Organiser une course du diabète : la bonne méthode

Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis vérifiez rapidement les autorisations, le lieu et les mesures de circulation. L’inscription, les besoins alimentaires et les informations médicales doivent être recueillis assez tôt pour adapter l’accueil et les secours. À l’approche de la course, répartissez les bénévoles sur chaque zone, testez le parcours à vélo et contrôlez tout le matériel. Le jour J, la signalisation, les points d’eau, les soins et les communications radio doivent être en place avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Signaler le permis et l'itinéraire
4
Aménager les zones de départ et d'arrivée
2 personnes
5
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Contacter les sponsors et partenaires
2 personnes
9
Publier le parcours en ligne
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Enregistrer les points d’attention médicaux
2 personnes
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Répartir les postes le long du parcours
2 personnes
15
Confirmer les réservations
16
Concevoir les dossards
17
Concevoir les panneaux de direction
18
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
19
Envoyer les informations aux participants
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
23
Parcourir l'itinéraire à vélo et le vérifier
2 personnes
24
Préparer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
25
Installer les points d’eau et de soins
4 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
28
Imprimer les listes de participants
29
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
30
Vérifier les prévisions météo

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Installer les tentes et les tables
6 personnes
33
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
34
Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
35
Aménager la table des dossards
3 personnes
36
Mettre en place le stand d’information médicale
2 personnes
37
Tester le système de sonorisation
2 personnes
38
Réapprovisionner les postes de secours
4 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes
40
Ouvrir le comptoir d'inscription
3 personnes
41
Distribuer les dossards
4 personnes
42
Informer les participants
2 personnes
43
Mettre les boissons au frais
2 personnes
44
Préparer les en-cas
4 personnes
45
Animer l’échauffement collectif
2 personnes
46
Donner le signal de départ
2 personnes
47
Tenir le poste de route
8 personnes
48
Accueillir les participants à l’arrivée
4 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
4 personnes
51
Enregistrer les arrivants
2 personnes
52
Remettre les prix et les remerciements
3 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Répondre aux questions des participants
2 personnes
57
Récupérer les derniers panneaux d'itinéraire
3 personnes
58
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

59
Rassembler le matériel
5 personnes
60
Démonter les tentes et le mobilier
6 personnes
61
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Évacuer les déchets
3 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Stocker les restes
2 personnes
66
Vérifier les panneaux d’itinéraire et les barrières
2 personnes
67
Envoyer les remerciements aux participants
68
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 8
Poubellesqté 10
Glacièresqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 10

Matériel de sport

Numéros de départqté 220
Bracelets de dossardqté 220
Rubans de médailleqté 220
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 8
Gobelets d'eauqté 500
Distributeurs de boissonsqté 8
Couverturesqté 6
Chronomètresqté 6
Vélosqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
DEA
Gilets réfléchissantsqté 20
Lampes de pocheqté 8
Couvertures de survieqté 20
Pains de glaceqté 24

Signalétique

Panneaux d’orientationqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Arche de départ et d'arrivée
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux d’affichageqté 3

Administration

Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Marqueursqté 20
Agrafeusesqté 4
Étiquettes nominativesqté 250
Numéros de tableqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Cuillères de serviceqté 10
Bacs de rangementqté 12
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Banderolesqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes à batterieqté 12

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le parcours dès le départ, puis signalez le permis et l’itinéraire aux autorités compétentes. Ne publiez pas le formulaire d’inscription avant d’avoir vérifié que le lieu de départ et d’arrivée peut accueillir le flux prévu.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour traiter les demandes alimentaires et les points d’attention médicaux. Prévoyez une date limite claire, idéalement 7 à 10 jours avant la course, afin de transmettre les informations utiles aux équipes.
Répartissez les bénévoles par poste, pas seulement par zone : départ, arrivée, carrefours, ravitaillement et soins. Confirmez leur présence au moins une semaine avant et donnez à chaque responsable un moyen de communication, comme un talkie-walkie.
Faites le parcours à vélo avant l’événement et vérifiez chaque panneau, cône et ruban de balisage. Cette reconnaissance permet de corriger les changements de voirie et les portions mal visibles avant l’installation finale.
Installez les points d’eau et de soins avant l’ouverture de l’accueil, avec gobelets, distributeurs de boissons, trousses de premiers secours et couvertures accessibles. Testez aussi la sonorisation, les terminaux de paiement et les rallonges avant le premier départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course du diabète ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour une course avec itinéraire public, autorisations, sponsors et bénévoles. Commencez plus tôt si le parcours nécessite des mesures de circulation ou plusieurs points de soins.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course du diabète ?: Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant la course. Fixez la clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement pour finaliser les dossards, les bracelets, les besoins alimentaires et les informations médicales.
Combien de bénévoles faut-il prévoir sur le parcours ?: Comptez au minimum une personne par carrefour ou point à surveiller, plus une équipe dédiée au départ, à l’arrivée, au ravitaillement et aux soins. Finalisez la répartition au moins 7 jours avant afin de remplacer les absences.
Quand installer les points d’eau et de soins ?: Installez-les le jour même avant l’accueil des participants, avec une marge d’au moins 60 minutes avant le départ. Vérifiez ensuite l’accès, la signalisation et les moyens de communication de chaque poste.

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