Checklist pour organiser une dégustation

Une dégustation réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et l’assortiment, puis les fournisseurs, les inscriptions et les informations alimentaires. Les derniers jours servent à confirmer les livraisons, acheter les produits et préparer les étiquettes, les tables et les boissons. Cette checklist rassemble les 40 tâches et 28 fournitures du plan, pour ne rien laisser au dernier moment. Tu peux suivre les étapes de la réservation jusqu’à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir l'assortiment de dégustation
2 personnes
Valider les fournisseurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Fixer l'ordre de dégustation
2 personnes
Demander les informations sur les allergènes
Créer les menus et les étiquettes
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les produits de dégustation
2 personnes
Stocker les provisions au frais
2 personnes
Laver les fruits et légumes
2 personnes
Préparer des amuse-bouches
4 personnes
Préparer les sauces et les dips
2 personnes
Mettre en place l'agencement des tables
2 personnes
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Installer les stands de dégustation
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

Réapprovisionner les dégustations
3 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Encadrer les tours d’essai
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

Stocker les aliments au frais
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 48
Nappesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dégustationqté 120
Assiettes de dînerqté 50
Verres à vinqté 80
Verres à eauqté 50
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 16
Planches de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 8
Cuillères de serviceqté 12
Carafesqté 6
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2

Décoration

Panneaux de menuqté 8
Cartes de dégustationqté 50
Numéros de tableqté 8

Éclairage

Lampes de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et fixe l’assortiment au moins 4 semaines avant la dégustation. Cela te laisse le temps de valider les fournisseurs et d’ajuster les quantités selon le nombre d’inscrits.
Demande les allergies et besoins alimentaires dès l’invitation, puis transmets les informations aux fournisseurs au plus tard 10 jours avant. Prépare les menus et les étiquettes après avoir reçu les données sur les allergènes.
Fixe l’ordre de dégustation au moins 1 semaine à l’avance. Prévois une progression claire et indique chaque étape sur les cartes de dégustation ou les panneaux de menu.
Confirme les livraisons 48 heures avant et vérifie chaque produit à son arrivée. Stocke immédiatement les provisions au frais et garde les glacières, carafes et bacs de maintien au chaud accessibles.
Commence l’installation des tables, chaises, nappes, verres et assiettes au moins 2 heures avant l’accueil. Garde 30 minutes pour ouvrir le lieu, vérifier l’agencement, mettre les boissons au frais et aménager la table d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une dégustation ?: Prévois 4 semaines pour réserver le lieu, définir l’assortiment et confirmer les fournisseurs. Les inscriptions, les allergènes et la logistique demandent ensuite au moins 10 jours de suivi.
Quand envoyer les invitations pour une dégustation ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription 10 jours avant afin de calculer les quantités et de recueillir les besoins alimentaires.
Quand préparer les produits et les amuse-bouches ?: Fais les courses et vérifie les produits la veille ou le jour de la livraison. Prépare les amuse-bouches, sauces et dips le jour même, en gardant les produits sensibles au frais jusqu’au service.
Combien de temps faut-il pour installer une dégustation ?: Compte au minimum 2 heures pour installer les tables, les chaises, la vaisselle, les stands et les boissons. Ajoute 30 minutes pour l’ouverture du lieu, le contrôle final et l’accueil des participants.

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