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Geschäftsessen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Geschäftsessen wirkt erst dann professionell, wenn Einladung, Menü und Ablauf zusammenpassen. Plane zuerst Gäste, Ernährungswünsche und Lieferanten, bevor du die Sitzordnung und Namensschilder erstellst. In den letzten zwei Tagen prüfst du Geschirr, Mobiliar und haltbare Lebensmittel; frische Einkäufe und Kühlprodukte folgen am Veranstaltungstag. So bleiben Aufbau, Buffet und Getränke planbar, ohne dass wichtige Kleinigkeiten kurz vor Beginn fehlen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Menü zusammenstellen

    2 Personen

  • Lieferanten bestätigen

  • Tischordnung erstellen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Programm drucken

  • Einkäufe prüfen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Geschirr und Material prüfen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe abholen

    2 Personen

  • Kühlprodukte kontrollieren

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Gemüse und Obst waschen

    2 Personen

  • Brot und Aufstriche vorbereiten

    3 Personen

  • Salate vorbereiten

    2 Personen

  • Suppe aufwärmen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Tische eindecken

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Namensschilder platzieren

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten zuweisen

  • Mittagsbuffet eröffnen

    2 Personen

  • Mittagessen servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet ordentlich halten

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Sich von Gästen verabschieden

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Geräte reinigen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 36
  • BuffetischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 40
  • BrottellerAnz. 40
  • SuppenschalenAnz. 40
  • WassergläserAnz. 40
  • WeingläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 40
  • MesserAnz. 40
  • GabelnAnz. 40
  • LöffelAnz. 40
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 4
  • SuppentöpfeAnz. 2

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • WarmhalteschalenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 40
  • TischnummernkartenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Hole Zu- oder Absagen spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Essen ein und übertrage Ernährungswünsche direkt in die Menüplanung. So kannst du Sondergerichte und Mengen rechtzeitig mit dem Lieferanten bestätigen.
  • Erstelle die Tischordnung erst, wenn die Anmeldungen weitgehend feststehen. Drucke Namensschilder und Tischnummernkarten mindestens einen Tag vorher, damit Änderungen am Veranstaltungstag schnell möglich sind.
  • Prüfe Geschirr und Mobiliar 2 bis 3 Tage vorher: Pro Gast brauchst du mindestens einen Dinner-Teller, einen Brotteller, ein Wasserglas, Besteck und je nach Menü eine Suppenschale. Plane zusätzlich einige Ersatzteile ein.
  • Teile den Einkauf nach Haltbarkeit auf: Trockene und haltbare Lebensmittel kannst du früher besorgen, frische Einkäufe und Kühlprodukte holst du am selben Tag ab. Stelle Getränke mindestens 2 Stunden vor Beginn kalt.
  • Beginne den Aufbau etwa 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Decke zuerst die Tische, richte danach das Buffet ein und stelle Kaffee, Tee sowie Servierbesteck erst kurz vor dem Start bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Geschäftsessen planen?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und Lieferantenanfragen. Menü, Ernährungswünsche und Sitzordnung lassen sich dann spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin festlegen.
Wie viele Gläser und Teller braucht man pro Gast beim Geschäftsessen?
Plane mindestens einen Dinner-Teller, einen Brotteller und ein Wasserglas pro Person ein. Für Wein, Suppe und Kaffee kommt jeweils das passende Geschirr hinzu; 5 bis 10 Prozent Reserve verhindern Engpässe.
Wann sollte man die Getränke für ein Geschäftsessen kalt stellen?
Stelle Wasser und andere Getränke etwa 2 Stunden vor Beginn kalt. Bei größeren Mengen oder wenigen Kühlmöglichkeiten solltest du bereits am Vorabend Kühlboxen vorbereiten.
Wann muss die Sitzordnung für ein Geschäftsessen fertig sein?
Erstelle einen ersten Entwurf 3 bis 5 Tage vorher und bestätige ihn nach Ablauf der Anmeldefrist. Namensschilder und Tischnummernkarten sollten spätestens am Vortag gedruckt und sortiert sein.

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