Checklist pour organiser une dégustation de chocolat

Une dégustation de chocolat réussie repose surtout sur une bonne préparation et un ordre de service clair. Cette checklist de 44 tâches et 31 fournitures t’aide à avancer du choix de la date jusqu’à l’accueil des participants. Prévois des portions identiques, des fiches de dégustation et une station par étape pour que chacun puisse comparer les chocolats sans confusion. Les derniers préparatifs se concentrent sur le portionnage, l’étiquetage, les boissons et l’installation de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Définir l’ordre des essais
2 personnes
Créer des formulaires de dégustation
Établir le plan de table
Commander du chocolat
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le chocolat
Refroidir les boissons
Préparer les stations de dégustation
2 personnes
Portionner le chocolat
2 personnes
Étiqueter le chocolat
2 personnes
Couper les fruits et les garnitures
2 personnes
Préparer le stand café et thé
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Préparer les formulaires d’essai
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Accueillir et donner les explications
Encadrer les tours d’essai
3 personnes
Réapprovisionner le chocolat
2 personnes
Réapprovisionner l'eau et les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Annoncer le gagnant de la dégustation
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Conserver les restes au frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Table de buffetqté 2

Vaisselle

Assiettes de dégustationqté 240
Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 50
Cuillères à dessertqté 50
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de service pour fruitsqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Balance de cuisineqté 2
Verres doseursqté 3
Glacièresqté 3
Gants مقاistance aux coupuresqté 2

Équipement

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Pains de glaceqté 12

Décoration

Nappesqté 6
Badges nominatifsqté 50
Assiettes à chocolatqté 12
Pancartes de tableqté 6

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Raclette de sol
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe l’ordre des essais avant de portionner le chocolat : commence par les saveurs les plus douces et termine par les plus intenses. Numérote les portions et garde la correspondance avec les chocolats à part.
Prévois une assiette de dégustation par personne et une fiche pour chaque essai. Avec 10 participants et 6 chocolats, prépare donc 60 portions identiques et 60 emplacements de notation.
Ne laisse pas les inscriptions et les besoins alimentaires pour la dernière semaine : relance les invités 7 jours avant, puis confirme la liste finale au plus tard 3 jours avant l’événement.
Installe les tables, les chaises, l’accueil et les stations la veille si possible. Le jour J, réserve les 2 dernières heures au portionnage, à l’étiquetage, aux fruits et aux garnitures.
Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et vérifie les prises avant d’installer la machine à café et la bouilloire. Prévoyez au moins une multiprise et une rallonge par zone équipée, sans surcharger une seule prise.

Questions fréquentes

Combien de chocolat prévoir par personne pour une dégustation ?: Prévois environ 10 à 15 g par chocolat et par personne. Pour 8 chocolats et 12 participants, cela représente 960 à 1 440 g de chocolat, sans compter les fruits ou garnitures.
Combien de temps dure une dégustation de chocolat ?: Compte 1 h 30 à 2 h pour 6 à 8 chocolats, accueil et échanges compris. Ajoute environ 30 minutes si tu proposes davantage d’essais ou une pause café et thé.
Quand préparer les portions de chocolat ?: Portionne et étiquette le chocolat le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités. Conserve les portions à l’abri de la chaleur, de l’humidité et des odeurs fortes.
Quand confirmer les inscriptions à une dégustation de chocolat ?: Demande les réponses au moins 7 jours avant la dégustation et confirme les inscriptions 3 jours avant. Ce délai permet d’ajuster les quantités, le plan de table et les besoins alimentaires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.