Checklist pour organiser un déjeuner d’affaires
Un déjeuner d’affaires demande une préparation précise : les invités doivent confirmer leur présence, les besoins alimentaires doivent être connus et le menu doit être fixé assez tôt. Prévoyez aussi le matériel de table, les badges nominatifs et l’organisation du buffet. Les produits frais, le café et les boissons se gèrent dans les dernières heures. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, de la liste des invités au rangement de la salle.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Établir la liste des invités
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Composer le menu
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Établir le plan de table
Préparer les badges nominatifs
Imprimer le programme
Vérifier les courses
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
Aller chercher les courses fraîches
2 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer le pain et les garnitures
3 personnes
Préparer les salades
2 personnes
Réchauffer la soupe
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Placer les badges nominatifs
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Événement
Accueillir les invités
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Attribuer les repas spéciaux
Ouvrir le buffet de déjeuner
2 personnes
Servir le déjeuner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
Réapprovisionner le café et le thé
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Dire au revoir aux invités
Suivi
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer l’équipement
2 personnes
Inventorier le matériel
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 36
- Tables de buffetqté 2
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 40
- Assiettes à painqté 40
- Bol à soupeqté 40
- Verres à eauqté 40
- Verres à vinqté 40
- Tasses à caféqté 40
- Couteauxqté 40
- Fourchettesqté 40
- Cuillèresqté 40
- Louchesqté 12
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Saladiersqté 4
- Casseroles à soupeqté 2
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Plats de maintien au chaudqté 3
- Rallongesqté 3
Décoration
- Nappesqté 8
- Compositions floralesqté 6
- Badges nominatifsqté 40
- Cartes de numéros de tableqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par les invités et les contraintes alimentaires. Envoyez les invitations au moins 2 à 3 semaines avant le déjeuner et clôturez les inscriptions quelques jours avant afin d’ajuster le menu et les quantités.
- Fixez le menu avant de confirmer les fournisseurs. Gardez une marge d’environ 5 à 10 % pour le pain, les garnitures et les boissons, surtout si le nombre de participants n’est pas encore totalement stabilisé.
- Préparez les éléments non périssables la veille, puis récupérez les courses fraîches le jour même. Contrôlez les produits réfrigérés dès leur arrivée et mettez les boissons au frais au moins 3 heures avant l’accueil.
- Installez les tables, les chaises et le buffet avant de dresser les tables. Placez les badges nominatifs et les numéros de table après validation du plan de table, pour éviter de tout déplacer en cas de désistement.
- Réservez la dernière heure aux préparations qui ne supportent pas l’attente : salades, pain, soupe, café et thé. Prévoyez au moins une machine à café ou une bouilloire disponible dès la fin du repas, avec les tasses et les cuillères à portée de main.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un déjeuner d’affaires ?
- Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse définitive 3 à 5 jours avant afin de finaliser le menu, le plan de table et les achats.
- Quand confirmer le menu et les fournisseurs ?
- Fixez le menu environ 7 jours avant le déjeuner, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Confirmez les fournisseurs au plus tard 3 à 5 jours avant, puis vérifiez les livraisons la veille.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Comptez au minimum 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, la vaisselle et les badges. Ajoutez 30 minutes si le plan de table change ou si le matériel doit être déplacé.
- Quand préparer le café, le thé et les boissons ?
- Mettez les boissons au frais environ 3 heures avant l’arrivée des invités. Préparez le café et le thé juste avant le service ou 10 à 15 minutes avant la pause prévue, pour les servir chauds.
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