änderungen bereit.
- Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vorher und rechne für das erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Stelle zusätzlich Wasser, Wassergläser sowie Thermoskannen und Kaffeetassen für den späteren Kaffee bereit.
- Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden ein: Tische und Stühle stellen, eindecken, Buffet- und Registrierungstisch einrichten, Dekoration anbringen und Mikrofon sowie Lautsprecher testen. Verlängerungskabel sollten vor dem Techniktest verlegt und gesichert werden.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein Geschäftsessen planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher, besonders wenn eine externe Location oder ein Catering beteiligt ist. Gästeliste und Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin stehen; Ernährungswünsche brauchst du spätestens 7 Tage vorher.
- Wie viel Essen und Getränke brauche ich für ein Geschäftsessen?
- Plane beim Menü eine Portion pro Gang und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Für Getränke rechne im ersten Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle danach regelmäßig Wasser nach.
- Wann soll ich die Tischordnung für ein Geschäftsessen erstellen?
- Erstelle die Tischordnung 2 bis 3 Tage vor dem Essen, sobald die meisten Anmeldungen feststehen. Drucke Platzkarten und Menükarten am Vortag, damit Änderungen bei Absagen noch möglich sind.
- Wie lange dauert der Aufbau für ein Geschäftsessen?
- Für einen vollständigen Aufbau solltest du mindestens 2 Stunden einplanen. Darin enthalten sind Möbel, Geschirr, Tischdecken und Dekoration, der Registrierungstisch, gekühlte Getränke sowie der Techniktest.
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