Checklist para organizar una carrera de diabetes

Una carrera de diabetes necesita más que una ruta y una fecha. Hay que coordinar permisos, tráfico, inscripciones, puestos de agua, primeros auxilios y voluntarios con suficiente margen. Esta checklist reúne 68 tareas y 63 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde definir el recorrido hasta revisar la salida y la meta. También ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento: dorsales, señalización, preferencias dietéticas, incidencias médicas y comunicación a los participantes.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar el lugar
Notificar el permiso y la ruta
Organizar la zona de salida y meta
2 personas
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Contactar a patrocinadores y colaboradores
2 personas
Publicar la ruta en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Registrar incidencias médicas
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Distribuir los puestos a lo largo de la ruta
2 personas
Confirmar las reservas
Diseñar los dorsales
Diseñar carteles de ruta
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Enviar información a los participantes
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Ordenar dorsales y pulseras
2 personas
Señalizar y revisar la ruta en bicicleta
2 personas
Preparar los carteles de ruta
3 personas
Preparar puestos de agua y primeros auxilios
4 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Imprimir mapas de ruta
2 personas
Imprimir listas de participantes
Comprobar el material de primeros auxilios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar las tiendas y las mesas
6 personas
Colocar el arco de salida y meta
4 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Montar la mesa de dorsales
3 personas
Montar el stand de información médica
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Abastecer los puestos de atención
4 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Abrir el mostrador de registro
3 personas
Repartir dorsales
4 personas
Informar a los participantes
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Dirigir el calentamiento conjunto
2 personas
Dar la señal de inicio
2 personas
Atender el puesto de ruta
8 personas
Recibir a los participantes en la meta
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Registrar a los finalistas
2 personas
Entregar premios y agradecimientos
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Responder a las preguntas de los participantes
2 personas
Recoger los últimos carteles de ruta
3 personas
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Reunir los materiales
5 personas
Desmontar carpas y mobiliario
6 personas
Lavar la vajilla y el material de cocina
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Comprobar los carteles y vallas del recorrido
2 personas
Enviar agradecimientos a los participantes
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 60
Mesas altascant. 8
Papeleracant. 10
Neveras portátilescant. 8

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátilescant. 2
Terminales de pagocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 6
Walkie-talkiescant. 10

Material deportivo

Dorsalescant. 220
Brazaletes con número de salidacant. 220
Cintas de medallacant. 220
Conoscant. 30
Cinta de balizamientocant. 8
Vasos de aguacant. 500
Dispensadores de bebidacant. 8
Mantelescant. 6
Cronómetroscant. 6
Bicicletascant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
DEA
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 8
Mantas de emergenciacant. 20
Acumuladores de fríocant. 24

Señalización

Carteles de rutacant. 30
Carteles direccionalescant. 20
Arco de salida y meta
Paneles informativoscant. 8
Tableros de corchocant. 3

Administración

Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40
Marcadorescant. 20
Grapadorascant. 4
Pegatinas con nombrecant. 250
Números de mesacant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Cucharones de servircant. 10
Cajas de almacenamientocant. 12
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 12
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Banderolascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de bateríacant. 12

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ruta y los permisos antes de abrir las inscripciones. La notificación del recorrido y las medidas de tráfico pueden requerir varias semanas de coordinación.
Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para recopilar preferencias dietéticas e incidencias médicas. Envía la información práctica a los participantes al menos 7 días antes de la carrera.
Distribuye a los voluntarios por toda la ruta, no solo en la salida y la meta. Confirma quién cubre cada puesto y entrega walkie-talkies o teléfonos de contacto antes de comenzar.
Revisa la ruta en bicicleta y coloca la señalización antes del día de la carrera. Comprueba especialmente cruces, giros, puntos de agua y el acceso de los servicios de primeros auxilios.
Prepara con antelación los dorsales, las pulseras numeradas, los vasos, los dispensadores de bebida y los botiquines. El día anterior, verifica también baterías, cables, terminales de pago y el equipo de sonido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de diabetes?: Empieza al menos 8 semanas antes. Ese margen permite fijar la ruta, tramitar permisos, coordinar el tráfico, abrir inscripciones y reclutar voluntarios sin concentrar todo en la última semana.
¿Cuándo abrir las inscripciones para una carrera de diabetes?: Ábrelas entre 4 y 6 semanas antes de la carrera. Así puedes gestionar los datos de participantes, las preferencias dietéticas, las incidencias médicas y la cantidad de dorsales y pulseras que necesitas.
¿Cuándo enviar la información a los participantes?: Envía las instrucciones principales al menos 7 días antes y un recordatorio final 24 o 48 horas antes. Incluye la ruta, la hora de salida, la recogida de dorsales, los puntos de agua y las indicaciones de acceso.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de diabetes?: No hay una cifra fija: depende de la longitud de la ruta y del número de cruces, puestos y participantes. Asigna como mínimo una persona responsable por cada puesto y reserva un pequeño grupo adicional para sustituciones y apoyo en salida y meta.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.