Organiser une dégustation de vin sans rien oublier

Une dégustation de vin réussie repose surtout sur une bonne préparation. Réserve la salle, fixe le nombre de participants et compose la sélection plusieurs semaines à l’avance, puis règle les détails pratiques dans le bon ordre. Il faut aussi prévoir les fiches de dégustation, les verres, les crachoirs, l’eau et la conservation des bouteilles. Cette checklist t’aide à suivre les 48 tâches du plan, de la première réservation à l’installation des vins par manche.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver une salle de dégustation
Sélectionner le fournisseur de vin
Composer la sélection de vins
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Fixer l'ordre de dégustation
2 personnes
Passer la commande de vin
Concevoir les menus
Créer des formulaires de dégustation
Collecter des informations sur les vins
Vérifier les informations sur les allergènes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Réceptionner la livraison de vin
2 personnes
Vérifier les vins
2 personnes
Mettre les vins au frais
2 personnes
Imprimer les fiches de dégustation
Préparer les badges nominatifs
Nettoyer l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer les stands de dégustation
3 personnes
Préparer les verres
2 personnes
Préparer les vins par manche
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
Aménager le vestiaire

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Encadrer les tours d’essai
2 personnes
Présenter les informations sur le vin
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les verres utilisés
2 personnes
Gérer le buffet et les tables
2 personnes
Recueillir les bulletins de vote
Annoncer le favori du public
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Fermer les restes de vin
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Inventorier le matériel
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 48
Portant à vêtements

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 50
Assiettesqté 60
Assiettes à dessertqté 50
Couvertsqté 50
Carafes à vinqté 12
Crachoirsqté 12
Cuillères à glaceqté 4

Équipement

Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3

Cuisine

Planches de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 8
Porte-menusqté 12
Supports de badges nominatifsqté 50
Casier à bouteilles de vinqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle au moins 4 à 6 semaines avant la dégustation, surtout si tu dois installer plusieurs tables, des chaises et des stands de dégustation. Vérifie aussi l’accès à un réfrigérateur ou prévois des glacières.
Arrête la sélection des vins 3 à 4 semaines avant la date, puis commande les bouteilles assez tôt pour pouvoir contrôler la livraison. Compte une bouteille de 75 cl pour environ 10 à 12 dégustateurs par série, selon les doses servies.
Demande les allergies et besoins alimentaires au moment des inscriptions, pas la veille. Prépare les menus et les informations sur les allergènes au moins 5 jours avant afin de pouvoir adapter les accompagnements.
Prépare une fiche par vin avec son nom, son millésime, sa région et les critères à observer. Imprime les fiches, les badges nominatifs et les menus au plus tard la veille, avec quelques exemplaires de rechange.
Le jour J, installe les verres, verres à eau, carafes et crachoirs avant l’arrivée des participants. Dispose les vins par manche et garde les bouteilles à la bonne température ; prévois aussi une zone séparée pour les bouteilles déjà ouvertes.

Questions fréquentes

Combien de vin prévoir pour une dégustation ?: Pour une dégustation classique, prévois environ 5 à 6 cl par vin et par personne. Une bouteille de 75 cl sert donc environ 12 dégustateurs pour un seul vin ; ajoute 10 % de marge pour les erreurs, les resservis et les bouteilles défectueuses.
Combien de temps faut-il pour organiser une dégustation de vin ?: Prévois 4 à 6 semaines pour réserver la salle, inviter les participants et commander les vins. Les fiches, menus, badges et informations sur les allergènes peuvent être finalisés pendant la dernière semaine.
Combien de verres faut-il par personne pour une dégustation de vin ?: Prévois au minimum un verre par vin si tu peux les rincer entre les manches ; deux verres par personne sont plus pratiques pour comparer. Ajoute 10 % de verres supplémentaires pour remplacer la casse et les verres renversés.
Que faut-il prévoir pour une dégustation de vin à la maison ?: Prévois des verres à vin, des verres à eau, des crachoirs, des carafes, des serviettes, de l’eau et un espace frais pour les bouteilles. Installe les tables et prépare les vins par manche au moins 30 minutes avant l’arrivée des invités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.