Drop-off organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Drop-off mit mehreren Teams steht und fällt mit einer klaren Strecke, verlässlicher Kommunikation und einem Plan für Zwischenfälle. Lege zuerst Start, Ziel und Transport fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, medizinische Angaben, Teamaufteilung und die Vorbereitung der Aufgaben. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich Zeit für gekühlte Verpflegung, geladene Telefone und eine letzte Kontrolle der Fahrzeuge ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Route festlegen
2 Personen
Start- und Endort kontrollieren
2 Personen
Transport reservieren
Route und Ausweichroute ausarbeiten
2 Personen
Sicherheitsrisiken der Strecke beurteilen
2 Personen
Genehmigung für die Route prüfen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Medizinische Daten erfassen
Notfallkontakte überprüfen
Teilnehmer in Teams einteilen
2 Personen
Spielaufgaben vorbereiten
2 Personen
Streckenkarten vorbereiten
2 Personen
Notfallszenarien ausarbeiten
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerliste ausdrucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Teamsets zusammenstellen
3 Personen
Essen und Getränke kühlen
2 Personen
Erste-Hilfe-Set prüfen
Telefone und Powerbanks aufladen
2 Personen
Fahrzeuge überprüfen
2 Personen
Teamaufkleber verteilen
2 Personen
Event
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Gepäck- und medizinische Informationen prüfen
2 Personen
Spielregeln und Sicherheitsregeln erklären
2 Personen
Teams zu den Fahrzeugen begleiten
4 Personen
Teilnehmer sicher transportieren
4 Personen
Teams an sicheren Orten absetzen
6 Personen
Starterpaket und Routenauftrag verteilen
2 Personen
Teams aus der Ferne begleiten
4 Personen
Zwischenstände und Meldungen erfassen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Ankunftsteams abhaken
2 Personen
Zielpunkt sicher beleuchten
2 Personen
Mahlzeit und Snacks servieren
3 Personen
Preisverleihung durchführen
2 Personen
Teilnehmende zum Startpunkt begleiten
4 Personen
Abfahrt und Übergabe kontrollieren
2 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
3 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Kühlboxen und Geschirr reinigen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen zurückbringen
Teilnehmerdaten sicher archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Ausstattung
- FunkgeräteAnz. 6
- PowerbanksAnz. 6
- LadekabelAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 12
- StirnlampenAnz. 30
- AA-BatterienAnz. 24
Navigation
- KompassAnz. 12
- Wasserdichte StreckenkartenAnz. 12
- Wasserdichte KartenröhrenAnz. 12
Spielmaterial
- TeamwestenAnz. 30
- AufgabenkartenAnz. 30
- StifteAnz. 30
- UmschlägeAnz. 36
- SeilAnz. 100
- AbsperrbandAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- SicherheitswestenAnz. 8
- NotfalldeckenAnz. 6
- PfeifenAnz. 12
- HanddesinfektionsgelAnz. 4
Catering
- KühlboxenAnz. 6
- Wiederverwendbare BecherAnz. 40
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- ZangenAnz. 4
- Einkäufe
Mobiliar
- KlappischeAnz. 4
- KlappstühleAnz. 30
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 3
- SpülbürstenAnz. 3
- GeschirrtücherAnz. 8
Dokumentation
- KlemmbretterAnz. 6
- Wasserfeste StifteAnz. 12
Tipps
- Prüfe Route und Ausweichroute spätestens 7 Tage vorher. Kläre außerdem, ob für die Strecke eine Genehmigung nötig ist, und markiere Risiken wie unübersichtliche Kreuzungen oder schlecht beleuchtete Abschnitte.
- Schließe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vor dem Drop-off. Erfasse dabei Ernährungswünsche, medizinische Daten und Notfallkontakte; drucke eine aktuelle Liste für die verantwortlichen Personen aus.
- Lade Funkgeräte, Telefone und Powerbanks am Vorabend vollständig auf. Lege pro Team die benötigten Karten, Aufgabenkarten, Stifte und Umschläge zusammen, damit am Start nichts verteilt werden muss.
- Bereite für jedes Team ein einheitliches Set vor, einschließlich Teamweste, Kartenmaterial und Aufgaben. Nimm zusätzlich Ersatzbatterien, Taschenlampen und mindestens ein Kommunikationsgerät pro verantwortlicher Person mit.
- Kontrolliere am Veranstaltungsmorgen Wetter, Fahrzeuge, Erste-Hilfe-Koffer und Sicherheitswesten. Kühlboxen, Getränke und wiederverwendbare Becher sollten spätestens 2 Stunden vor dem Start bereitstehen, damit die Ausgabe nicht die Abfahrt verzögert.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich einen Drop-off organisieren?
- Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit Datum, Route, Transport und Einladungen. Die genaue Strecke, Teamaufteilung und Sicherheitsplanung sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin stehen.
- Wann muss die Route für einen Drop-off feststehen?
- Lege die Haupt- und Ausweichroute 7 bis 10 Tage vorher fest. Prüfe danach Genehmigungen, Sicherheitsrisiken und die Start- sowie Endpunkte noch einmal vor dem Ausdruck der wasserdichten Streckenkarten.
- Wie viel Verpflegung brauche ich für einen Drop-off?
- Plane pro Person mindestens eine Portion Essen und 1 bis 1,5 Liter Getränke für den gesamten Zeitraum ein. Kaufe verderbliche Lebensmittel spätestens am Vortag und kühle sie bis mindestens 2 Stunden vor dem Start.
- Was muss ich am Tag vor dem Drop-off kontrollieren?
- Prüfe am Vorabend die Teilnehmerliste, Teamsets, Karten, Aufgabenkarten, Erste-Hilfe-Ausrüstung und die Wettervorhersage. Lade alle Telefone, Funkgeräte und Powerbanks vollständig auf und kontrolliere die Fahrzeuge innerhalb der letzten 24 Stunden.
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